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企业固定资产采购及盘点标准流程工具

适用场景说明

本工具适用于各类企业固定资产全生命周期管理场景，包括但不限于：

新增资产采购：因业务扩张、设备更新或新项目启动，需采购办公设备、生产机械、IT设备等固定资产时；

定期资产盘点：企业每季度/半年度/年度对现有固定资产进行全面清查，保证账实相符；

资产转移/报废处置：因部门调整、资产闲置或损坏需进行内部调拨、报废处理时；

审计合规支持：为外部审计、内部管理审计提供资产台账及流转记录依据。

固定资产采购全流程操作指引

第一步：需求提报与初审

责任主体：资产使用部门（如行政部、生产部、IT部等）

操作内容：

部门根据实际需求（如新增岗位、设备老化等），填写《固定资产采购申请表》，明确资产名称、规格型号、数量、预估单价、用途、预算来源等关键信息；

部门负责人对需求的合理性（必要性、预算匹配度）进行初审，签字确认后提交至归口管理部门（如行政部负责通用设备，IT部负责IT资产）。

输出文档：《固定资产采购申请表》（部门负责人签字版）

第二步：预算与审批

责任主体：归口管理部门、财务部、分管领导

操作内容：

归口管理部门审核申请表的技术参数（如规格型号是否符合行业标准）、数量是否合理，并对照年度预算额度，确认预算是否充足；

财务部审核预算科目准确性、资金来源合规性，重点核查大额采购（如单笔超5万元）是否履行预算调整程序（如需）；

根据采购金额分级审批：

金额≤1万元：由归口管理部门负责人审批；

1万元＜金额≤5万元：由分管业务领导审批；

金额＞5万元：由总经理/总经理办公会审批。

输出文档：《固定资产采购审批表》（含各环节审批签字）

第三步：采购执行与合同签订

责任主体：归口管理部门、采购部（如设）、法务部（如需）

操作内容：

归口管理部门根据审批结果，启动采购流程：

达到招标金额（如20万元）的，需通过公开招标/邀请招标方式采购；

未达招标金额的，采用询价比价（至少3家供应商）或单一来源采购（如独家产品）；

采购部（或归口管理部门）与供应商洽谈价格、交货期、质保期等条款，拟定《采购合同》；

法务部审核合同条款（如违约责任、知识产权归属），保证合规；

双方签字盖章，合同生效。

输出文档：《采购合同》（最终版）、《供应商比价记录表》（如适用）

第四步：验收入库与资产登记

责任主体：资产使用部门、归口管理部门、财务部

操作内容：

资产送达后，由使用部门、归口管理部门共同验收：

核对资产名称、规格型号、数量、序列号是否与合同一致；

测试设备功能是否达标（如开机测试、功能验证），留存验收照片；

填写《固定资产验收单》，三方签字确认；

归口管理部门对验收合格的资产粘贴“固定资产标签”（含唯一资产编号、名称、入库日期）；

财务部根据《验收单》《采购合同》及发票，建立固定资产台账，登记原值、折旧年限、残值率等信息，启动折旧计提。

输出文档：《固定资产验收单》、《固定资产台账》（财务部维护）

第五步：领用与分发

责任主体：资产使用部门、归口管理部门

操作内容：

使用部门提交《固定资产领用单》，注明资产编号、领用人、存放地点；

归口管理部门核对领用信息，更新资产台账中的“使用人”“存放地点”字段，领用人在台账签字确认。

输出文档：《固定资产领用单》、《固定资产台账》（更新版）

固定资产盘点全流程操作指引

第一步：制定盘点计划

责任主体：归口管理部门、财务部

操作内容：

根据管理需求（如季度抽查、年度全面盘点），明确盘点范围（全公司/某部门/某类资产）、时间节点、参与人员（财务、归口管理部门、使用部门）；

制定《固定资产盘点计划》，包括盘点目标、分工安排、流程说明、异常处理预案等，提前3个工作日下发至各部门。

输出文档：《固定资产盘点计划》

第二步：盘点准备

责任主体：各部门盘点人员

操作内容：

财务部提供最新《固定资产台账》（含资产编号、名称、规格型号、原值、使用人、存放地点等）；

各部门提前核对本部门资产台账与实物，保证信息一致，整理待盘点资产（如集中存放、清理周边杂物）。

输出文档：《最新固定资产台账》（财务部提供）

第三步：现场盘点

责任主体：盘点小组（财务+归口管理部门+使用部门）

操作内容：

采用“账实核对”方式：以台账为基础，逐项核对实物，重点关注：

资产编号、名称、规格型号是否与台账一致；

资产状态（在用/闲置/维修/报废）、存放地点是否准确；

是否存在盘盈（实物有台账无）、盘亏（台账有实物无）情况；

盘点人员现场填写《固定资产盘点表》，记录每项资产的盘点状态，如遇异常需注明原因（如“设备维修中，暂未使用”“搬迁至新办公室，未更新台账”）；

盘点过程拍照留存（重点为盘盈/盘亏资产及标签），保证可追溯。

输出文档：《固定资产盘点表》（现场填写版）、盘点照片

第四步：差异分析与处理

责任主体：财务部、