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企业行政资产管理制度化工具包

一、工具包应用场景

本工具包适用于各类企业（尤其是规模50人以上、资产类型复杂的企业）的行政资产全生命周期管理，具体场景包括：

新设企业资产管理体系搭建：从零开始建立资产登记、领用、盘点等标准化流程，避免资产流失；

成熟企业资产流程优化：针对现有管理中存在的账实不符、责任不清等问题，通过规范表单和操作指引提升管理效率；

跨部门资产协作管理：明确行政部、财务部、使用部门的权责，减少资产争议；

审计合规支持：提供完整的资产台账、盘点记录、处置凭证等文档，满足内部审计或外部合规检查需求。

二、全流程操作指引

（一）资产需求与采购管理

操作目标：规范资产采购申请，保证采购合理、预算可控。

步骤1：需求提报

操作人：部门负责人或资产申请人（主管/经理）

操作内容：

使用部门根据工作需要，填写《行政资产需求申请表》（详见“配套表单模板”），注明资产名称、规格、数量、预估单价、用途、使用人等信息；

部门负责人对需求的必要性进行审核，确认后提交至行政部。

输出结果：《行政资产需求申请表》（部门负责人签字版）。

步骤2：预算与审批

操作人：行政专员、财务专员、*总监

操作内容：

行政部汇总各部门需求，结合库存情况（核对《资产台账》是否有闲置资产可调配），形成采购清单；

财务部审核采购清单的预算合规性（是否超年度预算、单价是否符合市场标准），签署意见；

根据采购金额分级审批：单次采购≤5000元，由行政主管审批；5000元＜单次采购≤20000元，由行政总监审批；单次采购＞20000元，需提交总经理审批。

输出结果：审批通过的《行政资产采购审批单》。

步骤3：采购执行与验收

操作人：行政采购专员、仓库管理员、使用部门代表

操作内容：

行政部根据审批结果，通过合格供应商名录（或比价流程）实施采购，签订采购合同（注明资产规格、保修条款等）；

资产到货后，由仓库管理员、使用部门代表共同验收：核对资产数量、规格是否与合同一致，检查外观、功能是否完好；

验收合格后，填写《资产验收单》，三方签字确认；若不合格，及时联系供应商退换货。

输出结果：《资产验收单》（原件交行政部，复印件留财务部、使用部门）。

（二）资产入库与登记管理

操作目标：建立资产台账，保证资产信息准确、可追溯。

步骤1：资产信息录入

操作人：行政资产专员

操作内容：

根据《资产验收单》，在资产管理系统中（或Excel台账）录入资产信息，包括：资产编号（规则：部门代码-资产类别-年份-序号，如“HR-01-2024-001”）、资产名称、规格型号、品牌、数量、单价、采购日期、供应商、存放地点、使用人、责任人（部门负责人）、保修期限等；

为资产粘贴唯一标识标签（含资产编号、名称），标签位置需醒目且不易磨损。

输出结果：更新后的《资产台账》（电子版+纸质版）。

步骤2：资产入库存放

操作人：仓库管理员

操作内容：

将验收合格的资产分类存放于指定仓库（如办公设备、家具、IT设备分区管理）；

在仓库台账中记录资产入库信息，与《资产台账》定期核对，保证一致。

输出结果：仓库入库记录（与《资产台账》同步）。

（三）资产领用与归还管理

操作目标：明确资产使用责任，防止资产闲置或私用。

步骤1：资产领用

操作人：使用部门申请人、行政资产专员

操作内容：

使用人填写《资产领用申请表》，注明资产编号、名称、领用事由、预计归还时间；

部门负责人审核签字后，提交至行政部；

行政资产专员核对《资产台账》确认资产可用性，办理领用手续，发放资产并签字确认。

输出结果：《资产领用申请表》（原件存入资产档案，复印件交使用人）。

步骤2：资产归还

操作人：使用人、行政资产专员、仓库管理员

操作内容：

使用人因岗位变动、项目结束等原因不再使用资产时，需在离职/交接前3个工作日或预计归还日前，联系行政部申请归还；

行政资产专员与使用人共同检查资产完好情况（如是否损坏、配件是否齐全），填写《资产归还登记表》；

若资产完好，办理归还手续，更新《资产台账》中“使用人”“存放地点”等信息；若存在损坏，根据公司《资产损坏赔偿规定》（另行制定）处理后再归还。

输出结果：《资产归还登记表》（原件存入资产档案）。

（四）资产盘点与维护管理

操作目标：保证账实相符，延长资产使用寿命。

步骤1：定期盘点

操作人：行政部（主导）、财务部（监督）、各使用部门（配合）

操作内容：

盘点周期：季度小盘（抽查重点资产）、年度大盘（全面盘点）；

盘点前：行政部制定《资产盘点计划》，明确盘点范围、时间、分组（每组至少2人，1人清点、1人记录）；

盘点中：逐项核对资产编号、名称、数量、使用人等信息，与《资产台账》差异处标注说明，由使用人签字确认；

盘点后：3个工作日内完成《资产盘点报告》，汇总差异情况（盘盈、盘亏、毁损），分析原因并提出整