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产品开发团队文档管理模板
适用场景与价值体现
在产品开发过程中，文档是需求传递、技术沉淀、团队协作的重要载体。本模板适用于以下场景：
多角色协同场景：产品经理、研发工程师、测试人员、设计师等跨职能团队需基于统一文档同步信息，避免因信息差导致需求偏差或协作低效；
版本迭代场景：产品频繁迭代时，需规范文档版本管理，保证团队成员始终使用最新版本，防止因旧文档导致开发错误；
新人融入场景：新成员加入团队时，可通过标准化文档快速知晓项目背景、技术架构、需求细节，缩短上手周期；
知识沉淀场景：项目结束后，需将需求文档、技术方案、测试报告等归档留存，为后续产品优化或新项目提供参考依据。
通过使用本模板，可解决文档版本混乱、查找困难、内容缺失、权责不清等问题，提升团队协作效率与知识管理规范性。
文档管理全流程操作指南
一、文档创建与需求明确
目标：保证文档内容与实际需求一致，避免信息遗漏或偏差。
明确文档类型与用途：根据项目阶段确定文档类型，如《产品需求文档（PRD）》《技术设计方案》《测试计划》《用户手册》等，并明确文档使用对象（如团队内部、外部客户）及核心目标（如需求对齐、技术实现指导）。
收集需求信息：产品经理牵头，通过需求评审会、用户调研、stakeholder沟通等方式，收集并梳理需求细节，包括功能描述、用户场景、业务规则、非功能性需求（功能、安全等）。
指定文档负责人：根据文档类型明确负责人，如产品需求文档由产品经理负责，技术设计方案由研发负责人*负责，保证文档内容的专业性与准确性。
二、文档撰写与内容规范
目标：保证文档结构清晰、内容完整、格式统一，便于阅读与理解。
遵循模板结构：根据文档类型套用对应模板（见“核心管理模板表单”），保证包含必要章节，如PRD需包含“背景与目标”“用户故事/功能清单”“流程图/原型图”“验收标准”等。
内容填写规范：
文字描述简洁准确，避免歧义（如“用户可快速下单”需明确“快速”的具体标准，如“3秒内完成页面加载”）；
图表清晰可读，流程图使用统一符号（如泳道图、时序图），原型图标注交互逻辑；
技术术语与业务术语统一，可在文档附录添加“术语表”。
内部评审与修订：文档初稿完成后，组织相关角色进行评审（如PRD需产品、研发、测试共同评审），根据评审意见修订内容，保证各方对需求理解一致。
三、文档审核与发布
目标：把控文档质量，保证内容通过审批后正式生效。
明确审核层级：根据文档重要性设置审核流程，如常规需求文档需“负责人自审→产品经理审核→研发负责人审核”，核心文档（如架构设计）需增加“技术总监终审”。
审核要点：审核人需检查文档完整性（是否覆盖必要章节）、逻辑性（需求与方案是否自洽）、可行性（技术方案是否可实现）、合规性（是否符合公司规范或行业标准）。
审核记录与发布：通过《文档审核记录表》（见表1）记录审核意见与结论，审核通过后，由文档负责人在团队共享平台（如Confluence、语雀）发布，并通知相关人员查阅。
四、文档存储与版本管理
目标：保证文档安全存储，版本可追溯，避免使用错误版本。
指定存储路径：团队共享平台需建立标准化目录结构，例如：
项目名称/
├──需求文档/
│├──V1.0/
│├──V1.1/
│└──最新版本/
├──技术方案/
├──测试文档/
└──归档文档/
版本控制规范：
文档版本号格式为“主版本号.次版本号.修订号”（如V1.0.0），主版本号重大架构变更时递增（如V1.0→V2.0），次版本号功能迭代时递增（如V1.0→V1.1），修订号minor修改时递增（如V1.1.0→V1.1.1）；
每次更新文档时，需在《文档更新日志表》（见表2）中记录修改人、修改内容、修改原因、生效日期；
“最新版本”目录仅存放当前生效版本，历史版本按版本号归档至对应文件夹。
权限管理：根据文档敏感度设置查看/编辑权限，如需求文档对全团队开放，技术方案仅对研发团队开放，客户文档仅对相关负责人开放。
五、文档查阅与共享
目标：保证团队成员快速获取所需文档，实现信息高效流转。
查阅指引：在共享平台首页提供“文档查阅指南”，明确各类型文档的存储路径、负责人及更新频率，方便成员快速定位。
借阅与归还：对于线下纸质文档或需临时借阅的敏感文档，需通过《文档查阅登记表》（见表3）记录借阅人、借阅时间、归还时间，保证文档不丢失。
外部共享规范：向外部客户或合作伙伴共享文档时，需经项目负责人审批，并通过加密或指定渠道传递，避免信息泄露。
六、文档更新与废弃
目标：保证文档内容与产品、技术现状保持同步，避免冗余文档占用资源。
更新触发条件：当需求变更、技术方案调整、测试用例修改等情况发生时，文档负责人需及时更新相关文档，保证版本一致性。
更新流程：参照“文档审核与发布”流程
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