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采购流程及供应商管理标准化工具

一、适用范围与应用背景

本工具适用于各类企业（含制造业、服务业、零售业等）的采购部门及供应链管理团队，旨在解决采购流程不规范、供应商管理分散、风险控制薄弱等问题。通过标准化操作，可统一采购行为、提升供应商合作质量、降低采购成本，同时保证采购活动合规透明，支持企业战略目标的实现。尤其适用于需要建立系统化采购体系的企业，或对现有采购流程进行优化的成熟企业。

二、标准化采购流程操作指引

采购流程需遵循“需求驱动、合规优先、效益最大化”原则，分为6个核心步骤，各环节责任主体、操作内容及输出成果明确

（一）需求提出与审批

责任主体：需求部门（如生产部、行政部）、采购部、财务部

操作内容：

需求部门根据业务需求（如生产物料、办公用品、服务外包等），填写《采购需求申请表》，明确采购品名、规格、数量、预估单价、用途、交付时间等关键信息，部门负责人签字确认。

采购部对需求的合理性（如是否符合库存标准、是否重复采购）进行审核，重点核查技术参数是否清晰、预算是否在部门年度预算范围内。

财务部对采购预算进行复核，保证总支出不超出预算上限。对于超预算需求，需需求部门提交《超预算说明》，经分管领导（如*总）审批后proceed。

输出成果：《采购需求申请表》（审批完成版）

（二）供应商寻源与初选

责任主体：采购专员、采购经理

操作内容：

根据采购需求类型（如标准品、定制化服务），通过公开招标、邀请招标、询价采购、单一来源采购等方式筛选供应商。

公开招标：通过企业采购平台或行业媒体发布招标公告，邀请3家及以上供应商参与；

邀请招标：从合格供应商库中选取2-3家优质供应商发出邀请；

询价采购：对于金额较小（如＜5万元）的标准品，向至少3家供应商询价；

单一来源：仅唯一供应商可满足需求时（如专利产品），需提交《单一来源采购申请表》，经采购总监（*总监）审批。

收集供应商资质文件（营业执照、相关行业资质证书、ISO认证等），初步筛选出符合基本要求的供应商，形成《潜在供应商名单》。

输出成果：《潜在供应商名单》《供应商资质文件汇总表》

（三）供应商现场考察与评审

责任主体：采购部、需求部门、质量部（如涉及）、法务部

操作内容：

对初选供应商进行现场考察（仅对定制化产品、大额采购或高风险品类），重点核查生产规模、技术能力、质量管控体系、交付能力、财务状况（如资产负债率、现金流）等，填写《供应商现场考察记录表》。

组织跨部门评审会（采购部牵头，需求部门、质量部参与），从价格、质量、交期、服务、合作意愿5个维度对供应商进行评分（评分表见模板），总分≥80分为合格。

评审通过后，将供应商纳入《合格供应商名录》，明确合作期限（一般为1年，可续评）。

输出成果：《供应商现场考察记录表》《供应商评审打分表》《合格供应商名录》

（四）采购谈判与合同签订

责任主体：采购专员、采购经理、法务部、财务部

操作内容：

与合格供应商就价格、交货期、付款方式、质量标准、违约责任等条款进行谈判，达成一致后形成《采购谈判纪要》。

法务部审核采购合同条款，保证符合《民法典》《招标投标法》等法律法规，规避法律风险（如知识产权纠纷、违约条款模糊等）。

财务部审核付款节点（如预付款比例、到货付款、质保金扣留）是否合理。

合同经双方授权代表签字（采购方由*经理签字，供应商由法定代表人或授权代理人签字）并加盖公章后生效。

输出成果：《采购谈判纪要》《采购合同》（正本双方各执一份）

（五）订单执行与交付验收

责任主体：采购专员、仓库管理员、需求部门、质量部

操作内容：

采购专员根据合同签订结果，在ERP系统中创建《采购订单》，明确订单号、供应商信息、物料编码、数量、单价、交付时间等，同步发送给供应商。

供应商按订单要求备货发货，发货后提供《发货清单》，采购专员跟踪物流信息，保证按时交付。

物料到货后，仓库管理员核对实物与《发货清单》是否一致（数量、规格），并填写《到货登记表》。

需求部门联合质量部对物料进行验收：

外观验收：检查包装是否完好、有无破损；

数量验收：清点实物数量是否与订单一致；

质量验收：按合同约定的质量标准（如国标、行标、企业标）检测，出具《质量验收报告》。

验收合格后，双方签字确认；不合格则按合同约定处理（如退货、换货、扣款）。

输出成果：《采购订单》《到货登记表》《质量验收报告》

（六）付款结算与供应商绩效评估

责任主体：采购专员、财务部、采购经理

操作内容：

采购专员收集《采购合同》《质量验收报告》《发票》（由供应商提供，类型需与合同约定一致），填写《付款申请单》，附相关审批文件，提交财务部。

财务部审核单据完整性、金额准确性，按合同约定的付款流程（如“3-7-30”模式：预付30%，到货付70%，质保金10%待质保期满后支付）办理付款，保留付款凭证。