财务审批流程与记录工具.docVIP

财务审批流程与记录工具模板

一、适用范围与典型场景

本工具适用于各类企业、事业单位或社会组织的财务支出审批管理，涵盖以下典型场景：

日常办公支出：如办公用品采购、通讯费、交通费等常规运营开支；

项目专项支出：如研发项目、市场推广活动、工程建设的专项费用；

常规采购付款：如原材料采购、固定资产购置、服务外包等合同约定款项；

员工预借备用金：如差旅费、业务招待费等临时性资金预借；

其他需审批的支出：如赔偿款、捐赠支出等非经常性财务事项。

二、详细操作流程

步骤1：申请人发起申请

操作内容：由支出需求发起人（以下简称“申请人”）填写《财务支出审批申请表》，明确以下信息：

支出事由（如“采购办公用A4纸100包”“项目差旅费”）；

支出金额（大写+小写，保证一致）；

支出类别（如“办公费”“差旅费”“采购费”等，需符合单位财务制度分类）；

支出时间（预计发生时间或实际发生时间）；

付款方式（如银行转账、现金支付、备用金抵扣等）；

附单据清单（如采购合同、报价单、行程单、费用明细清单等，需注明单据数量及类型）。

注意事项：申请内容需真实、清晰，支出事由需与单位业务相关，避免模糊描述（如“费用报销”需具体到“会议场地租赁费”）。

步骤2：部门负责人初审

操作内容：申请人将填写完整的《财务支出审批申请表》及附单据提交至其所在部门负责人（以下简称“部门负责人”）进行初审。

审核要点：

支出事由是否属于本部门职责范围内，是否符合部门年度/月度预算；

支出金额是否合理，是否存在超预算、重复申请等情况；

附单据是否齐全、合规（如合同需双方盖章，报价单需加盖供应商公章）。

输出结果：部门负责人审核通过后，在申请表“部门审核意见”栏签字确认，并注明“同意申请”及审核日期；若审核不通过，需注明理由并退回申请人修改。

步骤3：财务部门复核

操作内容：部门负责人审核通过后，将申请表及附单据提交至财务部门（以下简称“财务”）进行复核。

复核要点：

支出类别是否符合会计核算要求，金额计算是否准确（如含税价与不含税价区分、汇率换算是否正确等）；

附单据是否合法、有效（如避免使用过期、涂改的单据，电子单据需完整可追溯）；

是否符合单位财务管理制度（如“三公”经费限制、大额支付审批权限等）。

输出结果：财务复核通过后，在“财务复核意见”栏签字确认；若复核不通过，需注明具体问题（如“缺少供应商增值税专用发票”“超预算额度”）并退回申请人补充材料或调整申请。

步骤4：权限审批人审批

操作内容：财务复核通过后，根据单位《财务审批权限管理办法》提交至对应权限的审批人（以下简称“审批负责人”）进行最终审批。

审批权限划分（示例）：

支出金额≤5000元：由部门负责人审批（已通过部门初审的可免签）；

5000元＜支出金额≤50000元：由分管财务副总审批；

支出金额＞50000元：由总经理/单位负责人审批。

审批要点：

支出是否符合单位战略目标或重点工作计划；

大额支出是否经过集体决策（如需）；

审批流程是否符合权限规定，避免越级审批。

输出结果：审批负责人同意后，在“审批负责人意见”栏签字确认并注明日期；若不同意，需注明理由并终止流程，退回申请人。

步骤5：财务支付与记录

操作内容：审批完成后，财务部门根据审批通过的申请表办理支付手续：

银行转账：需核对收款账户信息（户名、账号、开户行），保证准确无误后通过网银/电汇支付，保留支付凭证；

现金支付：需填写《借款单》（如为备用金预借），领款人签字确认，支付时当面点清并留存签收单；

备用金抵扣：若为备用金报销，需在申请表中注明“冲抵备用金”，多退少补。

记录要求：财务在支付完成后，在《财务支出审批申请表》“支付状态”栏标注“已支付”，并记录支付日期、支付方式、支付流水号，同步更新财务台账。

步骤6：资料归档

操作内容：所有审批完成的《财务支出审批申请表》及附单据由财务部门统一整理，按“支出类别+日期”编号归档（如“办公费001”），保存期限不少于5年（按单位档案管理规定执行）。

归档资料清单：审批申请表、支出凭证（合同、发票、行程单等）、支付凭证（银行回单、签收单等）、审批意见记录。

三、审批记录表模板

财务支出审批申请表

基本信息

申请部门

申请人

联系方式

申请日期

年月日

支出事由

（需详细说明，如“采购部门打印机耗材”）

支出类别

□办公费□差旅费□采购费□业务招待费□项目费□其他_________

支出时间

年月日（预计/实际）

付款方式

□银行转账□现金支付□备用金抵扣□其他_________

支出明细

支出项目

数量

（如“A4纸”“差旅费”）

合计金额

大写：_________________________元整

附单据清单

单据类型

数量

（如合同、发票）

审批意见

部门