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供应链物流采购管理清单模板
适用场景与背景
采购管理全流程操作指南
第一步：需求提报与审核
操作内容：
需求部门（如生产部、项目部）根据生产计划或项目进度，填写《采购需求申请表》，明确物料名称、规格型号、需求数量、期望交付日期、用途说明及预算金额。
需求部门负责人对需求的合理性与必要性进行审核，签字确认后提交至采购部。
采购部对接需求部门，澄清模糊需求（如技术参数、质量标准），保证采购信息准确无误。
关键动作：需求部门需提供明确的物料编码（如有），采购部需同步核实库存情况，避免重复采购或过量采购。
责任主体：需求部门负责人、采购专员*。
第二步：供应商选择与评估
操作内容：
采购部根据物料类型（如标准件、定制件）及采购金额，启动供应商选择流程：
金额较小或常规物料：从《合格供应商名录》中筛选2-3家供应商进行询价。
金额较大或特殊物料：组织供应商招标，邀请潜在供应商提交技术方案与报价。
评估维度包括：供应商资质（营业执照、行业认证）、价格竞争力、交货周期、质量历史合作记录、售后服务能力等，形成《供应商评估报告》。
采购部负责人审核评估结果，确定最终供应商，并反馈至需求部门确认。
关键动作：优先选择长期合作且评级较高的供应商，新供应商需经过现场审核与小批量试产验证。
责任主体：采购部经理、供应商评估小组*。
第三步：采购订单下达与合同签订
操作内容：
采购部根据确定的供应商信息，在ERP系统中创建采购订单（PO），明确订单编号、物料信息、数量、单价、总价、交付地址、交付日期、付款方式、质量验收标准等条款。
采购订单经采购部经理、财务部审核无误后，正式发送至供应商，并要求供应商在2个工作日内书面确认（盖章回传）。
对于单笔金额超过[具体金额阈值，如5万元]的采购，需签订正式采购合同，明确双方权利义务、违约责任及争议解决方式。
关键动作：订单信息需与需求申请、供应商评估结果一致，合同条款需经法务部（如有）审核。
责任主体：采购专员*、采购部经理、财务部。
第四步：生产/备货与物流跟踪
操作内容：
供应商确认订单后，启动生产备货流程，采购部同步获取供应商的生产计划或备货进度，记录在《采购进度跟踪表》中。
供应商发货前24小时，需通知采购部物流信息（如物流公司、运单号、发货数量、预计到达时间），采购部将物流信息同步至需求部门及仓库。
采购部定期跟踪物流状态，如遇延迟（如天气影响、交通拥堵），需及时与供应商协商解决方案，并向需求部门反馈预计调整时间。
关键动作：物流信息需实时更新，保证需求部门与仓库提前做好收货准备。
责任主体：采购专员、物流协调员。
第五步：入库验收与差异处理
操作内容：
物资送达后，仓库根据采购订单与物流单进行数量核对，如数量不符，当场记录差异并拍照留存，同步通知采购部与供应商。
质检部按《质量验收标准》对物料进行抽样或全检，填写《检验报告》，合格物料办理入库手续，入库单；不合格物料标识“待处理”区域，启动退货或换货流程。
采购部根据验收结果，与供应商协商处理差异（如补货、折扣赔偿），并将处理结果记录在《采购差异处理表》中。
关键动作：验收需在物资送达24小时内完成，严禁“未检先用”。
责任主体：仓库管理员、质检员、采购专员。
第六步：付款结算与资料归档
操作内容：
财务部收到采购部提交的《付款申请》（附合同、订单、入库单、检验报告、发票等），核对票据无误后，按合同约定付款周期安排付款。
采购部负责整理本次采购全流程资料（需求申请、评估报告、订单、合同、物流单、验收报告、差异处理表等），分类归档保存，保存期限不少于[具体年限，如3年]。
采购部定期对供应商进行合作后评价，更新《供应商绩效评分表》，作为后续合作的重要依据。
关键动作：发票信息需与订单、合同一致，避免税务风险。
责任主体：财务部、采购专员、档案管理员。
采购管理清单模板表单
采购申请单号
需求部门
物料名称
规格型号
需求数量
期望交付日期
预算金额（元）
供应商名称
订单状态
实际交付日期
验收结果
备注
PO生产部
轴承
6002ZZ
500套
2023-10-15
25,000
A精密制造
已完成
2023-10-14
合格
-
PO项目部
钢材
Q235B20mm
10吨
2023-10-20
45,000
B钢铁贸易
生产中
预计2023-10-18
待验收
物流已预约
PO仓储部
包装纸箱
403020cm
1000个
2023-10-12
5,000
C包装材料
已完成
2023-10-11
数量不符（少50个）
协商补货中
使用过程中的关键提示
需求准确性：需求部门需提前与采购部沟通技术参数与质量标准，避免因需求模糊导致采购物资不符合使用要求，造成浪费或延误。
供应商动态管理：定
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