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行政员工日常工作行为规范手册

前言

本手册旨在规范行政员工的日常工作行为，提升工作效率与服务质量，保证行政工作标准化、规范化开展。手册内容涵盖办公环境维护、会议组织、文件管理、外来接待、设备使用等核心工作场景，为行政员工提供清晰的行动指引，助力营造有序、高效、和谐的工作环境。

一、日常办公环境维护规范

操作流程

工位整理

（1）每日到岗后10分钟内，完成个人工位整理：桌面文件按“待处理”“已处理”“归档”分类摆放，办公用品（笔、笔记本、文件夹等）整齐归位；

（2）座椅归位，保持座椅与桌面距离适中，不占用公共通道；

（3）个人电子设备（手机、充电器等）不随意摆放，需统一放置于工位指定位置。

公共区域维护

（1）每日下班前15分钟，检查并维护所负责公共区域（如会议室、茶水间、前台等）：

会议室：保证桌椅归位、白板擦净、设备关闭、垃圾清理；

茶水间：检查台面整洁度，清理过期物品，补充纸巾、洗手液等消耗品；

前台：保持资料架整齐，宣传册摆放有序，绿植无枯叶。

（2）发觉公共设施损坏（如灯具、空调异常），及时填写《设施报修登记表》并上报行政主管。

办公环境检查

（1）每周五下午由行政主管组织，对各部门工位及公共区域进行检查，重点核查：桌面整洁度、文件归档情况、电源关闭情况、公共设施完好度；

（2）检查结果记录于《办公环境评分表》，对达标部门予以表扬，对未达标部门提出整改要求，限期3个工作日内完成整改。

相关表格

表1：办公环境日常检查表

检查区域

检查项目

检查标准

检查结果（合格/不合格）

责任人

检查日期

个人工位

桌面文件分类

按“待处理/已处理/归档”摆放

*员工

YYYY-MM-DD

个人工位

办公用品归位

笔、文件夹等摆放整齐

*员工

YYYY-MM-DD

会议室

白板清洁

无残留字迹

*助理

YYYY-MM-DD

茶水间

消耗品补充

纸巾、洗手液等充足

*文员

YYYY-MM-DD

公共区域

垃圾清理

垃圾桶无溢出

*保洁

YYYY-MM-DD

注意事项

保持工位安静，不大声喧哗、长时间接听私人电话，避免影响他人工作；

不在公共区域堆放个人物品（如鞋包、衣物等），保持通道畅通；

节约用电，离开工位30分钟以上需关闭电脑、显示器及照明设备；

发觉环境安全隐患（如地面湿滑、线路裸露），立即设置警示标识并上报。

二、标准化会议组织流程

操作流程

会前筹备

（1）会议发起：需求部门提前2个工作日提交《会议申请表》，明确会议主题、时间、地点、参会人员、议程及所需物料（如投影仪、麦克风、资料打印等）；

（2）场地与物料准备：

根据参会人数预订会议室，保证场地容量充足、设备正常；

提前1个工作日调试设备（投影、音响、视频会议系统等），检查文具（白板笔、便签纸）是否齐全；

如需打印资料，由*助理负责核对内容并打印，装订后按参会人数分份放置于会议室。

（3）通知与会人员：会议前1个工作日通过邮件或企业发送会议通知，附上议程及资料，提醒准时参会。

会中服务

（1）会议开始前15分钟，行政人员到场检查设备、摆放物料，引导参会人员签到（签到表需包含姓名、部门、联系方式）；

（2）会议期间，负责计时（严格控制发言时长）、记录会议要点（如决议事项、待办事项及责任人），及时响应设备突发问题；

（3）为参会人员提供茶水服务（如需），保持会议室安静，避免无关人员进出。

会后整理

（1）会议结束后1小时内，清理会议室：回收剩余资料、擦拭桌面、关闭设备、将桌椅归位；

（2）整理会议纪要：根据会议记录，于1个工作日内完成《会议纪要》撰写，内容包括会议主题、时间、地点、参会人员、核心决议、待办事项（含责任人及完成时限），经会议发起人确认后发送至相关人员；

（3）资料归档：将会议申请表、签到表、会议纪要、电子资料等整理存档，保存期限不少于1年。

相关表格

表2：会议申请表

申请部门

申请人

会议主题

时间（YYYY-MM-DDHH:MM）

地点

参会人员（部门+姓名）

议程

所需物料

行政部

*主管

月度工作总结会

2024-03-1514:00-16:00

301会议室

各部门负责人

1.上月工作汇报；2.本月计划讨论

投影仪、麦克风、签到表

表3：会议纪要模板

会议主题

月度工作总结会

会议时间

2024-03-1514:00-16:00

会议地点

301会议室

参会人员

主管（行政部）、经理（市场部）、*专员（人事部）等

核心决议

1.通过上月行政工作总结报告；2.确定本月办公设备采购清单

待办事项

1.助理于3月20日前完成设备采购清单汇总（行政部）；2.经理于3月18日前提交市场部月度计划（市场部）

注意事项

会议需准时开始，严格控制时长，避免拖延；

涉密会议需提前告知参会人员保密要求，会议纪要标注“内部资料”限制传阅；

如遇参会人员临时