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跨部门协作沟通标准化流程包

一、适用场景说明

本流程包适用于企业内需多部门共同参与、协同推进的工作场景，具体包括但不限于：

跨部门项目联合推进：如新产品上市、市场活动策划、系统上线等需多部门资源与专业支持的项目；

跨部门资源协调申请：如临时人员调配、预算共享、场地设备使用等资源的跨部门需求对接；

跨部门问题协同解决：如客户投诉处理、流程卡点排查、质量整改等需多部门联动解决的紧急或复杂问题；

跨部门流程优化需求：如审批流程简化、信息传递机制完善等需多部门共识的流程改进工作。

二、标准化操作步骤

步骤一：需求发起与提报

动作说明：

需求发起部门/人明确协作目标、范围及预期成果，填写《跨部门协作需求申请表》（见模板一），清晰描述需求背景、具体任务、涉及部门、时间节点及所需支持资源。

发起人需将表格提交至协作需求接收部门（如为常规协作，可指定固定对接接口人；如为临时项目，可提交至项目牵头部门负责人）。

责任人：需求发起部门/人

输出物：《跨部门协作需求申请表》

时间要求：需求确认后1个工作日内提交表格

步骤二：需求接收与部门间对接

动作说明：

接收部门收到需求后1个工作日内，对需求的可行性、资源匹配度进行初步评估，并反馈至发起部门；若需调整，需明确修改意见（如时间节点、资源需求等）。

评估通过后，接收部门牵头组织涉及部门召开“跨部门协作启动会”，参会人员包括各部门负责人及具体执行接口人。会议需明确：协作目标、核心任务、各部门职责分工、关键时间节点及沟通机制。

责任人：接收部门负责人、各部门接口人

输出物：需求评估反馈意见、启动会议纪要

时间要求：收到需求后1个工作日内反馈评估意见，2个工作日内完成启动会

步骤三：协作方案制定与确认

动作说明：

各部门根据启动会确定的分工，在3个工作日内制定具体执行方案（含任务分解、负责人、时间计划、所需资源等），提交至接收部门汇总。

接收部门整合各部门方案，形成《跨部门协作执行方案》（需明确总负责人、各模块负责人、里程碑节点），组织各部门负责人签字确认，同步抄送相关上级领导。

责任人：各部门接口人、接收部门汇总人

输出物：各部门执行方案、《跨部门协作执行方案》

时间要求：启动会后3个工作日内完成方案制定与确认

步骤四：任务执行与进度跟踪

动作说明：

各部门按确认方案执行任务，总负责人每周通过《跨部门协作任务进度跟踪表》（见模板二）更新任务进度（含已完成阶段、存在问题、需协调资源等），同步至各协作部门接口人。

执行过程中若遇重大问题（如资源冲突、进度滞后超3天、目标变更等），需立即上报总负责人，由总负责人组织召开临时协调会，24小时内明确解决方案。

责任人：各部门执行人、总负责人

输出物：《跨部门协作任务进度跟踪表》、临时协调会纪要

时间要求：每周五下班前更新进度表，重大问题24小时内上报并解决

步骤五：结果验收与反馈

动作说明：

协作任务完成后，由总负责人组织各部门进行成果验收，对照《跨部门协作执行方案》中的目标与标准，确认是否达成预期效果，填写《跨部门协作结果反馈表》（见模板三）。

验收通过后，发起部门向各协作部门发送感谢函；若未通过，需明确整改项及完成时间，由责任部门限期整改后重新验收。

所有协作资料（需求申请表、执行方案、进度表、验收报告等）由接收部门整理归档，作为后续协作参考。

责任人：总负责人、各部门验收人、接收部门归档人

输出物：《跨部门协作结果反馈表》、感谢函、协作资料归档

时间要求：任务完成后5个工作日内完成验收，验收通过后2个工作日内反馈结果并归档

三、配套工具模板

模板一：跨部门协作需求申请表

需求名称

发起部门/人

申请日期

需求背景与目标

（描述协作原因、期望达成的具体成果，如“为提升客户满意度，需联合产品部、技术部优化售后响应流程，目标将问题解决时效缩短20%”）

涉及部门

（列出所有需配合的部门，如产品部、技术部、客服部）

期望完成时间

（年/月/日）

需求详细描述

（具体任务清单，如“1.产品部梳理现有流程卡点；2.技术部开发工单自动分配系统；3.客服部制定新流程培训方案”）

所需支持资源

（如“技术部需安排2名开发人员，客服部需协调培训场地”）

附件

（可附相关文档、数据等）

发起人签字

日期

接收部门意见

（负责人签字）

日期

模板二：跨部门协作任务进度跟踪表

任务名称

涉及部门

负责人

计划开始时间

计划结束时间

实际开始时间

实际结束时间

当前进度（%）

阶段成果

存在问题

下一步计划

更新日期

更新人

优化售后响应流程

产品部

*

2024-03-01

2024-03-10

2024-03-01

2024-03-08

100%

完成流程梳理报告

无

-

2024-03-08

*

技术部

*

2024-03-05

2024-03-15

2024-03-05