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办公流程标准化指导手册

前言

为规范日常办公行为，提升工作效率，减少流程推诿与信息误差，特制定本手册。本手册涵盖办公场景中的高频流程，通过明确操作步骤、提供模板工具及风险提示，帮助员工快速掌握标准化方法，保证各项工作有序推进。

一、适用情境与范围

本手册适用于公司内部全体员工，涵盖日常办公中的核心流程场景，包括但不限于：员工请假与休假管理、日常费用报销、部门会议组织与纪要输出、内部文件审批流转。以上场景为跨部门、高频发生的通用流程，新员工入职培训、老员工流程回顾及部门协作时均可参考使用。

二、标准化操作流程详解

（一）员工请假与休假管理流程

1.流程概述

员工因个人原因需请假（含事假、病假、年假等），需提前通过系统提交申请，经相关负责人审批通过后方可休假，休假结束后及时销假。

2.操作步骤

步骤1：明确请假类型与时长

根据请假原因选择类型（事假/病假/年假等），计算请假起止时间（精确到小时），保证请假时长符合公司考勤制度（如事假单次不超过3天，年假需提前3天申请等）。

步骤2：登录系统提交申请

通过公司OA系统“请假管理”模块，填写申请表单，内容包括：请假类型、起止时间、请假事由、工作交接人（需明确姓名及联系方式）。相关证明材料（如病假需提供医院病历复印件，年假需提供年度假期余额截图）。

步骤3：逐级审批

请假≤1天：直属审批人通过OA系统审批；

1天＜请假≤3天：直属审批人审批后，部门负责人二次审批；

请假＞3天：直属审批人、部门负责人审批后，提交至人力资源部终审。

审批人需在1个工作日内完成审批，若拒绝需注明理由并反馈申请人。

步骤4：休假与销假

审批通过后，员工按计划休假。休假结束后，登录OA系统“销假”，确认实际休假时间与申请一致（如遇特殊情况需延长假期，需重新提交申请并说明原因）。

步骤5：资料存档

人力资源部每月汇总请假记录，同步至考勤系统，纸质版申请表（含附件）由部门存档备查。

（二）日常费用报销流程

1.流程概述

员工因公支出（如交通费、招待费、办公采购等），需取得合规票据，填写报销单并附明细说明，经审批后由财务部统一支付。

2.操作步骤

步骤1：确认费用合规性

报销费用需符合公司《费用管理制度》，如交通费需注明事由及路线，招待费需注明客户单位及接待目的，办公采购需提供比价记录（单笔超500元需提供至少2家供应商报价单）。

步骤2：整理票据与填写单据

票据要求：发票抬头为公司全称，税号准确，内容与报销事由一致，无涂改、破损，发票日期需在费用发生当月内；

填写《费用报销单》：按“费用类型-日期-金额-事由-票据张数”逐项填写，大写与小写金额一致，附件需粘贴整齐并在右上角标注“共X张”。

步骤3：部门负责人初审

将报销单及附件提交至部门负责人，负责人审核费用真实性、合理性及预算符合性，签字确认后反馈至员工。

步骤4：财务部复审与支付

财务部收到报销材料后，3个工作日内完成审核：

审核票据合规性（发票真伪、抬头税号等）；

审核报销标准（如交通费超标部分需说明原因并由总经理审批）；

审核无误后，于每月10日、25日统一通过银行转账支付至员工工资卡。

步骤5：报销结果反馈

财务部通过OA系统发送报销到账通知，员工可查询支付状态；若审核不通过，注明原因并退回，员工修改后重新提交。

（三）部门会议组织与纪要输出流程

1.流程概述

部门会议由部门负责人或指定人员组织，需提前明确议题、时间、参会人员，会后输出会议纪要并跟踪决议执行。

2.操作步骤

步骤1：确定会议基本信息

会议发起人明确会议目的（如项目进度同步、问题决策等），确定议题（不超过5个，按优先级排序）；

提前2个工作日通过OA系统发送会议通知，内容包括：时间、地点（或线上会议）、参会人员、议题及会前准备材料（如需）。

步骤2：会前材料准备

各议题负责人需提前准备汇报材料（PPT/Word文档），明确数据来源及结论，于会议前1天发送至会议发起人审核。

步骤3：会议组织与记录

会议开始前10分钟布置会场，调试设备（投影仪、麦克风等）；

会议主持人控制流程，按议题顺序引导讨论，保证每个议题有结论；

指定专人记录会议内容，重点记录：决议事项（明确“做什么-谁负责-完成时间”）、待解决问题（明确责任方及解决时限）、参会人员意见摘要。

步骤4：会议纪要输出与分发

会议结束后24小时内，记录人整理纪要，内容包括：会议基本信息（时间/地点/参会人/缺席人及原因）、议题讨论摘要、决议清单、待办事项；

纪要经部门负责人审核无误后，于次日通过OA系统发送至参会人员及相关部门抄送人，并在部门公告栏公示。

步骤5：决议跟踪与反馈

各决议负责人需在纪要要求的完成时间前1天，向会议发起人反馈进展；若需延期，需提交书面说明（含新完成时间）。会议发起人每周汇总决议执行情况，纳入部门周报。