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企业财务报销费用审批标准模板

一、适用范围与背景

二、报销流程操作指引

（一）费用发生与原始材料收集

费用发生前确认：员工因公需支出费用时，应提前知晓对应费用类型的报销标准（如住宿限额、交通方式要求等），保证支出符合规定。

原始材料获取：费用发生时，需取得合规的原始凭证（如消费明细单、行程单、付款凭证等），凭证需注明消费日期、金额、用途及消费方信息，保证清晰可辨。

（二）填写报销单据

登录报销系统：员工通过企业内部财务系统或指定报销平台，进入“费用报销”模块。

填写基础信息：依次录入报销人姓名（*）、所属部门、报销日期、费用归属项目（如适用）、费用总金额等信息。

明细费用填报：逐项填写费用明细，包括费用类型（如差旅费、办公费）、消费日期、金额、具体用途、关联原始凭证编号等。若涉及多人消费，需注明各分项金额及参与人员。

附件：将原始凭证扫描或拍照，保证附件与填报明细一致，图片清晰完整。

（三）部门初审

部门负责人审核：报销单提交后，由部门负责人（*）进行初审，重点审核费用发生的真实性、必要性及是否符合部门预算。

审核结果处理：若初审通过，部门负责人在系统中审批并备注“同意报销”；若需补充材料或修改，注明退回原因，员工按要求完善后重新提交。

（四）财务复核

合规性检查：财务部门（*）对报销单及附件进行复核，检查凭证是否合规、金额计算是否准确、报销标准是否符合规定（如差旅住宿是否超限、招待费是否超出年度预算等）。

退回与反馈：若发觉不符合报销标准或材料不全，财务部门退回报销单并说明具体问题；若复核通过，财务人员在系统中标记“财务审核通过”。

（五）领导审批

分级审批：根据费用金额及企业权限设置，由不同层级领导审批（如：5000元以下由部门负责人审批，5000-20000元由分管领导审批，20000元以上由总经理审批）。

审批时限：各级领导需在收到审批申请后2个工作日内完成审批，逾期未处理的系统自动提醒。

（六）款项支付

财务支付：审批通过后，财务部门于3个工作日内通过银行转账或备用金方式支付报销款项，支付明细同步告知报销人。

凭证归档：报销单及附件由财务部门统一归档保存，保存期限不少于5年。

三、费用报销标准及填写规范

（一）报销单表格模板

项目

填写说明

报销人姓名

填写员工真实姓名（*）

所属部门

填写员工所属一级部门

报销日期

填写实际提交报销单的日期

费用归属项目

若费用与具体项目相关，填写项目名称；否则填“日常运营”

费用类型

勾选或填写：差旅费/办公费/业务招待费/会议费/培训费/其他

费用总金额（元）

填写所有明细费用合计金额（大写与小写需一致）

费用明细

按行填写：日期、消费事项、金额、原始凭证编号、备注（如“北京-高铁票”）

附件清单

列出附件名称及数量（如“消费明细单1张、行程单2张”）

部门负责人意见

部门负责人签字并填写审批意见、日期

财务复核意见

财务人员签字并填写复核结果、日期

领导审批意见

审批领导签字、填写审批意见及日期（根据金额对应层级签字）

（二）各项费用标准参考

差旅费

交通：异地出差可乘坐高铁二等座、飞机经济舱（提前3天申请可升舱），市内优先选择公共交通，凭票据报销；若需打车，需注明事由（如“携带重物”“紧急会议”）。

住宿：一线城市（北上广深）住宿标准不超过500元/晚，二线城市不超过350元/晚，三线及以下城市不超过250元/晚（超标部分需书面说明并由分管领导特批）。

伙食补助：出差期间按100元/天标准发放伙食补助，无需提供票据，出差天数含往返当天但不含住宿当天。

办公费

办公用品（如文具、打印纸）需从企业指定供应商采购，单次采购金额不超过1000元，年度累计不超过部门预算的20%。

软件订阅、维修服务需提前提交需求申请，经部门负责人审批后执行，报销时附合同或审批单。

业务招待费

招待对象仅限于客户、合作单位及相关业务对接方，需注明招待事由、参与人数（原则上不超过8人）。

人均标准不超过300元/次，年度累计不超过业务收入的5‰（需参考企业财务预算）。

会议费/培训费

会议需提前3天提交会议方案（含时间、地点、参与人数、预算），经部门负责人审批后召开；培训需附培训通知及考核结果。

场地费、讲师费等需提供合同，参会人员交通、住宿参照差旅费标准。

四、执行要点与常见问题提示

（一）材料完整性要求

原始凭证需真实有效，避免涂改、破损，消费明细需与报销事项一致（如“餐费”凭证需注明用餐人数及事由）。

差旅报销需附出差审批单（注明出差事由、时间、地点），业务招待需附客户名单及沟通记录。

（二）审批时限与责任

员工需在费用发生后10个工作日内提交报销，超期需说明原因并由部门负责人签字确认。

各审批环节需在规定时限内完成，因个人延误导致款项支付延迟的，责任由延误方承担。

（三）退回常见情形

费用类型与