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企业文件存档与档案管理工具

一、适用范围与典型应用场景

本工具适用于各类企业（含中小微企业、集团化公司）的行政部、人力资源部、财务部、项目管理部等部门的文件存档与档案管理工作，可规范全生命周期档案管理流程，保证文件完整性、安全性及可追溯性。典型应用场景包括：

合同档案管理：业务合同、合作协议、补充协议等文件的归档与调阅；

员工档案管理：员工入职资料、劳动合同、绩效考核记录、离职证明等材料的系统化存档；

项目档案管理：项目立项文件、实施方案、验收报告、过程资料等全周期档案整理；

行政文书管理：公司制度、会议纪要、红头文件、对外函件等规范化存档；

财务票据管理：费用报销单、付款凭证、财务报表等会计档案的合规归档。

二、档案管理全流程操作指引

（一）文件收集：明确范围与责任

操作目标：保证应归档文件完整、及时收集，避免遗漏。

操作步骤：

制定收集清单：各部门根据业务需求，提前明确本部门需归档的文件类型（如合同类、人事类、项目类）、收集范围（含原件/复印件、电子版/纸质版）及收集频率（如月度/季度/年度）；

指定责任人：各部门设置“档案专员”（可由部门文员兼任），负责本部门文件的日常收集与初步整理，保证文件内容清晰、签字盖章完整；

定期移交：档案专员于每月5日前将上月收集的文件（纸质版需整理有序，电子版需分类命名）移交至企业档案管理部门（或行政部），填写《文件移交清单》（见模板三），双方签字确认。

（二）分类编码：建立标准化体系

操作目标：通过统一分类与编码，实现档案快速检索与管理。

操作步骤：

确定分类规则：采用“年度-部门-文件类型-流水号”四级分类法，示例：

年度：文件形成年份（如2024）；

部门：部门代码（如行政部-XZB、人力资源部-RSZB、财务部-CWB）；

文件类型：文件代码（如合同-HT、员工档案-YGDA、项目档案-XMDA）；

流水号：本年度本部门本类文件顺序号（001-999）。

示例编码：2024-XZB-HT-001（2024年行政部合同第1号）。

电子版编码：电子文件以编码为文件名前缀，后缀注明文件类型（如“2024-XZB-HT-001_业务合同.pdf”）；

纸质版编码：在文件右上角用铅笔标注编码，保证与电子版一致。

（三）登记造册：动态记录档案信息

操作目标：建立档案台账，实时掌握档案数量、位置及状态。

操作步骤：

填写《档案登记总表》（见模板一）：档案管理员收到移交文件后，1个工作日内完成登记，信息包括：编码、文件名称、形成部门、形成日期、密级（公开/内部/秘密）、存放位置（档案柜编号-层位）、页数/份数、备注；

电子台账同步：将纸质台账信息录入Excel或档案管理系统，支持关键词（如文件名、部门、日期）检索；

状态更新：档案借出、归还、销毁时，及时更新台账中的“状态”字段（如在库/借出/销毁）。

（四）实体归档：规范存储与标识

操作目标：保证档案存放有序、标识清晰，便于查找与保管。

操作步骤：

纸质档案归档：

使用无酸档案盒存放，同一编码文件装入同一盒，盒内附《档案盒内文件清单》（模板二）；

档案盒正面标注“编码-部门-文件类型-年度”（如“2024-XZB-HT-2024”），侧面标注“起止流水号”（如“001-010”）；

按编码顺序存放于档案柜，档案柜张贴“分类索引表”（标注部门-文件类型-对应柜号）。

电子档案归档：

存储于企业指定服务器或加密云盘，按“年度-部门-文件类型”建立文件夹层级；

定期备份（每月1次），异地备份（每季度1次），防止数据丢失；

电子档案需设置访问权限，仅授权人员可查阅/。

（五）借阅管理：规范流程与权限

操作目标：保证档案借阅可控，防止丢失或泄密。

操作步骤：

提交申请：借阅人填写《档案借阅申请表》（模板三），注明借阅档案编码、名称、用途、借阅期限（一般不超过3个工作日）、申请人及部门负责人签字；

审批权限：

公开档案：部门负责人审批；

内部档案：部门负责人+档案管理员审批；

秘密档案：部门负责人+档案管理部门负责人+分管副总审批。

借阅与归还：

审批通过后，档案管理员核对档案信息，借阅人签字领取；

借阅人需在借阅期内归还，档案管理员检查档案完整性（如无涂改、无缺失），更新台账状态；

秘密档案原则上仅限档案室查阅，确需借出需经总经理审批，且全程由借阅人负责保管。

（六）定期盘点：保证账实相符

操作目标：及时发觉档案丢失、损坏等问题，保障档案安全。

操作步骤：

盘点频率：每季度末进行全面盘点，新增档案较多时（月度新增超50份）可增加月度抽查；

盘点流程：

档案管理员依据《档案登记总表》，逐项核对档案编码、名称、存放位置；

检查档案盒是否完好、标签是否清晰，纸质档案有无受潮、虫蛀，电子档案能否正常访问；

填写《档案盘点记录表》（模板四），记录盘点结果（账实相符/差