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团队沟通协作会议模板

适用场景说明

项目启动会：明确项目目标、分工、时间节点及风险预案；

周/月度例会：同步工作进展、解决跨部门协作障碍、协调资源分配；

问题复盘会：针对项目执行中的偏差或突发问题，分析原因并制定改进措施；

跨部门协作会：推动需要多团队配合的任务落地，明确接口人与协作流程；

阶段性成果评审会：对阶段性工作成果进行验收、反馈及后续规划。

会议全流程操作指南

一、会前准备：明确目标，夯实基础

确定会议核心目标

明确本次会议需解决的核心问题（如“确定Q3产品上线排期”“解决客户反馈的功能bug”），避免议题发散。

根据目标梳理会议需达成的具体成果（如“输出项目分工表”“明确bug修复责任人及截止时间”）。

制定会议议程

按优先级梳理议题，建议每个议题分配明确时间（如“项目进展同步（20分钟）”“跨部门资源协调（30分钟）”），总时长控制在60-90分钟内。

议程提前至少1天同步给参会人，附上相关背景资料（如项目文档、数据报表、问题清单），保证参会人提前熟悉内容。

确定参会人及角色分工

主持人（*）：把控会议节奏，引导讨论聚焦目标，避免跑题；

记录人（*）：实时记录讨论要点、结论及待办事项，会后整理纪要；

核心议题负责人：针对具体议题提前准备方案或数据，主导讨论；

决策人：对关键问题拥有拍板权限，需保证其在场或提前征求意见。

准备会议工具

线上会议：提前测试视频会议软件（如腾讯会议、Zoom）的屏幕共享、实时批注等功能；

线下会议：提前预定会议室，保证投影、白板、马克笔等设备可用，准备纸质议程或签到表。

二、会中执行：聚焦目标，高效推进

开场（5分钟）

主持人宣布会议开始，重申会议目标及议程，提醒时间控制；

简要介绍参会人（若有新成员），明确记录人及纪要输出要求。

议题讨论（核心环节，按议程顺序进行）

每个议题开场：由议题负责人简要说明背景、现状及需讨论的核心问题（如“当前功能开发进度滞后30%，需协调测试资源支持”）；

引导讨论：主持人通过提问（如“导致滞后的主要原因是什么？”“测试团队需要哪些支持？”）引导参会人发言，鼓励跨部门人员提出需求或建议；

聚焦结论：对争议点，由决策人快速拍板；对共识点，记录人实时记录，明确“做什么、谁负责、何时完成”（如“测试团队需在3月1日前完成功能回归测试，负责人：*”）。

自由补充与临时议题（10分钟）

若时间允许，预留10分钟讨论未列入议程但紧急的事项，主持人需判断是否纳入本次会议或另安排专项讨论。

总结（5分钟）

主持人总结本次会议达成的共识、关键结论及待办事项清单；

明确下次会议时间（若有）及需提前准备的资料；

感谢参会人员投入，宣布会议结束。

三、会后跟进：闭环管理，保证落地

整理并分发会议纪要

记录人会后2个工作日内完成纪要整理，内容需包含：会议基本信息、各议题讨论要点、结论、待办事项（负责人、截止时间）、下次会议安排；

纪要通过邮件或即时通讯工具（如企业钉钉）发送给所有参会人，抄送相关领导，并确认收到。

跟踪待办事项进度

主持人或指定协调人（*）负责跟进待办事项，提前1-2天提醒负责人截止时间；

在下次会议开场时，优先回顾上次会议待办完成情况，未完成的需说明原因及调整计划。

归档会议资料

将会议纪要、背景资料、讨论记录等统一归档至团队共享文档库（如飞书文档、SharePoint），方便后续查阅。

会议纪要标准化模板

会议基本信息

会议名称

例：“Q3产品上线项目启动会”

会议时间

2024年X月X日14:00-15:30

会议地点

线上会议室/办公室301室

参会人

（产品）、（研发）、（测试）、（设计）、*（运营）

主持人

*（产品经理）

记录人

*（运营专员）

会议目标

明确Q3产品上线功能范围、分工、时间节点及风险预案

会议议程及讨论记录

议题序号

议题名称

讨论要点

结论/决议

负责人

截止时间

1

项目目标与范围同步

-产品经理介绍Q3核心功能（用户登录、订单管理、支付模块）-研发团队评估技术可行性

确定优先开发“用户登录”“订单管理”功能，支付模块延后至Q4

*（产品）

2024年X月X日输出PRD文档

2

分工与排期

-研发：前端2人、后端3人-测试：需3人全程参与-设计：提供UI初稿

研发排期：3月15日-4月30日开发完成；测试排期：5月1日-5月15日回归测试

（研发负责人）（测试负责人）

2024年X月X日输出详细排期表

3

风险预案

-研发资源紧张：若延期，需协调外部支持-测试环境不稳定：提前准备备用测试环境

风险登记：1.研发资源不足→（技术总监）协调外部资源；2.测试环境问题→（运维）3月10日前完成备用环境搭建

*（项目经理）

每周更新风险清单

4

待办事项确认

复盘上述议题结论，明确无遗漏

待办事项详见上表，责任人需按