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文档编写与审查流程工具与文件版本控制方案

一、适用工作场景

本方案适用于企业内部各类正式文档的规范化管理，包括但不限于：产品需求文档、技术方案设计书、项目计划书、合规性报告、用户手册、部门管理制度等。具体场景包括：

多人协作编写文档时需统一版本与格式；

文档需经过多轮审查（如技术审查、合规审查、审批）以保证内容准确性；

文档需追溯历史修订记录，明确各版本责任人与变更内容；

涉及外部交付或合规审计的文档需保证版本可控、可查。

二、标准化操作流程

（一）文档创建与初始化

文档立项

编写人根据工作需求（如项目启动、制度更新），明确文档类型、目标读者及核心内容框架。

向文档管理员申请文档编号（编号规则：部门代码-文档类型-年份-序号，如“PRD-2024-001”），避免重复编号。

模板选用与基础信息填写

根据文档类型选择对应模板（见“核心工具模板”部分），填写文档基本信息（名称、编号、创建人、创建日期、所属项目等）。

初始版本号统一为“V1.0”，备注“初始创建”。

（二）文档编写与修订

内容编写

编写人按模板结构撰写内容，保证逻辑清晰、数据准确、术语统一。

涉及跨部门协作的内容，需提前沟通确认关键信息（如需求方、技术实现方、合规部门）。

修订与标记

文档修订时，需使用“修订模式”或“批注功能”标注修改内容（新增部分用绿色下划线，删除部分用红色删除线），并在修订说明中记录修改原因（如“根据2024年3月项目会议更新需求优先级”）。

每次修订后，版本号按“主版本号.次版本号”规则递增（如V1.0→V1.1，重大功能调整升级主版本号至V2.0）。

（三）文档审查流程

提交审查申请

编写人完成初稿后，通过文档管理系统（如SharePoint、Confluence或内部协同平台）提交审查申请，明确审查类型（技术审查/合规审查/审批）、审查人及期望完成时间。

多轮审查执行

技术审查：由技术负责人（如*工）审查内容可行性、技术细节准确性，重点关注方案是否落地、风险是否可控。

合规审查：由合规部门（如*法）审查是否符合法律法规、行业规范及公司制度，重点关注数据安全、条款合法性。

终审审批：由部门负责人或项目负责人（如*总）审查文档与目标一致性、资源匹配度，确认是否可发布。

意见反馈与修改

审查人需在收到文档后2个工作日内反馈审查意见，通过“审查意见反馈表”（见模板）明确问题点（如“第3章需求描述不清晰”）及修改建议。

编写人根据意见修订文档，对未采纳的意见需在修订说明中备注原因（如“因技术限制暂未实现，后续迭代优化”）。

（四）版本控制与发布

版本锁定与归档

审查通过后，编写人将最终版文档标记为“已发布”，版本号升级为“V1.0”（若为初始发布）或“V2.0”等，并锁定编辑权限（仅管理员可开启）。

文档管理员将发布版文档归档至“正式文档库”，同时保留历史版本（至少保留近3个版本）供追溯。

变更触发与流程重启

若需对已发布文档进行修改，需提交“文档变更申请”，说明变更原因、影响范围及预期目标，重新启动“修订-审查-发布”流程，避免直接修改正式文档。

（五）文档分发与查阅

发布后的文档由文档管理员按权限分发至相关方（如项目组、相关部门、外部合作方），查阅人可通过文档目录系统检索，禁止私自或外传涉密内容。

三、核心工具模板

模板1：文档基本信息表

字段名

填写说明

示例

文档编号

按部门代码-文档类型-年份-序号规则填写

PRD-2024-001

文档名称

需体现核心内容，避免模糊表述

《XX产品V2.0需求文档》

文档类型

需求文档/技术方案/合规报告/管理制度等

需求文档

版本号

初始版本V1.0，修订后按规则递增

V1.1

创建人

填写实际编写人姓名（用*号代替）

*工

创建日期

YYYY-MM-DD格式

2024-03-01

所属项目

若为项目文档，填写项目名称；否则填“-”

XX电商平台升级项目

审查人

技术审查人、合规审查人、审批人姓名（用*号代替）

工（技术）、法（合规）

发布状态

草稿/审查中/已发布/已废止

已发布

存储路径

文档库中的具体路径（如“正式文档库/产品部/需求文档”）

正式文档库/产品部/需求文档

模板2：版本变更记录表

变更序号

变更日期

版本号

变更内容简述

变更人

审批人

变更原因

1

2024-03-01

V1.0

初始创建，包含需求概述与功能列表

*工

*总

项目启动，需明确需求

2

2024-03-15

V1.1

新增用户权限模块需求，优化支付流程

*工

*总

根据技术评审会意见调整

3

2024-04-10

V2.0

重大调整：新增推荐功能，重构架构

*工

*总

产品战略升级

模板3：审查意见反馈表

文档编号

审查阶段

审查人

审查日期

意见内容

处理状态

处理人

处理结果简述

PRD-2024-001

技