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财务部门费用报销流程规范说明

一、引言

为进一步规范公司费用管理，明确报销标准及审批流程，提高财务工作效率，确保资金使用的合规性与合理性，特制定本费用报销流程规范。本规范适用于公司全体员工，旨在通过标准化的操作，简化报销手续，加强成本控制，同时保障员工合法权益。各部门及员工在日常费用报销工作中，均需严格遵照本规范执行。

二、报销准备与单据填写

（一）报销范围界定

员工在日常工作中因公务发生的合理费用，符合公司相关规定的，均可按流程申请报销。常见报销类别包括但不限于：差旅费（交通、住宿、补贴等）、业务招待费、办公费、通讯费、交通费、培训费及其他经批准的专项支出。需特别注意，任何与公司业务无关的个人消费，或未按规定事前申请的特殊支出，原则上不予报销。

（二）原始凭证要求

原始凭证是报销的核心依据，必须真实、合法、完整。具体要求如下：

1.发票合规性：优先取得增值税专用发票（如适用），普通发票亦需符合税务规定。发票抬头须为公司全称，与营业执照一致；发票内容应真实、清晰，与实际经济业务相符；加盖清晰有效的发票专用章。

2.单据完整性：除发票外，相关支持性单据需一并提供。例如，差旅费中的机票行程单、酒店水单；业务招待费的消费明细；采购物品的验收单等。这些单据应能辅助证明费用发生的真实性与必要性。

3.凭证时效性：费用发生后，原则上应在规定期限内及时整理报销，跨年度费用报销需有特殊说明并经审批。

（三）报销单填写规范

报销人需使用公司统一格式的费用报销单（或通过指定线上报销系统填写），内容填写务必准确、完整、清晰：

1.基本信息：填写姓名、部门、报销日期、报销事由（需简明扼要描述费用发生的背景和目的）。

2.费用明细：按费用类别分别列示，注明每项费用的发生日期、内容、金额。如涉及多人共同费用分摊，需清晰注明分摊情况。

3.金额计算：大小写金额必须一致，不得涂改。合计金额应准确无误。

4.附件处理：原始凭证应整齐粘贴，附件张数需如实填写。如有需要，可对复杂事项另附情况说明。

三、报销审批流程

（一）审批权限与路径

报销单据需经过规定的审批环节，各级审批人对其审批范围内的费用真实性、合理性负责。一般审批路径如下：

1.部门负责人审批：报销人所在部门负责人对费用的真实性、必要性及业务相关性进行初步审核。

2.财务初审（可选）：部分公司会设置财务预审环节，由财务人员对单据的合规性、完整性进行初步检查，以提高后续审批效率。

3.分管领导审批：根据费用性质及金额大小，由相应分管领导进行审批。

4.总经理/董事长审批：对于超出分管领导审批权限的大额费用或特殊费用，需报请总经理或董事长审批。

具体审批权限分级标准，参照公司《财务审批权限管理办法》执行。

（二）审批注意事项

各级审批人在审批过程中，应仔细核对报销事由、金额、原始凭证及相关附件，确认无误后方可签字批准。对有疑问的单据，应及时向报销人了解情况，必要时要求补充说明或提供佐证材料。对于不符合规定的报销，有权拒绝审批并退回。

四、财务部门审核

（一）审核内容

财务部门是费用报销的最终审核把关部门，审核重点包括：

1.单据合规性：报销单填写是否规范，附件是否齐全、合法、有效，发票是否符合税务要求。

2.政策符合性：费用是否符合公司费用报销标准及相关管理制度（如差旅标准、招待标准等）。

3.审批完整性：审批流程是否完整，各级审批人签字是否齐全有效。

4.金额准确性：报销金额计算是否正确，与相关单据是否一致。

（二）审核处理

财务审核人员在收到报销单据后，应在规定工作日内完成审核。

1.审核通过：对符合要求的单据，予以受理并安排付款。

2.审核不通过：对不符合要求的单据，应一次性告知报销人需补充或修改的内容，退回报销人处理。报销人应在收到退回通知后，及时按要求完善。

五、资金支付

（一）支付方式

财务部门在完成审核后，将根据公司资金管理规定及报销单上注明的支付方式（如银行转账至个人账户、对公支付等），安排资金支付。原则上，超过一定金额的报销应通过银行转账方式支付，以确保资金流向可追溯。

（二）支付周期

公司将设定固定的费用报销付款周期（如每周或每月固定日期），财务部门在付款周期内完成已审核通过单据的支付工作。具体到账时间受银行处理时间影响。

六、凭证归档

费用报销完成后，财务部门将对报销单据及相关原始凭证进行整理、编号、装订，并按照会计档案管理规定进行归档保存。归档的凭证应便于日后查阅和审计。

七、注意事项与责任界定

1.及时性：员工应本着实事求是的原则，及时办理费用报销，避免长期积压。

2.真实性：报销人对所提供单据的真实性、合法性负直接责任。严禁虚报、冒领、伪造、变造原始凭证，一经发现，将按公司规定严肃处理，情节严重者追究法律