行政采购物品标准化采购清单填写模板.docVIP

行政采购物品标准化采购清单填写指南

一、适用场景与采购类型

常规办公采购：如文具、耗材、办公设备配件等；

员工保障采购：如劳保用品、防疫物资、员工常用办公文具等；

部门专项采购：如会议物资、活动物料、部门特定设备补充等；

新设/改造采购：如新入职员工办公用品、办公区域布置所需物品等。

二、标准化采购清单填写流程

步骤1：需求提出与部门初审

申请人根据部门实际需求（如办公物品消耗、新增岗位配置等），明确采购物品的名称、规格、数量及用途；

填写《行政采购物品清单》基础信息（申请部门、申请人、联系方式、申请日期等），并附上必要的需求说明（如“为支持新入职员工*开展工作，需采购办公椅1把”）；

部门负责人对需求的合理性、必要性进行初审，确认无误后签字。

步骤2：清单信息完善与规格确认

申请人需详细填写物品信息，保证“规格型号”“品牌要求（若需）”“单位”“数量”等列准确无误（例如：A4纸规格为“80g/张，白色”，数量为“5包/箱，需2箱”）；

对于有特殊用途的物品（如专业设备、定制耗材），需在“用途说明”中详细描述使用场景及技术参数（如“投影仪需支持1080P分辨率，用于部门会议室日常会议”）；

如涉及现有库存物品，需提前与行政部库存管理人员确认是否可调剂，避免重复采购。

步骤3：提交审批与流程流转

将填写完整的《行政采购物品清单》及部门负责人签字版，提交至行政采购部门；

行政部门根据采购金额及单位制度，逐级提交至采购主管、分管领导审批（例如：单次采购金额≤1000元由采购主管审批，＞1000元需分管领导审批）；

审批过程中如需补充信息或调整需求，行政部门将反馈给申请人，及时修改后重新提交。

步骤4：采购执行与进度跟踪

审批通过后，行政部门根据清单信息开展采购工作（如对接供应商、比价、下单等）；

申请人可通过行政部门查询采购进度，如有特殊时效需求（如紧急会议物资），需在清单中标注“加急”，并提前与行政部门沟通；

采购完成后，行政部门将物品信息（实际品牌、单价、到货时间等）同步更新至清单，并反馈给申请人。

步骤5：物品验收与清单归档

收到物品后，申请人需对照清单信息（名称、规格、数量、质量）进行现场验收，确认无误后在“验收人”栏签字；

如发觉物品与清单不符或存在质量问题，需在24小时内反馈至行政部门，协调退换货；

验收通过后，行政部门将《行政采购物品清单》（含审批、验收记录）整理归档，作为采购台账及财务报销依据。

三、行政采购物品清单模板

序号

采购申请编号

申请部门

申请人

联系方式

申请日期

物品名称

规格型号

品牌要求（可选）

单位

数量

预估单价（元）

预估总价（元）

用途说明

是否库存

备注（如加急、特殊要求）

审批人意见

审批日期

审核人意见

审核日期

采购执行情况（实际品牌/单价/供应商）

到货日期

验收人

验收日期

1

CG-2024-001

行政部

*

2024-03-01

A4复印纸

80g/张，白色

（无）

箱

2

25.00

50.00

日常办公文件打印使用

是（库存1箱）

需与现有库存纸张规格一致

同意采购

2024-03-02

已通过

2024-03-03

得力/24.50/办公用品超市

2024-03-05

*

2024-03-06

2

CG-2024-002

市场部

*

1395678

2024-03-02

无线鼠标

2.4G连接，静音

罗技M171

个

5

89.00

445.00

新入职员工*办公使用，需支持多设备切换

否

加急（3月10日前到货）

同意采购

2024-03-03

已通过

2024-03-04

罗技/85.00/科技卖场

2024-03-09

*

2024-03-11

3

CG-2024-003

人事部

*

1379012

2024-03-03

文件盒

A4竖款，蓝色

（无）

个

10

12.50

125.00

整理新员工档案资料，需带抽屉分隔

否

材质为PP塑料，承重≥1kg

同意采购

2024-03-04

已通过

2024-03-05

晨光/12.00/文具批发市场

2024-03-08

*

2024-03-08

四、填写与执行关键提示

信息准确性要求：物品名称、规格型号、数量等信息需与实际需求完全一致，避免因描述模糊导致采购错误（如“笔记本”需注明“横线/方格、页数”）。

预算与成本控制：预估总价需符合部门年度预算，优先选择性价比高的产品，单次采购超过规定金额需提前提交专项说明。

库存管理规范：采购前务必确认库存情况，对于可复用或可调剂的物品（如文件夹、计算器等），不得重复申领。

审批流程时效：需提前3个工作日提交清单，预留审批及采购时间；“加急”采购需在备注栏标注原因，并经部门负责人及分管领导双重签字确认。

验收责任明确：验收人需对物品质量、数量负直接责任，验收后如发觉未及时