会议记录及行动项管理多功能模板.docVIP

会议记录及行动项管理多功能模板

适用场景与价值

使用流程与操作指南

一、会前准备：明确目标与分工

确认会议核心目标：根据会议主题（如“项目进度同步”“需求评审”“问题解决”），提前明确本次会议需达成的具体目标（如“确定Q3开发计划”“明确UI设计修改方向”），避免讨论发散。

准备参会人员信息：列出主持人、记录人及核心参会人员名单，提前发送会议议程（含议题、预计时长），保证参会人提前准备材料。

初始化模板：打开模板文件，填写“会议基本信息”部分（会议名称、时间、地点、参会人等），其中“参会人”可标注“必须出席”或“列席”以区分角色。

二、会中记录：聚焦关键信息

实时记录议题与讨论：按议程顺序逐项记录议题内容，重点标注讨论中的不同观点、争议点及最终结论。例如：

议题：“用户反馈的登录功能优化方案”

讨论要点：（产品经理）提出简化登录流程，（技术负责人）担忧第三方登录接口稳定性，（测试负责人）建议优先验证接口兼容性。

最终结论：采用“手机号+验证码”登录为主，保留登录入口，1周内完成接口测试。

明确行动项要素：对于会议中确定的待办事项，需逐条记录以下核心信息：

行动内容：具体任务描述（避免“跟进问题”等模糊表述，改为“联系供应商确认物料交付时间”）。

负责人：明确到具体人员（如“**”“设计组”），避免“相关负责人”等模糊表述。

截止时间：精确到“年/月/日/时”，避免“尽快”“本周内”等不明确时间。

优先级：标注“高/中/低”（如“高：影响项目上线节点”）。

所需资源/支持：若需他人配合或资源支持（如“需财务部提供预算审批表”），需一并记录。

同步确认关键信息：讨论行动项时，可现场与负责人确认截止时间及资源需求，避免信息误差。

三、会后整理与跟踪

完善会议记录：会议结束后24小时内，整理会中记录的讨论内容、结论及行动项，保证语言简洁、逻辑清晰，补充“会议总结”部分（核心成果、待关注风险等）。

分发与确认：将整理后的会议记录发送至所有参会人，并抄送相关协作部门，要求负责人在48小时内确认行动项内容（若需调整，需提出修改意见）。

建立跟踪机制：

短期跟踪：高优先级行动项需每日/每3天更新状态（如“进行中：已对接供应商，待反馈”），低优先级项每周同步进度。

长期跟踪：在下次会议的“上次会议行动项回顾”环节，逐项核查完成情况，未完成的需说明原因及调整计划。

模板结构与内容说明

一、会议基本信息

项目

内容示例

会议名称

“项目Q3开发计划评审会”

会议时间

2023年X月X日14:00-16:00

会议地点

公司3号会议室/线上会议（腾讯会议）

参会人员

（项目经理）、（产品）、**（技术）、赵六（测试）

主持人

**

记录人

**

会议目标

确定Q3开发里程碑计划，分配任务及资源

二、议题与讨论记录

序号

议题名称

讨论要点

结论/决议

1

Q3开发里程碑计划

技术：当前进度可提前3天完成核心模块开发；测试赵六：需预留5天测试时间。

确定里程碑：6月30日完成核心开发，7月5日启动测试，7月15日上线。

2

用户反馈的登录功能优化方案

（详见“会中记录”示例）

采用“手机号+验证码”为主登录方式，1周内完成接口测试。

三、行动项清单

序号

行动内容

负责人

截止时间

优先级

状态

所需资源/支持

备注

1

制定“手机号+验证码”登录流程方案

**

2023-06-10

高

进行中

需UI提供界面设计稿

涵盖异常流程说明

2

完成第三方登录接口兼容性测试

赵六

2023-06-15

高

未开始

需技术提供测试账号

覆盖iOS/Android/端

3

跟进供应商物料交付时间

**

2023-06-08

中

进行中

需采购部门提供供应商联系方式

若延迟需启动备选方案

四、会议总结

核心成果：明确Q3开发里程碑及登录功能优化方案，分配3项关键行动项。

待关注风险：第三方登录接口测试若延期，可能影响上线计划，需技术每日同步进度。

下次会议：2023年X月X日14:00，主题“Q3开发进度第一次复盘”。

使用要点与注意事项

记录原则：客观简洁，突出重点

避免记录冗长发言，聚焦“结论”而非“讨论过程”；对争议性内容需标注不同观点（如“A方认为…，B方建议…”），但最终以会议决议为准。

行动项规范：SMART原则落地

保证行动项符合“具体（Specific）、可衡量（Measurable）、可达成（Achievable）、相关性（Relevant）、时限性（Time-bound）”原则，例如“优化首页加载速度（≤3秒）”优于“提升首页功能”。

跟踪机制：责任到人，闭环管理

未完成的行动项必须在下次会议中说明原因，避免“无限期拖延”；可设置“行动项状态更新表”，由专人（如项目经理）每周汇总进度并同步给团队。

归档管理：分类清晰，便于追溯

会议记录按“