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会议策划执行表标准化会议模板方案参考
一、适用场景与价值
二、标准化执行流程详解
（一）会议筹备阶段（会前5-7天启动）
明确会议核心目标与范围
由会议发起人（如*部门经理）填写《会议需求表》，明确会议主题（如“2024年Q3项目启动会”）、核心目标（如“明确项目里程碑、分配团队职责、协调资源需求”）、预期成果（如输出《项目任务分解表》《资源协调清单》）及参会人员范围（含主持人、记录人、核心议题负责人等）。
示例：若为项目启动会，需提前确认项目背景、关键交付节点、需决策事项等，避免会议偏离主题。
确定会议基本信息
根据目标协调参会人员时间，确定会议时间（优先选择工作日上午9:00-11:00或下午14:00-16:00，避开午休及临近下班时段）、地点（会议室/线上会议平台，如腾讯会议，需提前测试设备）、时长（建议单次会议不超过2小时，复杂议题可拆分多场）。
提前3天向参会人员发送《会议通知》，包含主题、时间、地点、议程、需提前准备的资料（如项目方案初稿、部门工作进展表）及参会要求（如静音、开摄像头）。
制定详细会议议程
按“开场-议题讨论-总结-收尾”结构设计议程，明确各环节时间分配（如开场5分钟、核心议题90分钟、总结10分钟）、负责人及输出物。
示例议程：
时间
环节
内容概要
负责人
09:00-09:05
主持人开场
介绍会议目标、议程、参会人员
*项目经理
09:05-09:45
议题一：项目目标拆解
分解Q3关键交付节点，明确KPI
*产品经理
09:45-10:30
议题二：资源协调
讨论人力、预算、技术支持需求
*各部门主管
10:30-10:40
茶歇
-
-
10:40-11:00
总结与行动确认
汇总决议、明确责任人及时间节点
*项目经理
筹备会议物资与工具
线下会议：提前1天准备投影仪、麦克风、白板、马克笔、会议资料打印版（按参会人数+备用份数）、签到表、矿泉水等；线上会议：提前测试会议软件功能（屏幕共享、录制、投票），提前发送会议及参会指南。
安排专人（如*行政助理）负责现场物资摆放、设备调试及签到工作，保证会议开始前30分钟准备就绪。
（二）会议执行阶段（会中）
签到与暖场（会议开始前10分钟）
线下会议：设置签到台，参会人员签到后领取会议资料；线上会议：提前5分钟开启会议室，播放背景音乐，提醒参会人员调试设备。
主持人提前5分钟到场，再次确认设备、资料、参会人员到位情况，若有缺席人员，及时沟通原因并调整议程（如取消其负责环节或安排后续补传资料）。
按议程推进会议
主持人严格把控时间，每个环节结束前2分钟提醒负责人，超时则引导“该议题核心结论已明确，具体细节会后由负责人同步邮件确认”，避免某环节占用过多时间影响后续议题。
讨论环节鼓励全员参与，避免少数人主导；若出现分歧，由主持人引导聚焦“目标共识”，而非争论细节，必要时采用“举手表决”或“记录待议”方式推进。
记录人全程记录关键信息：决议事项（明确“做什么”“谁负责”“何时完成”）、待解决问题（明确“问题描述”“责任部门”“解决时限”）、重要建议（标注提出人及核心观点）。
会议收尾
主持人总结会议成果：宣读决议清单、行动项（含负责人、时间节点）、待跟进问题，并确认“是否所有参会人员对结论无异议”。
明确会后资料输出要求：记录人需在会议结束后2小时内整理《会议纪要》（含议程、决议、行动项、待办问题），经主持人审核后24小时内发送至参会人员及相关部门；行动项负责人需在纪要发出后1个工作日内确认任务接收。
（三）会后总结与归档（会后1-3天）
行动项跟踪
会议发起人（如部门经理）指定专人（如项目助理）作为“行动项跟踪人”，在《会议执行表》中更新各行动项进度，每周发送《行动项跟踪表》至参会人员，直至所有任务完成。
若行动项逾期，跟踪人需及时与负责人沟通原因，协调资源或调整时间节点，重大逾期需上报会议发起人协调解决。
会议复盘与资料归档
会议结束后3个工作日内，由主持人组织核心参会人员召开简短复盘会，讨论“本次会议的优点（如议程紧凑）、不足（如某议题准备不充分）、改进建议（如提前收集议题材料）”，形成《会议复盘报告》。
所有会议资料（《会议通知》《议程》《会议纪要》《行动项跟踪表》《复盘报告》）统一归档至企业共享文件夹（按“年份-月份-会议主题”分类），保存期限不少于1年，便于后续查阅。
三、会议策划执行表模板结构
以下为标准化会议执行表示例，可根据会议类型调整字段内容：
会议基本信息表
字段名称
填写内容示例
会议名称
2024年Q3产品迭代项目启动会
会议主题
明确项目目标、职责分工与资源需求
时间
2024年7月15日（周一）09:00-11:00
地点
公司3楼第一会议室/腾讯会议（会议号：123-456-789）
主持人
*产品总监
记录人
*
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