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业务合同审核及归档管理标准化流程模板

一、适用范围与业务背景

本流程模板适用于公司各部门对外签订各类业务合同（包括但不限于采购合同、销售合同、服务合同、合作框架协议等）的全生命周期管理，旨在规范合同审核、审批、签订、归档等环节，保证合同内容合法合规、权责清晰，有效防范法律风险与经营风险，同时保障合同档案的完整性与可追溯性。本流程覆盖业务部门发起、法务审核、财务复核、领导审批、签订执行及归档管理的全流程，适用于公司内部所有涉及合同签订的业务场景。

二、全流程操作步骤详解

（一）合同准备与发起

业务部门发起需求

业务经办人*根据业务需求（如采购商品、提供服务、合作项目等），与合同相对方初步沟通合作条款，明确合同标的、数量、质量、价款、履行期限、违约责任等核心内容。

业务经办人*收集合同相对方主体资格证明材料（如营业执照复印件、法定代表人证件号码明等），保证对方具备签约资质（如涉及特殊行业，需提供相关许可证件）。

起草合同初稿

业务经办人*根据沟通结果，参考公司标准合同模板（如无模板，可参考行业通用模板），起草合同初稿。合同内容应至少包含以下要素：

合同双方全称、统一社会信用代码、法定代表人、地址、联系方式；

合同标的、数量、质量标准、价款或报酬及支付方式；

履行期限、地点和方式；

双方权利义务、违约责任、争议解决方式；

合同生效条件、附件清单等。

合同初稿完成后，由部门负责人*审核业务需求真实性及条款合理性，签字确认后进入审核流程。

（二）多部门联合审核

法务部门审核

审核人*（法务专员）收到合同及相关材料后，重点审核以下内容：

合同主体是否适格（如对方是否为依法设立并存续的企业，是否超越经营范围等）；

合同条款是否合法合规（是否符合法律法规、行业规范及公司内部制度）；

权利义务是否对等、违约责任是否明确、争议解决方式是否约定明确（如约定由公司所在地法院诉讼或仲裁机构仲裁）；

是否存在法律漏洞（如知识产权归属、保密条款、不可抗力等约定是否完整）。

法务审核后，出具《合同审核意见表》，明确“通过”“修改后通过”或“不通过”的结论，并标注具体修改意见。如需修改，业务经办人*应根据意见调整合同文本，重新提交审核。

财务部门复核

审核人*（财务专员）收到法务审核通过的合同后，重点复核以下内容：

价款或报酬的合理性（是否符合市场价格、公司预算规定）；

收付款方式、账户信息是否准确（避免个人账户交易，保证资金安全）；

税费承担方式是否符合税法规定；

是否涉及担保、质押等财务风险，相关手续是否完备。

财务复核后，在《合同审核意见表》中签署意见，如涉及大额资金支付，需标注“需按资金审批流程额外报批”。

其他相关部门会签（如需）

如合同涉及技术、人力资源、采购等专业领域，需由对应部门（如技术部、人力资源部、采购部）进行专项审核。例如：

技术部审核技术参数、服务标准是否符合业务需求；

人力资源部审核劳动合同中薪酬、社保、解除条款是否符合劳动法规；

采购部审核供应商资质、采购流程是否符合公司采购制度。

各相关部门在《合同审核意见表》中签署明确意见，保证合同内容与各部门职责无冲突。

（三）领导审批

分级审批权限

根据合同金额、风险等级等因素，实行分级审批制度（具体权限标准由公司另行制定，示例）：

金额≤10万元：由业务分管领导*审批；

10万元＜金额≤50万元：由总经理*审批；

金额＞50万元：由总经理办公会*集体审批。

《合同审核意见表》需经所有审核部门签字确认后，连同合同初稿一并提交对应领导审批。

审批决策

审批领导根据合同审核意见、业务重要性及公司战略，签署“批准”“修改后批准”或“不批准”的意见。如需修改，业务经办人应按领导意见调整合同文本，重新完成审核流程。

（四）合同签订与用印

文本最终确认

审批通过后，业务经办人*获取最终版合同文本，保证与审批版本一致，并核对合同编号（合同编号规则：年份+部门代码+序号，如“2024-CG-001”）、页码、附件等是否完整。

合法用印

业务经办人*填写《合同用印申请表》，附最终版合同文本、审批通过的《合同审核意见表》，按公司印章管理规定申请用印。

用印前，印章管理人员*核对合同文本与审批材料的一致性，确认无误后加盖公司合同专用章或公章（禁止以部门章代替公章或合同章签订合同）。

合同签订原则上需双方法定代表人或授权代表签字，并加盖单位公章；如需对方先盖章，业务经办人*应确认对方盖章清晰、完整后，再将公司留存联交至归档管理员。

（五）合同履行与归档

履行跟踪

业务经办人负责合同履行过程中的跟踪与协调，保证双方按约定履行义务；如遇履行异常（如对方违约、不可抗力等），应及时上报部门负责人及法务部门，并采取应对措施。

材料收集

合同履行完毕后，业务经办人*收集与合同履行相关的全部材料，包括但不限于：

合同正本（双方法