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企业采购成本控制及供应商管理模板

一、适用业务场景

企业采购成本持续偏高，需通过系统化分析降低支出；

供应商资质参差不齐，需建立准入、评估及淘汰机制；

采购流程缺乏标准，存在重复采购、供应商垄断等风险；

需实现采购数据可视化，为管理层决策提供支持。

二、操作流程详解

步骤一：前期准备与目标设定

组建专项小组：由采购经理*牵头，联合财务、质量、生产等部门负责人，成立采购成本控制与供应商管理专项小组，明确各部门职责（如财务部负责成本核算，质量部负责供应商资质审核）。

梳理现有采购数据：收集过去1-3年的采购记录，包括供应商名单、采购品类、单价、数量、付款条件等，形成《历史采购数据汇总表》。

设定成本控制目标：结合企业战略，制定可量化的成本控制目标（如“年度采购成本降低8%”“核心品类供应商集中度提升至60%”），并明确时间节点。

步骤二：供应商准入与分类管理

供应商信息收集：通过行业展会、公开招标、供应商自荐等渠道收集潜在供应商信息，填写《供应商基本信息表》（含企业名称、主营品类、注册资本、联系人等）。

资质审核：要求供应商提供营业执照、相关资质证书（如ISO认证、行业许可证）、质量体系文件等，由质量部*审核资质真实性，形成《供应商资质审核记录表》。

现场考察：对通过资质审核的供应商，组织专项小组进行现场考察，重点关注生产能力、质量控制流程、供货稳定性等，填写《供应商现场考察评分表》（满分100分，60分以下直接淘汰）。

供应商分类：根据采购金额、物料重要性（如A类为关键物料、B类为重要物料、C类为一般物料）将供应商分为战略型、优先型、普通型，制定差异化管理策略（如战略型供应商需签订长期合作协议）。

步骤三：采购成本分析与控制执行

成本构成拆解：对核心采购品类（如原材料、零部件）进行成本拆解，包括物料价格、运输费、仓储费、管理费等，填写《采购成本构成分析表》，识别成本占比高的环节。

比价与议价：对同一物料邀请至少3家合格供应商报价，通过“成本分析法”（核算供应商生产成本）或“市场比价法”（参考行业均价）进行议价，形成《采购比价议价记录表》，保证价格合理。

签订采购合同：明确价格条款（如固定单价、阶梯价）、质量标准、交付周期、付款方式、违约责任等，由法务部*审核合同合规性后签订。

订单执行与跟踪：通过ERP系统下达采购订单，实时跟踪生产进度、物流状态，保证按时交付，避免因延迟导致的额外成本（如停工损失）。

步骤四：供应商绩效评估与优化

设定绩效指标：根据供应商类型制定KPI，如交货准时率（≥95%）、质量合格率（≥98%）、价格稳定性（年波动≤3%）、服务响应速度（24小时内反馈问题）等。

定期评估：每季度/半年度对供应商进行绩效评分，填写《供应商绩效评分表》（采用加权评分法，质量占40%、交货占30%、价格占20%、服务占10%），评分结果分为优秀（90分以上）、合格（70-89分）、不合格（70分以下）。

结果应用：

优秀供应商：增加订单份额、优先参与新项目合作、给予付款周期优惠；

合格供应商：持续跟踪，针对不足项提出改进要求；

不合格供应商：限期整改，连续两次不合格则启动淘汰流程。

供应商关系维护：定期与核心供应商召开沟通会，共享需求预测、技术标准等信息，推动联合降本（如共同优化包装设计减少运输成本）。

步骤五：持续优化与数据复盘

月度/季度复盘：每月召开采购成本分析会，对比实际成本与目标成本，分析差异原因（如市场价格波动、供应商交付延迟），填写《采购成本差异分析表》。

流程优化：针对复盘中发觉的问题（如比价流程不规范、供应商评估指标不科学），调整管理流程，更新模板工具。

动态调整策略：根据市场环境变化（如原材料涨价、新技术出现）及时调整采购策略，如增加备用供应商、摸索替代材料等。

三、核心工具表格

表1：供应商基本信息表

序号

企业名称

统一社会信用代码

主营品类

注册资本（万元）

联系人

联系方式

地址

备注

1

*科技有限公司

9111*

电子元器件

5000

张*

北京市区路*号

上市公司

2

*YY实业有限公司

9131*YY

包装材料

1200

李*

139

上海市区路*号

民营企业

表2：供应商资质审核记录表

供应商名称

审核日期

审核项目（营业执照/ISO认证/行业许可等）

审核结果（通过/不通过）

审核人

备注

*科技

2023-10-08

营业执照、ISO9001认证

通过

王*

证书在有效期内

*YY实业

2023-10-10

营业执照、食品包装生产许可证

不通过

刘*

许可证过期，需重新办理

表3：采购成本构成分析表（以“PCB板”为例）

成本项

单价（元/片）

占总成本比例

说明

物料成本

15.00

60%

铜箔、覆铜板等原材料

加工费

6.00

24%

切割、钻孔、电镀等工序

运输费

1.50

6