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人力资源管理规范工具集

一、招聘管理工具

适用场景

当公司因业务拓展、岗位空缺或团队扩充需要新增人员时，通过标准化招聘流程保证招到合适人才，同时规避招聘风险。适用于各部门提出的外部招聘需求，包括全职、兼职岗位的招聘活动。

操作步骤详解

需求提出：用人部门根据工作需要，填写《招聘需求申请表》，明确岗位名称、招聘人数、任职资格（学历、专业、工作经验、技能要求等）、到岗时间、岗位目标及职责，经部门负责人签字确认后提交至人力资源部。

需求审批：人力资源部对招聘需求的必要性及合理性进行审核，重点评估岗位设置是否符合组织架构、任职资格是否与岗位匹配，通过后报分管领导及总经理审批。

渠道选择：根据岗位性质选择招聘渠道，如：

普通岗位：招聘网站（如智联招聘、前程无忧）、内部推荐；

专业技术岗位：行业论坛、专业招聘平台、猎头合作；

应届生：校园招聘、校企合作项目。

简历筛选：人力资源部根据任职资格筛选简历，重点关注与岗位匹配的核心技能、工作经验及稳定性，筛选通过后电话沟通初步意向，确认求职者基本信息及到岗意愿。

面试组织：

初试：由人力资源部进行，主要评估求职者基本素质、沟通能力、求职动机及岗位认知；

复试：由用人部门负责人及相关同事进行，重点考察专业技能、岗位匹配度及团队协作能力；

终试（如需）：由分管领导或总经理进行，综合评估候选人与公司价值观及长期发展目标的契合度。

背景调查：对拟录用候选人（关键岗位或管理岗）进行背景调查，核实工作履历、学历信息、离职原因及工作表现，调查结果作为录用决策的重要依据。

录用审批：人力资源部根据面试及背景调查结果，确定录用人员，填写《录用审批表》，明确薪资待遇、入职时间、岗位职责等，经审批后发放《录用通知书》。

入职准备：人力资源部提前通知录用人员入职所需材料（证件号码、学历证明、离职证明、体检报告等），准备劳动合同、员工手册、工牌等入职物资，协调办公位及电脑、工位等设备。

工具模板示例

表1：招聘需求申请表

部门

岗位名称

招聘人数

到岗时间

岗位职责

（可附页）

任职资格

学历要求：专业要求：

工作经验：技能要求：

需求原因

□业务扩张□人员补位□新增编制□其他：

部门负责人

签字：日期：

人力资源部

审核意见：

签字：日期：

分管领导

审批意见：

签字：日期：

表2：面试评估表

候选人姓名

应聘岗位

面试环节

面试官

日期

评估维度

评分（1-5分）

具体说明（可附页）

专业能力

沟通表达

岗位认知

团队协作

责任心

发展潜力

综合评价

□推荐录用□不推荐□复试

面试官签字

日期：

关键注意事项

招聘需求需基于实际工作需要，避免因人情或临时需求设置冗余岗位；

任职资格应避免歧视性条款（如性别、年龄限制，除非岗位有特殊规定），保证招聘公平性；

面试过程中需保持客观，以岗位需求为核心评估标准，避免主观偏好；

背景调查需征得候选人书面同意，仅核实与工作相关的信息，保护候选人隐私；

录用通知书需明确岗位、薪资、入职时间等关键信息，避免口头承诺引发纠纷。

二、员工入职管理工具

适用场景

新员工通过招聘流程后，办理正式入职手续，完成从“候选人”到“公司员工”的身份转变，建立员工档案，融入公司文化及团队。适用于所有首次入职公司的员工。

操作步骤详解

入职通知：人力资源部在员工入职前1-3天通过电话、邮件或短信发送《入职通知书》，告知入职时间、地点、需携带材料及注意事项，确认入职意向。

材料准备：员工按通知要求准备材料，包括：

证件号码原件及复印件；

学历、学位证书原件及复印件；

离职证明（或应届生就业推荐表）；

近期体检报告（半年内有效，指定三甲医院）；

一寸免冠照片2张；

银行卡复印件（用于薪资发放）。

入职办理：员工到人力资源部办理入职手续，流程

材料审核：人力资源部核对原件与复印件是否一致，确认材料齐全；

填写《入职登记表》：员工基本信息、教育背景、工作经历、紧急联系人等；

签订劳动合同：一式两份，明确劳动合同期限、工作内容、薪资待遇、工作时间、保密协议等；

领取物资：工牌、员工手册、办公用品（笔、笔记本等），引导至工位。

入职引导：

公司级引导：由人力资源部介绍公司发展历程、组织架构、企业文化、规章制度（考勤、休假、报销等）、安全规范（消防、用电等）；

部门级引导：由部门负责人或导师介绍团队成员、岗位职责、工作流程、工具使用（OA系统、办公软件等）、近期工作目标。

档案建立：人力资源部将员工入职材料、劳动合同、《入职登记表》等资料归入员工档案，电子档案同步录入人力资源管理系统（HRIS）。

试用期跟进：入职1周内，人力资源部与员工进行首次沟通，知晓入职适应情况；试用期满前1个月，提醒用人部门准备试用期考核；试用期满当天，完成《试用期考核表》评估，确认是否转正。

工具模板示例

表3：入职登记