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供应商信息档案建立模板（采购管理专业化版）
一、适用场景与价值
二、标准化操作流程
1.前置准备阶段
明确收集范围：根据采购品类（如原材料、服务、设备等）确定供应商信息采集重点，例如生产类供应商需侧重产能、资质认证，服务类供应商需侧重服务团队、案例经验。
资料清单梳理：提前向供应商发放《资料提交清单》（含营业执照、资质证书、产品目录、合作案例等模板，加盖公章的复印件或扫描件），保证资料完整性与规范性。
责任分工：指定采购专员负责信息收集，采购经理负责初审，法务/财务专员*负责资质合规性审核。
2.信息采集阶段
按“基础信息-资质信息-合作能力信息”三级维度采集，保证信息全面无遗漏：
基础信息：供应商全称、简称、统一社会信用代码、成立日期、注册资本、法定代表人、注册地址、经营地址、所属行业、主营业务、开户银行及账号（可选，内部保密）。
资质信息：营业执照（需在有效期内）、行业特殊资质（如食品经营许可证、ISO质量体系认证）、相关荣誉证书（如“专精特新”企业）、授权书（如为代理商，需提供品牌方授权）。
合作能力信息：生产/服务规模（如年产能、服务网点数量）、核心技术/优势（如专利、研发团队）、质量标准（如ISO9001、行业标准）、交付周期（常规/紧急订单）、应急响应机制（如延迟交货处理流程）。
3.模板填写阶段
依据《供应商信息档案模板》（见第三部分）逐项填写，保证：
信息真实准确：与供应商提交资料一致，关键信息（如社会信用代码、法定代表人）需核对原件；
格式规范统一：日期格式统一为“YYYY-MM-DD”，金额单位统一为“元/万元”，资质证书需注明有效期及发证机构；
补充说明清晰：对特殊信息（如分厂地址、多品类经营）在“备注”栏详细说明。
4.审核校验阶段
初审：采购专员填写完成后，采购经理重点审核信息完整性、资质有效性（如营业执照是否在“国家企业信用信息公示系统”可查），保证无遗漏或错误。
复审：法务专员审核资质文件的合规性（如行业许可是否齐全），财务专员审核财务相关信息（如开户银行是否与账户一致），通过后签字确认。
归档审批：采购总监最终审批，审批通过后正式归档，未通过则退回采购专员补充修改。
5.归档管理阶段
存储方式：采用“电子档案+纸质档案”双备份，电子档案存储于企业采购管理系统（如SRM系统），纸质档案分类存档于档案柜，标注“供应商-供应商全称-档案建立日期”。
权限管理：电子档案设置分级查看权限（采购专员可编辑，采购经理可审核，其他部门仅可查阅），保证信息安全。
动态更新：建立“年度更新+即时更新”机制，每年1月集中更新供应商资质、合作能力等信息；供应商发生重大变更（如地址迁移、法定代表人更换、资质过期）时，需在变更后10个工作日内完成档案更新。
三、供应商信息档案模板结构
模块
字段名称
填写说明
示例
基础信息
供应商全称
与营业执照一致
科技有限公司
统一社会信用代码
18位社会信用代码成立日期
营业执照载明成立日期
2010-05-20
注册资本
单位：万元
1000
法定代表人
与营业执照一致
注册地址
详细到省/市/区/街道
北京市海淀区路号
经营地址
若与注册地址不同，需填写实际经营地址
上海市浦东新区路号
所属行业
按国家统计局《国民经济行业分类》填写
软件和信息技术服务业
主营业务
核心产品或服务（可多选）
软件开发、系统集成
资质信息
营业执照
扫描件（PDF格式），备注有效期
见附件1，有效期至2025-12-31
行业资质证书
如需行政许可（如食品生产许可证），注明证书编号、有效期、发证机关
见附件2，有效期至2024-08-31，发证机关：市市场监督管理局
质量体系认证
如ISO9001、ISO14001等，注明认证范围、有效期
ISO9001:2015，认证范围：软件开发，有效期至2026-03-15
其他荣誉证书
如“高新技术企业”等，注明颁发机构、有效期
高新技术企业（证书编号：GR2023），有效期至2026-12-31
合作能力信息
生产/服务规模
生产类：年产能、生产线数量；服务类：服务网点、团队规模
年产能：100万套，生产线5条
核心技术/优势
专利、研发投入、技术团队（如博士占比）
拥有发明专利10项，研发团队占比30%
质量标准
采用的质量标准（如国标、行标、企业标准）
GB/T19001-2016
交付周期
常规订单交付天数（如7天），紧急订单响应时间（如24小时内）
常规订单7天，紧急订单24小时响应
应急响应机制
延迟交货、质量问题处理流程
延迟交货：提前48小时通知，协商解决方案；质量问题：24小时内响应，7日内解决
合作记录
合作起始时间
首次合作日期
2021-03-15
历史合作项目/产品
近3年合作项目名称、合作金额（可
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