项目管理团队沟通会议记录表.docVIP

项目管理团队沟通会议记录表工具指南

一、会议记录应用场景

项目管理团队沟通会议记录表适用于各类项目推进过程中的正式沟通场景，具体包括但不限于：

项目启动会：明确项目目标、范围、分工及里程碑，记录各方共识与初始计划；

定期例会（如周会/双周会）：同步项目进展、风险问题、资源需求，跟踪任务完成情况；

专题讨论会：针对特定问题（如技术难点、需求变更、资源冲突）进行集中研讨，形成解决方案；

阶段评审会：复盘阶段性成果，评估是否达标，明确后续调整方向；

项目收尾会：总结经验教训、确认交付物、梳理遗留问题及责任人。

通过规范记录，保证会议信息可追溯、责任可明确，避免沟通偏差，推动项目高效协同。

二、会议记录操作流程

（一）会前：准备阶段

明确会议信息：提前与会议组织者确认会议名称、日期、时间、地点（线上/线下）、核心目标及预计时长，保证记录方向与会议主题一致。

梳理参会人员：列出主持人、记录人、核心参会人员（如项目经理、产品负责人、开发组长、测试组长等），提前知晓缺席人员及原因，便于后续标注。

准备会议资料：获取会议议程、相关项目文档（如进度计划、风险清单），熟悉背景信息，避免记录时出现术语理解偏差。

准备记录工具：提前打开会议记录表模板（可提前打印或电子化），准备好录音设备（需提前征得参会人员同意）作为辅助记录工具。

（二）会中：实时记录

记录基础信息：准确填写会议名称、日期、具体起止时间、地点（线上会议需注明平台名称及会议号）、主持人、记录人，参会人员名单需核对无误，缺席人员需注明原因（如“出差”“请假”）。

按议程跟踪讨论：根据会议议程逐项记录，每个议题下需明确：

发言人：记录核心观点时标注具体发言人（如“项目经理*：当前进度滞后3天，主要因需求变更导致开发资源紧张”）；

讨论要点：客观提炼关键信息，避免冗长描述，重点记录分歧点、共识内容及初步解决方案；

决策事项：明确会议最终达成的结论（如“同意将原定上线时间延后1周，同步调整测试计划”）。

聚焦待办任务：对会议中明确的行动项（ActionItem），单独记录“待办任务”栏，保证包含：任务描述、负责人、协助人（如有）、完成时限、优先级（高/中/低），避免遗漏。

记录风险与问题：对会议中提及的项目风险（如“第三方接口交付延迟可能影响联调进度”）或需跨部门协调的问题，单独标注，并明确初步处理思路及责任人。

动态核对信息：记录过程中，对关键信息（如时间节点、责任人、数据）可适时向主持人或发言人确认，保证准确性。

（三）会后：整理与分发

信息核对与补充：会后2小时内完成初稿整理，对照录音或会议笔记补充遗漏内容，重点检查决议事项、待办任务是否完整、准确，保证无逻辑矛盾（如任务时限与决议冲突）。

多方确认：将初稿提交主持人审核，核对关键信息；涉及多个部门的待办任务，可请相关负责人确认描述无误，避免责任歧义。

定稿与分发：确认无误后，24小时内将最终版会议记录表通过项目协作平台（如企业钉钉）或邮件分发给所有参会人员及项目相关方，并注明“请查收，如有异议请在24小时内反馈”。

归档与跟踪：将会议记录表按项目名称、日期分类归档（电子档存入共享文件夹，纸质档存档至项目文件盒），同步在项目管理工具中更新待办任务状态，定期跟踪完成情况。

三、会议记录模板表格

会议基本信息

会议名称

会议日期

会议时间

开始：______结束：______

会议地点

□线下会议室：______□线上平台：______会议号：______

主持人

*

记录人

*

参会人员

、、、、*（共______人）

缺席人员及原因

（原因：______）、（原因：______）

会议议程与讨论记录

序号

议题

发言人

核心讨论内容及结论

1

项目当前进度同步

项目经理*

1.开发组：完成前端页面80%，后端接口60%，联调延迟2天（原因：第三方接口文档未到位）；2.测试组：已完成功能测试用例编写，待开发提测后启动测试；结论：要求开发组优先对接第三方接口，本周五前完成剩余接口开发。

2

需求变更讨论

产品负责人*

客户提出新增“数据导出Excel”功能，需评估影响；讨论：开发组评估需3人天，可能影响原定上线时间；测试组需补充测试用例；结论：同意新增需求，调整上线时间至X月X日，优先保障核心功能按时交付。

3

资源协调问题

运维组长*

当前测试服务器资源紧张，需增加2台测试服务器；结论：由项目经理*协调运维组，本周三前完成服务器配置。

决议事项

序号

决议内容

责任人

完成时限

1

优先完成第三方接口开发，启动联调

开发组长*

X月X日

2

新增“数据导出Excel”功能开发及测试

开发组、测试组

X月X日

3

配置2台测试服务器

运维组长*

X月X日

待办任务

序号

任务描述

负责人

协助人

完成时间

1

整理第三方接口文档，