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项目合同管理范本及风险提示

一、适用范围与典型场景

本合同管理范本适用于各类企业间开展项目合作时的合同起草、审核与履行管理，典型场景包括但不限于：

技术开发类：软件定制开发、硬件设备研发、系统集成项目等；

服务采购类：咨询服务（如法律、财务、市场调研）、运维服务、营销推广服务等；

工程/采购类：中小型工程项目实施、原材料/设备采购合作等；

合作运营类：市场联合推广、渠道共建、项目合资等。

通过规范合同管理，明确双方权利义务，降低合作风险，保障项目顺利推进。

二、合同管理全流程操作指引

（一）合同准备阶段：明确需求与基础信息

梳理项目核心需求

甲方（委托方）需明确项目目标、交付成果、验收标准、时间节点等核心要素；

乙方（服务/供应方）需确认自身资质、履约能力（如技术团队、生产设备、过往案例等），保证能承接项目。

收集主体资格信息

双方需提供营业执照（复印件加盖公章）、法定代表人证件号码明（或授权委托书及代理人证件号码明），保证签约主体合法有效；

若涉及特殊行业（如医疗、建筑），需核查对方行业许可证（如资质证书、安全生产许可证等）。

准备背景资料

汇总项目可行性报告、技术方案、报价单、会议纪要等前期文件，作为合同附件，明确项目基础依据。

（二）合同起草阶段：拟定核心条款

基础条款填写

合同名称需体现项目性质（如“软件开发合同”“设备采购合同”）；

合同编号按公司内部规则编制（如“年份-部门-序号”，如“2023-采-001”）；

双方信息需准确填写全称、地址、联系方式，与营业执照一致。

核心条款设计

项目内容与范围：详细描述合作标的（如软件功能模块、设备型号规格、服务具体内容），避免模糊表述（如“相关服务”“部分设备”）；

周期与交付：明确项目起止时间、关键节点（如开发阶段、测试阶段、交付时间）、交付方式（如现场交付、邮寄交付）及验收标准（如符合国家标准、双方确认的测试报告）；

费用与支付：列明合同总价（含税/不含税）、费用构成（如人工费、材料费、税费）、支付节点（如预付款、进度款、验收款、质保金）及比例（如预付款30%，验收款60%，质保金10%），支付账户信息需准确；

双方权利义务：甲方需明确付款、配合验收、提供必要资料等义务；乙方需明确质量保证、技术支持、违约赔偿等义务；

违约责任：约定违约情形（如逾期交付、质量不达标、拖欠款项）及处理方式（如违约金计算标准、继续履行、解除合同），违约金建议以“合同总额的X%-X%/日”或“固定金额”明确，避免“承担相应损失”等模糊表述；

保密条款：明保证密信息范围（如技术资料、客户信息、报价）、保密期限（如合同期间及结束后3-5年）及违约责任；

不可抗力：定义不可抗力情形（如自然灾害、战争、政策变动），约定通知义务（不可抗力发生后X日内书面通知）及免责范围；

争议解决：约定争议解决方式（协商、仲裁、诉讼），优先选择“协商”，协商不成可选择“甲方所在地人民法院诉讼”或“仲裁委员会仲裁”，避免同时约定两种方式。

附件准备

将技术方案、报价单、验收标准、设备清单等作为附件，注明附件名称及份数，与合同具有同等法律效力。

（三）合同审核阶段：风险排查与条款完善

内部审核

业务部门审核：核查项目需求、周期、费用等是否与前期沟通一致，保证履约可行性；

财务部门审核：确认支付方式、发票类型（如增值税专用发票）、税务责任等是否符合财务制度；

法务/合规部门审核：重点审查主体资格、条款合法性、违约责任、争议解决等法律风险点，避免“霸王条款”或无效条款。

外部沟通

将审核后的合同发送给对方，对方如有修改意见，需逐条确认并形成书面记录（如《合同会商纪要》）；

对重大条款变更（如费用调整、周期延长），需重新履行内部审批流程。

（四）合同签署阶段：生效与存档

签署流程

双方法定代表人或授权代理人签字，并加盖合同专用章或公章（“公章”与“合同专用章”需保证在公安机关备案）；

若为异地签署，可采用“扫描件+纸质原件”方式，扫描件需注明“与原件一致”并加盖公章，原件交换后及时核对。

生效条件

明确合同生效时间（如“双方法定代表人签字并盖章后生效”“自最后一方盖章之日起X日内生效”）。

文本管理

合同签署后，至少留存2份原件（双方各执1份），复印件需加盖“合同复印件”章；

内部建立《合同台账》，记录合同编号、名称、签约方、金额、周期、履行状态等信息，动态更新。

（五）合同履行阶段：进度监控与变更管理

履约跟踪

甲方按约定支付款项，乙方按节点交付成果，双方定期（如每周/每月）通过《项目进度报告》沟通进展；

甲方发觉乙方履约延迟或质量问题时，需及时书面通知乙方，要求限期整改并保留证据（如邮件、函件）。

变更管理

项目需求、周期、费用等需变更时，双方应签订《合同补充协议》，明确变更内容、生效条件及与原合同的关系（如“补充协议与原合