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企业资源管理(ERP)系统操作手册

一、典型应用场景与业务需求

1.采购业务场景

业务目标：规范采购流程，保证物料及时供应，控制采购成本。

场景描述：当生产部门需要原材料时，生产主管通过ERP系统提交采购申请，采购员根据申请创建采购订单，跟踪供应商交货，质检合格后入库，财务部门核对发票完成付款。

2.库存管理场景

业务目标：实时掌握库存动态，避免积压或缺货，保障生产与销售连续性。

场景描述：仓库管理员**定期对原材料仓库进行盘点，系统自动比对账面与实际库存，差异调整单；销售部门根据库存情况确认订单可发货量，避免超卖。

3.销售业务场景

业务目标：高效处理销售订单，提升客户满意度，加速资金回笼。

场景描述：销售员**接收客户订单后，在ERP系统中录入订单信息，系统自动检查库存并发货通知，仓库备货出库，财务部门根据出库单开具发票并跟踪回款。

4.财务管理场景

业务目标：规范财务核算，提供准确数据支持决策，保证资金安全。

场景描述：会计**根据采购入库单和销售出库单财务凭证，系统自动核算成本与利润；财务主管审核凭证后，财务报表供管理层分析经营状况。

二、核心模块操作流程

（一）采购管理操作流程

步骤1：登录系统并进入采购模块

打开ERP系统客户端，输入工号（如：C001）和密码登录；

在顶部菜单栏选择“供应链管理→采购管理→采购申请”。

步骤2：创建采购申请单

“新建申请单”，填写基础信息：申请部门（生产部）、申请人（**）、需求日期（2024–）；

在“物料明细”栏，“添加物料”，输入物料编码（如：M001）或选择物料名称（A原材料），系统自动带出规格型号、单位；

填写需求数量（100）、预计单价（50）、用途（生产X产品），“保存”申请单号（CGSQ20240501001）。

步骤3：提交审核

“提交审核”，选择审批人（采购经理），提交后系统自动流转至审批节点；

审批通过后，申请单状态更新为“已审核”，可进入下一环节。

步骤4：创建采购订单

采购员赵六在“采购管理→采购订单”中“新建订单”，关联已审核的采购申请单（CGSQ20240501001）；

选择供应商（供应商），确认采购价格（48元/件）、交货日期（2024–）、付款方式（月结30天）；

填写订单数量（100），保存后订单号（CGDD20240501001），提交采购经理审核。

步骤5：到货与入库

供应商送货后，仓库管理员**在“库存管理→采购入库”中创建入库单，关联采购订单（CGDD20240501001）；

录实到货数量（100）、批次号（L20240501001），质检员确认合格后，“审核”，系统自动更新库存数量。

步骤6：发票与付款

供应商开具发票后，会计**在“应付管理→发票录入”中录入发票信息，关联采购订单和入库单；

核对无误后，提交至财务主管审核，审核通过后付款计划，由出纳安排付款。

（二）库存管理操作流程

步骤1：入库操作

登录系统，进入“库存管理→入库管理→采购入库”；

选择入库类型（采购入库），填写入库单号（RK20240501001），关联采购订单（CGDD20240501001）；

录入物料编码（M001）、数量（50）、仓库（原材料仓）、库位（A-01），保存并提交审核，审核通过后库存数量增加50。

步骤2：出库操作

销售订单发货时，仓库管理员**在“出库管理→销售出库”中创建出库单；

关联销售订单（XSDD20240501001），录入物料编码（M002）、数量（30）、仓库（成品仓）、客户名称（公司）；

保存审核后，系统自动扣减库存，出库单状态更新为“已出库”。

步骤3：库存盘点

月末，**在“库存管理→盘点管理→创建盘点任务”中，选择盘点仓库（原材料仓）、盘点范围（全部物料）；

盘点单（PD20240501001），“开始盘点”，系统导出账面数量；

实地盘点后，录入实际数量，系统自动计算差异（如：M001账面100，实际95，差异-5）；

提交盘点差异报告，经财务主管审核后，库存调整单，更新账面数量。

（三）销售管理操作流程

步骤1：创建销售订单

销售员**在“销售管理→销售订单”中“新建订单”，填写客户信息（公司，客户编码：KH001）；

录入订单日期（2024–）、物料编码（M002）、数量（20）、单价（200）、交货日期（2024–）；

保存后订单号（XSDD20240501001），提交销售主管审核，审核通过后订单生效。

步骤2：发货处理

审核通过后，系统自动“发货通知单”，仓库管理员**在“库存管理→发货管理”中查看通知单；

根据订单信息备货，录入实际发货数量（20），出库单（CK20240501001），审核后库存扣减。

步骤3：开票与收款

会计**根据出库单（CK20240501001）在“应收管理→销售开票”中开