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建筑材料采购流程控制规范

一、总则

建筑材料是工程建设的物质基础，其质量直接关系到工程结构安全、使用功能和耐久性，其价格则在工程总造价中占据相当比重，采购的及时性更直接影响工程进度。因此，规范建筑材料采购流程，实施有效的内部控制，对于确保工程质量、降低工程成本、提高项目经济效益具有至关重要的意义。本规范旨在明确建筑材料从需求提出到最终验收付款全过程的控制要点与操作要求，适用于公司所属各类新建、改建、扩建工程项目的建筑材料采购活动。凡参与公司建筑材料采购的相关部门及人员，均应严格遵守本规范。

二、采购流程控制

（一）采购需求的提出与审批

工程技术部门或项目管理部门应根据施工图纸、施工组织设计及工程进度计划，准确、及时地提出材料采购需求。需求单应明确材料的名称、规格型号、质量标准、数量、预计进场时间、使用部位及特殊要求等关键信息，并附有相应的计算依据或图纸。采购需求需经部门负责人审核，对于大额或关键材料，还需报项目负责人或公司相关分管领导审批。审批过程中，应重点核查需求的必要性、准确性以及与工程计划的匹配度，确保采购行为有据可依，避免盲目采购或超量采购。

（二）供应商的选择与管理

供应商的优劣直接影响采购材料的质量与成本。在选择供应商时，应坚持“公开、公平、公正”的原则，优先选择那些信誉良好、生产能力强、质量保障体系完善、价格合理且具有良好售后服务的供应商。采购部门应建立供应商信息库，对供应商的资质证明、生产许可证、产品合格证、以往供货业绩、财务状况及市场信誉等进行全面审查与评估。必要时，可组织相关部门对供应商进行实地考察。对于长期合作的供应商，应建立动态考核机制，定期对其履约能力、产品质量稳定性、价格竞争力及售后服务水平进行评价，实行优胜劣汰。

（三）采购计划的编制与执行

在采购需求审批通过及供应商初步选定的基础上，采购部门应结合工程进度、库存情况以及市场供应状况，编制详细的采购计划。采购计划应明确采购材料的批次、数量、单价（预估）、总金额、供货周期、交货地点及运输方式等。采购计划需按审批权限逐级报批。计划执行过程中，采购部门应与供应商保持密切沟通，及时掌握生产进度和发货信息，确保材料按期到场。如遇市场行情波动或工程计划调整，需对采购计划进行变更时，应按原审批程序办理。

（四）采购合同的签订与管理

采购合同是规范供需双方权利义务的法律文件，必须严谨细致。合同条款应包括：材料名称、规格型号、数量、质量标准、价格、付款方式、交货期、交货地点、运输及保险责任、验收标准与方法、违约责任、争议解决方式等核心内容。合同签订前，采购部门应组织相关部门（如法务、财务、技术等）对合同条款进行评审，特别关注价格构成、质量保证及违约责任条款。合同经双方签字盖章后生效，采购部门应指定专人负责合同的台账管理，跟踪合同履行情况，确保合同条款得到有效执行。

（五）材料的验收与入库

材料进场验收是把控材料质量的关键环节，必须严格执行。材料运抵指定地点后，由采购部门牵头，会同工程技术部门、质检部门（或监理单位）及施工单位共同对材料进行验收。验收内容包括：材料的数量、规格型号是否与合同及送货单一致；外观质量是否符合要求；产品质量证明文件（如合格证、出厂检验报告、材质单等）是否齐全有效。对于需要进行抽样送检的材料，应按规定的抽样方法和频率送具有相应资质的检测机构进行检验，检验合格后方可使用。验收合格的材料，应及时办理入库手续，建立材料台账，登记材料的来源、数量、规格、进场日期及检验情况等信息。对于验收不合格的材料，应坚决拒收，并及时通知供应商按合同约定进行处理。

（六）付款结算

付款结算应严格按照合同约定的付款方式和审批程序办理。财务部门在收到采购部门提交的付款申请及相关凭证（如合同、验收单、发票、质检报告等）后，应对其完整性、真实性和合规性进行审核。审核无误后，按公司财务管理制度规定的权限逐级报批付款。对于预付款、进度款和尾款的支付，应分别对应不同的付款条件和审批要求，确保资金支付安全可控。

（七）采购资料的归档与采购过程的监督与绩效评估

采购活动结束后，采购部门应及时将采购需求单、审批文件、供应商资料、采购计划、合同文本、验收记录、检验报告、发票、付款凭证等所有相关资料整理归档，确保采购过程可追溯。同时，公司应建立采购流程的内部监督机制，定期或不定期对采购活动进行审计与检查，重点关注采购程序的合规性、价格的合理性、合同的履行情况及采购人员的廉洁自律情况。此外，还应建立采购绩效评估体系，对采购成本控制、采购效率、材料质量合格率等指标进行考核，持续改进采购管理水平。

三、保障措施

为确保本规范的有效实施，公司应加强对采购人员的专业培训和职业道德教育，提升其业务能力和责任意识。同时，应明确各相关部门及人员在采购流程中的职责分工，建立健全岗位责任制和问责机制。鼓励采用信