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采购流程规范化操作指南与询价工具

一、应用场景说明

本指南适用于企业各类常规采购业务场景，包括但不限于：生产性原材料/辅料采购、非生产性办公用品采购、固定资产采购（如设备、仪器）、服务类采购（如维修、咨询）等。覆盖需求部门发起采购申请、采购部门组织询价比价、财务部门审核付款、仓储/使用部门验收的全流程管理，旨在通过标准化操作提升采购效率、控制采购成本、保证采购合规。

二、操作流程详解

（一）需求发起与确认

责任部门：需求部门（如生产部、行政部、项目部）

操作步骤：

提报需求：需求部门根据实际工作需要，填写《采购需求申请表》（详见工具模板1），明确物料/服务名称、规格型号、技术参数、需求数量、期望到货日期、预算金额及用途说明。

需求审核：部门负责人对需求的必要性、合理性进行审核，确认后提交至采购部门。如涉及大额预算或特殊规格，需附上《需求评估说明》（含成本测算依据）。

需求确认：采购部门对接需求部门，对需求细节（如技术参数、数量准确性）进行二次确认，避免因信息偏差导致后续采购失误。

输出成果：《采购需求申请表》（部门负责人签字版）

（二）询价准备与供应商筛选

责任部门：采购部门

操作步骤：

制定询价方案：根据采购需求，确定询价方式（公开询价、邀请询价或单一来源采购，其中单一来源需附《单一来源采购说明》）、询价范围（至少3家合格供应商，紧急采购可酌情减少但需说明原因）、报价截止时间。

供应商信息收集：

从企业《合格供应商名录》中筛选符合资质的供应商；

名录无合适供应商时，通过行业推荐、公开渠道（如采购网、行业展会）进行补充，并初步核查供应商营业执照、生产/经营许可、相关资质证书（如3C认证、ISO认证）。

编制询价单：使用《询价单模板》（详见工具模板2），明确采购需求细节、报价要求（含是否含税、运费、安装费等）、交付时间、付款方式、质保条款等，发送至供应商邮箱或通过采购系统推送。

输出成果：《询价方案》《询价单》（供应商接收确认记录）

（三）询价执行与报价收集

责任部门：采购部门

操作步骤：

发送询价单：在规定时间内向选定供应商发送询价单，要求供应商在截止时间前提供书面报价（需加盖公章或电子签章），报价包含但不限于：单价、总价、分项报价、交付周期、售后服务承诺。

报价跟踪：临近截止时间前1天，对未回复供应商进行提醒，保证所有供应商按时报价。如遇特殊情况需延后截止时间，需通知所有供应商并说明原因。

报价整理：收到报价后，按供应商分类整理，核对报价信息完整性（是否漏项、参数是否匹配需求），形成《报价汇总表》（详见工具模板3）。

输出成果：《报价汇总表》（含供应商盖章报价扫描件）

（四）比价分析与议价

责任部门：采购部门、需求部门、财务部门（必要时）

操作步骤：

初步比价：采购部门组织相关人员，从价格、质量、交期、供应商资质、售后服务等维度进行综合评估，使用《比价分析表》（详见工具模板4）量化对比，筛选出1-2家候选供应商。

议价谈判：与候选供应商进行价格谈判，重点核对报价合理性（如市场价对比、成本构成），争取最优价格及条款（如延长质保期、免费配送等），谈判结果需双方确认并记录。

结果审核：将比价分析表、议价记录提交采购负责人审核，大额采购（如超过万元）需组织需求部门、财务部门联合评审，形成《采购评审意见》。

输出成果：《比价分析表》《议价记录》《采购评审意见》

（五）供应商确认与订单下达

责任部门：采购部门

操作步骤：

最终确认：根据评审结果，确定最终供应商，向其发送《采购订单确认函》（详见工具模板5），明确采购细节（最终价格、数量、交付时间、付款方式等），要求供应商签字确认。

订单审批：采购部门将确认后的订单按企业审批权限逐级报批（如采购经理→总监→总经理），审批通过后形成正式《采购订单》。

订单发送：将盖章后的《采购订单》扫描件发送给供应商，并同步告知需求部门、仓储部门准备收货。

输出成果：《采购订单》（审批版、供应商签字确认版）

（六）交付验收与入库

责任部门：采购部门、需求部门、仓储部门

操作步骤：

交付跟踪：供应商按订单约定时间发货后，采购部门需跟踪物流信息，提前告知需求部门/仓储部门准备收货。

现场验收：

数量验收：仓储部门核对到货物料数量与订单是否一致，填写《数量验收记录》；

质量验收：需求部门联合采购部门，按技术参数、质量标准进行检验，合格则填写《质量验收单》（详见工具模板6），不合格则按《不合格品处理流程》反馈供应商（如换货、退货、索赔）。

入库登记：验收合格后，仓储部门办理入库手续，更新库存台账，并将《入库单》复印件反馈至采购部门、财务部门。

输出成果：《数量验收记录》《质量验收单》《入库单》

（七）付款结算与资料归档

责任部门：采购部门、财务部门

操作步骤：

发票核对：供应商开具合规发票（与订单信息一致），采购部