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行政文书审批流程标准化作业模板

一、引言

为规范企业行政文书管理，提高审批效率，明确各环节职责，保证文书处理的合规性与时效性，特制定本标准化作业模板。本模板适用于企业内部各类行政文书的审批流程，涵盖日常管理、人事、财务、合同等场景，旨在通过标准化操作减少沟通成本，降低流程风险。

二、适用范围与场景

本模板适用于企业行政类文书的审批管理，具体场景包括但不限于：

日常行政管理：会议纪要、通知公告、办公设备申请、场地使用申请等；

人事管理：员工入职/离职手续、岗位调动申请、培训方案、考勤异常处理等；

财务管理：费用报销申请、预算调整申请、采购申请（非生产类）、固定资产处置申请等；

合同与协议：行政类合同（如服务采购、租赁协议）、保密协议、合作协议等；

其他重要事项：制度文件发布、流程优化方案、对外公函等。

三、标准化操作流程详解

（一）第一步：发起申请——文书准备与提交

操作主体：文书申请人（一般为部门员工或部门负责人）。

操作内容：

（1）根据文书类型，填写对应的《行政文书审批单》（模板见第四部分），明确文书名称、编号、申请部门、申请人、联系方式、申请事由、附件清单（如合同草案、费用明细表、会议方案等）；

（2）保证附件材料完整、真实，符合审批要求（如合同需附双方主体信息，费用报销需附发票及明细）；

（3）将填写完整的《行政文书审批单》及附件材料提交至部门负责人处进行初审。

时限要求：申请人需在事项发起后1个工作日内完成材料准备并提交。

（二）第二步：部门初审——合规性与必要性审核

操作主体：申请部门负责人。

操作内容：

（1）审核文书内容的合规性（是否符合公司制度、法律法规）、必要性（是否确需审批、是否符合部门工作计划）；

（2）审核附件材料的完整性与准确性（如数据是否无误、签字是否齐全）；

（3）对初审通过的材料，在《行政文书审批单》“部门负责人意见”栏签署“同意”，并注明日期；对初审不通过的，注明具体驳回理由（如“附件缺失”“不符合制度第X条”），退回申请人修改。

时限要求：部门负责人需在收到申请后1个工作日内完成初审。

（三）第三步：跨部门会签（如需）——协同性确认

操作主体：涉及的相关部门负责人（如采购类文书需行政部门会签，费用类文书需财务部门会签）。

操作内容：

（1）根据文书内容，确定需会签的部门（例如：办公设备采购需行政部门审核配置合理性，费用报销需财务部门审核票据合规性）；

（2）会签部门审核文书与本部门职责的关联性，提出意见（如“同意采购，建议选择品牌”“报销金额超出标准，需调整”）；

（3）所有会签部门均无异议后，在《行政文书审批单》“会签意见”栏签署“同意”；任一部门有异议的，需与申请人及原部门负责人沟通协调，达成一致后方可进入下一环节。

时限要求：每个会签部门需在收到会签材料后1个工作日内完成审核，总会签时限不超过3个工作日（涉及部门超过2个时）。

（四）第四步：分级审批——权限与最终确认

根据文书类型及金额/重要性，划分审批权限，由不同层级管理人员进行最终审批：

一般事项审批（如日常通知、小额办公用品申请）：

操作主体：分管该部门的副总经理/总监；

操作内容：审核文书内容的合理性、与部门目标的匹配性，签署“同意”或“不同意”意见（不同意需注明理由）；

时限要求：2个工作日内完成。

重要事项审批（如合同签订、预算调整、人事任免）：

操作主体：总经理/总经理办公会；

操作内容：审核文书对公司整体运营的影响、是否符合战略规划，必要时召开会议讨论，形成最终审批意见；

时限要求：3个工作日内完成（需会议讨论的，不超过5个工作日）。

特别事项审批（如重大资产处置、制度修订）：

操作主体：董事长/董事会；

操作内容：审核文书的法律风险、合规性及对公司长期发展的影响，签署书面审批意见；

时限要求：5个工作日内完成。

（五）第五步：结果反馈与文书归档

操作主体：行政部（或文书发起部门）。

操作内容：

（1）审批完成后，行政部通过OA系统、邮件或书面形式将审批结果反馈给申请人及相关部门（审批通过的，注明“同意执行”；审批驳回的，注明驳回理由及后续处理建议）；

（2）对审批通过的文书，进行编号、登记（如《行政文书台账》），并按“一事一档”原则归档，归档材料包括：《审批单》原件、附件材料、审批意见记录等；

（3）归档后，文书原件由行政部保存，复印件或电子版由申请部门留存。

时限要求：审批结果需在完成审批后1个工作日内反馈，归档工作需在反馈后2个工作日内完成。

四、配套表单模板

（一）行政文书审批流程表

审批环节

责任人

操作说明

时限要求

备注

发起申请

申请人

填写《审批单》，准备附件材料，提交至部门负责人

1个工作日内

附件需标注页码并加盖部门骑缝章

部门初审

部门负责人

审核合规性、必要性，签署意见，通过后提交至下一环节