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商务会议筹备清单及效果评估模板

适用情境

筹备与执行全流程

一、筹备阶段：明确目标，细化分工

会议目标定位

明确会议核心目标（如决策、沟通、汇报、协作），避免目标模糊导致会议偏离方向。

示例：战略研讨会需聚焦“确定Q3业务重点”，项目启动会需明确“项目分工与时间节点”。

参会人员筛选

根据会议目标确定必要参会者（决策层、执行层、相关业务负责人），避免无关人员参与导致资源浪费。

提前与关键参会者（如总监、经理）确认时间可行性，保证核心人员出席。

时间与场地规划

时间选择：避开工作日高峰期（如周一上午、周五下午），会议时长控制在1.5-2小时（长会议需设置中场休息）。

场地选择：优先考虑交通便利、设施齐全的会议室（需提前确认投影、麦克风、白板等设备可用性），重要会议可实地踩点。

议程制定与物料准备

议程设计：按“开场-议题讨论-总结-待办”逻辑分配时间，每个议题明确负责人和时长（示例：09:00-09:10开场目标重申，主讲；09:10-09:40议题A讨论，主导）。

物料清单：会议资料（PPT、纸质议程、项目文档）、签到表、文具（笔、笔记本）、设备（备用电池、充电器）、茶歇（如需）。

二、执行阶段：控场有序，高效推进

会前准备（会议开始前30分钟）

设备调试：检查投影、音响、麦克风是否正常，测试网络连接。

物料摆放：资料、签到表、水杯按座位整齐摆放，保证参会者入场即可使用。

人员到位：主持人、记录人、技术支持提前就位，明确分工（记录人需负责实时记录关键结论和待办事项）。

会议进行中

开场引导（5分钟）：主持人重申会议目标、议程及时长规则，提醒手机静音。

议题推进：严格控制各环节时长，对偏离议题的讨论及时引导（如“我们回到核心议题，先聚焦问题”），鼓励参会者发言（可点名沉默者：“*经理，您对这个方案有什么补充？”）。

关键点记录：对争议点、决策结论、待办事项（内容、负责人、截止时间）重点标注，避免遗漏。

会议收尾（10分钟）

总结确认：主持人复述会议结论及待办事项，保证所有参会者理解一致。

后续安排：明确会议纪要发出时间（如24小时内），告知反馈收集方式（如问卷）。

三、会后阶段：复盘归档，评估优化

资料整理与分发

会议纪要：24小时内整理完成，内容包括会议基本信息（时间、地点、参会人）、议题讨论要点、决策结论、待办清单（需明确“任务内容、负责人、截止时间”），经主持人审核后发给所有参会者。

物料归档：会议资料、签到表、纪要等电子文件存至共享文件夹（命名规则：战略研讨会-纪要”），纸质资料分类归档。

效果评估与反馈收集

发放反馈问卷：通过线上工具（如问卷星）收集参会者意见，重点评估“目标达成度”“流程效率”“参与感”等维度（示例：您认为本次会议是否有效解决了核心问题？1-5分，1分为完全未解决，5分为完全解决）。

召开复盘会（可选）：对大型或重要会议，组织筹备团队复盘，分析筹备/执行中的问题（如“议程时间分配不合理”“设备故障影响进度”），提出改进措施。

持续优化

汇总评估结果：整理反馈问卷数据和复盘结论，形成“会议效果分析报告”，明确需优化的环节（如“下次会议需提前3天发送资料”“增加互动环节提升参与感”）。

更新模板：根据评估结果调整筹备清单和评估指标，形成标准化流程。

核心工具清单

表1：会议筹备任务清单

任务分类

具体任务

负责人

截止时间

完成状态（□未开始□进行中□已完成）

会议目标

明确核心目标并书面化

*助理

会前7天

□

参会人员

确定参会名单并发送邀请

*行政

会前5天

□

场地与设备

预订会议室并调试设备

*后勤

会前1天

□

议程与物料

制定议程并准备会议资料

*项目负责人

会前2天

□

通知与确认

提醒参会者并确认出席情况

*助理

会前1天

□

表2：会议议程表（示例）

时间段

环节内容

负责人

备注（物料/规则）

09:00-09:10

开场目标重申

*总监

限时5分钟，明确会议核心目标

09:10-09:40

议题A：Q3业务重点讨论

*经理

每人发言不超过3分钟，记录争议点

09:40-10:00

议题B：资源分配方案

*主管

需提供预算明细表

10:00-10:10

总结与待办确认

*总监

复述待办事项及责任人

表3：会议效果评估表

评估维度

评估指标

评分（1-5分，1分最低）

改进建议（可选）

目标达成度

是否有效解决核心问题

□1□2□3□4□5

如：增加数据支撑，提升决策说服力

流程效率

议题时间分配是否合理

□1□2□3□4□5

如：设置每个议题倒计时提醒

参与感

参会者发言积极性如何

□1□2□3□4□5

如：提前收集议题问题，引导发言

成果输出

会议结论是否清晰可执行

□1□2□3□4□5

如：待办事项需明确“完成标准”

关