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文档编写与归档管理规范

一、适用范围与典型应用场景

本规范适用于各类组织（如企业、事业单位、项目团队等）的日常文档管理，涵盖从文档创建到最终归档的全流程管控。典型应用场景包括：

项目全生命周期管理：如项目立项报告、研发文档、验收报告等各阶段材料的编写与存档；

行政事务规范化：如会议纪要、制度文件、通知公告等行政类文档的整理；

合规与审计支持：如财务凭证、审计报告、合规记录等需长期保存的文档管理；

知识沉淀与复用：如产品手册、技术标准、培训材料等经验型文档的系统化归档。

二、文档编写与归档全流程操作指引

（一）需求分析与文档规划

明确文档目标：根据业务需求确定文档的核心用途（如指导操作、记录过程、汇报成果等），梳理文档需覆盖的核心内容模块。

确定受众与格式：结合文档使用对象（如内部团队、外部客户、监管部门等），选择合适的格式（如Word、PDF、Excel等）及语言风格（专业简洁/通俗易懂）。

制定编写计划：明确文档负责人、参与人员、时间节点及交付标准，保证分工清晰、进度可控。

（二）文档编写规范

格式统一性：

标题层级：采用“一、→（一）→1.→（1）”三级标题体系，避免层级过深；

页面设置：页边距上下2.54cm、左右3.17cm，页码居中，字体统一为宋体（标题加粗，五号）；

图表规范：图表需编号（如图1、表1）并注明标题，来源数据需标注清晰。

内容准确性：

数据来源需标注（如“根据2023年Q3销售统计”），避免模糊表述（如“大概”“可能”）；

专业术语首次出现时需附解释（如“KPI：关键绩效指标”），保证跨部门理解一致。

版本控制：

初稿版本号为“V1.0”，修订后依次递增（如V1.1、V2.0）；

修订记录需在文档末尾注明（示例：V1.1修订内容：2024-03-15，**，更新第3章数据）。

（三）审核与修订流程

三级审核机制：

自审：编写人完成初稿后，检查格式、逻辑、数据准确性；

交叉审核：由相关业务负责人审核内容完整性（如技术文档由研发主管审核，行政制度由行政经理审核）；

终审：部门负责人或指定审批人确认文档合规性及适用性，签字批准后生效。

修订反馈处理：

审核意见需在《文档审核意见表》（见模板1）中明确标注，包括问题描述及修改建议；

编写人需在3个工作日内完成修订并反馈审核人，确认无误后更新版本。

（四）归档分类与编码

分类维度：

按部门：如“研发部”“市场部”“行政部”；

按项目：如“项目2024”“产品研发”；

按文档类型：如“制度文件”“技术文档”“会议纪要”；

按保密级别：如“公开”“内部秘密”“机密”。

编码规则：

格式为“部门代码-文档类型代码-年份-序号”（示例：RD-TECH-2024-001，代表研发部技术文档2024年第1号）；

部门代码及文档类型代码需在《文档归档分类目录表》（见模板2）中统一明确。

（五）存储与保管

存储介质选择：

电子文档：存储于指定服务器或云端平台（如企业网盘、OA系统），支持多终端访问；

纸质文档：使用档案盒分类存放，标注“部门-文档类型-年份”及归档日期，存放于干燥通风的档案室。

备份要求：

电子文档：每月进行异地备份，重要文档（如合同、审计报告）需加密存储；

纸质文档：扫描成电子版同步存储，原件定期检查（每季度1次），避免受潮、虫蛀。

权限管理：

根据保密级别设置访问权限（如“机密”文档仅部门负责人及指定人员可访问）；

离职人员权限需在OA系统中及时注销，防止文档泄露。

（六）借阅与使用

借阅流程：

借阅人填写《文档借阅登记表》（见模板3），注明文档编号、借阅事由及预计归还日期；

经部门负责人审批后，由档案管理员办理借阅手续（电子文档在线审批，纸质文档签字登记）。

归还与检查：

借阅期限：一般文档不超过7个工作日，重要文档不超过3个工作日；

归还时档案管理员需检查文档完整性（如纸质文档无涂改、缺页，电子文档无损坏），确认无误后注销借阅记录。

（七）定期清理与销毁

清理周期：每年12月开展一次文档清查，由档案管理员牵头，各部门配合。

清理标准：

保留文档：法律法规要求长期保存的（如会计凭证、审计报告）、具有历史参考价值的文档；

销毁文档：超过保存期限且无保存价值的文档（如已废止的会议通知、临时性申请单）。

销毁流程：

销毁前需填写《文档销毁审批表》，经部门负责人及档案主管审批；

纸质文档采用碎纸机销毁，电子文档彻底删除并备份销毁记录，保证无法恢复。

三、核心模板工具清单

模板1：文档审核意见表

文档编号

文档标题

版本号

审核环节

自□交叉□终□

编写人

审核人

审核日期

审核意见

（可附页说明）

修改情况反馈

编写人：

日期：

审核人确认：□通过□需再次修改

模板2：文档归档分类目录表

一级分类（部门）

二级分类（文档类型）

分类说明

示例文档

归档年限