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文档编写规范及结构化排版标准模板

一、适用范围与应用场景

跨部门协作：如研发团队、产品团队与市场团队*需同步需求文档时，统一格式保证信息传递无歧义；

知识沉淀：企业将项目经验、操作流程转化为标准化文档，便于新员工快速上手（如《新员工入职系统操作指南》）；

合规与审计：如质量管理体系文件、安全操作规程等需符合行业规范时，结构化排版满足可追溯性要求；

对外交付：向客户或合作伙伴提供的产品文档、技术方案，专业排版提升企业形象。

二、文档编写全流程操作指南

1.前期准备：明确文档目标与受众

定位核心目标：确定文档用途（如“指导操作”“解释功能”“汇报进度”），避免内容偏离主题。例如API接口文档需重点说明参数格式和调用示例，而非产品背景介绍。

分析受众特征：根据读者身份（技术人员、业务人员、管理层）调整内容深度和语言风格。例如给管理层看的项目报告需突出结论和数据，给开发人员看的文档需包含技术细节。

收集基础素材：整理相关需求文档、设计稿、数据报表等，保证内容准确性和完整性。

2.结构设计：搭建文档框架层级

采用“总-分-总”逻辑结构，明确章节层级关系，建议不超过三级标题，避免层级过深导致阅读困难。

一级标题（章）：使用“第X章[主题]”格式，如“第1章系统概述”，涵盖文档核心内容模块。

二级标题（节）：对一级标题细化，如“1.1系统背景”“1.2核心功能”。

三级标题（条）：进一步拆分节内容，如“1.2.1用户管理功能”“1.2.2权限控制功能”。

附录（可选）：放置术语表、代码片段、原始数据等补充信息，注明“附录A术语表”“附录B示例代码”。

3.内容编写：保证逻辑连贯与信息准确

章节内容规范：每章节聚焦单一主题，开头简要说明本节内容，结尾总结关键点。例如“1.3系统架构”先说明架构设计目标，再分模块描述，最后总结架构优势。

语言表达要求：使用简洁、客观的书面语，避免口语化、歧义表述。技术术语首次出现时需标注解释（如“API（应用程序接口）”），全文术语表述统一。

图文结合规范：复杂流程、数据关系需配图表（流程图、架构图、数据表格），图表需编号并配标题，如“图2-1用户注册流程”“表3-2系统功能测试结果”。图表中文字需清晰可辨，单位统一。

4.排版formatting：统一视觉格式

字体与字号：

一级标题黑体三号，二级标题黑体四号，三级标题黑体小四；

宋体小四，英文和数字使用TimesNewRoman字体；

图表楷体_GB2312五号，居中排列。

段落与行距：行距1.5倍，段前段后间距0.5行；首行缩进2字符，段与段之间空一行。

页眉页脚：页眉左侧文档名称（如“系统用户手册”），右侧章节标题；页脚居中插入页码（格式为“第X页”）。

重点内容标注：关键术语、注意事项用加粗或斜体，避免过度使用颜色（如仅红色标注“错误操作”“高危风险”）。

5.审核与修订：保证质量达标

自审阶段：编写者对照模板检查内容完整性（是否覆盖所有要点）、格式规范性（字体、编号、图表是否符合要求）、逻辑一致性（前后内容无矛盾）。

交叉审核：邀请相关领域同事（如技术专家、业务负责人）审阅，重点检查专业术语准确性、操作步骤可行性、数据真实性。

终审定稿：由部门负责人或文档管理委员会审核，确认文档符合企业规范后发布，修订版本需更新版本号（如V1.0→V1.1）。

三、文档结构模板表格

章节编号

章节名称

内容要点

格式要求

示例说明

第1章

文档概述

1.1文档目的（说明编写该文档的目标）1.2文档范围（明确适用对象和内容边界）1.3读者对象（说明文档主要受众）

一级标题黑体三号，二级标题黑体四号，宋体小四，1.5倍行距

1.1文档目的（黑体四号）本文档旨在指导新用户快速掌握系统的基本操作流程（宋体小四）

第2章

系统功能说明

2.1功能模块1（分点描述子功能）2.2功能模块2（说明功能逻辑和使用场景）

子功能前使用“?”符号，层级缩进2字符

2.1.1用户注册（黑体小四）?支持手机号/邮箱注册（宋体小四，首行缩进2字符）?需通过短信验证码验证

第3章

操作流程步骤

分步骤描述操作流程（如“3.1登录系统”），每步包含操作动作和注意事项

步骤编号使用“（1）（2）（3）”，注意事项用“注：”开头，加粗显示

（1）打开浏览器，输入系统（宋体小四）注：请使用Chrome浏览器（加粗）以保证兼容性

表格

数据展示

包含表头（列标题）、表体（数据行），表头需说明数据单位和统计口径

表格标题“表X-X[表格名称]”居中，表头加粗，表格内容居中对齐，无边框线

表3-2系统响应时间统计（楷体_GB2312五号，居中）

图表

流程/架构/数据可视化

流程图需标注步骤和判断条件，架构图需标注模块关系，数据图需标注坐标轴含义