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一、适用业务场景
二、操作流程详解
（一）资产入库与建档阶段
资产验收与登记
资产购入或自建完成后，由使用部门提交《资产验收申请单》，附采购合同、验收报告、发票等资料（电子版/纸质版）。
资产管理部门（如行政部、设备部）联合财务部、使用部门共同验收，核对资产名称、规格型号、数量、金额、供应商信息等，保证与单据一致。
验收通过后，资产管理部门为资产分配唯一“资产编码”（规则：部门代码+资产类别代码+年份+流水号，如“SCB-001-2024-001”），并粘贴资产标签（含编码、名称、责任人）。
信息建档与入账
资产管理员在固定资产管理系统中创建资产档案，录入以下信息：资产编码、名称、规格型号、单位、数量、入账日期、原值、预计残值率、折旧年限、使用部门、责任人、存放地点、资产状态（在用、闲置、维修中）等。
财务部根据系统档案及原始凭证，进行固定资产会计核算，登记固定资产明细账，保证账账一致。
（二）日常使用与维护阶段
资产调拨与交接
资产在部门间调拨时，由调入部门提交《资产调拨申请单》，经调出部门、资产管理部门、财务部审批后，管理员更新系统中的“使用部门”“责任人”“存放地点”信息，并签字确认《资产交接记录表》。
维护与保养
使用部门负责日常维护，发觉故障及时报修；资产管理部门建立《资产维修记录》，记录维修时间、维修内容、费用、维修单位等信息。
对于达到报废标准的资产（如无法修复、维修成本超过净值），使用部门提交《资产报废申请单》，附鉴定意见，按审批流程处置后，管理员在系统中做“报废”标记，财务部进行账务清理。
（三）定期盘点准备阶段
制定盘点计划
资产管理部门每年至少组织1次全面盘点（半年度或季度可抽盘），提前15个工作日制定《固定资产盘点计划》，明确盘点范围（部门/资产类别）、时间、人员（盘点小组：资产管理部门、财务部、使用部门代表）、分工（如分组负责不同区域）。
数据核对与工具准备
盘点前，管理员导出系统《固定资产台账》（含最新编码、名称、账面数量、存放地点、责任人），与使用部门核对资产状态，保证台账信息实时更新。
准备盘点工具：盘点机（扫描资产标签）、盘点表（纸质/电子版）、拍照设备（记录资产实物状态）、差异记录表等。
（四）现场盘点实施阶段
分组盘点
盘点小组按区域分组，每组至少2人，1人负责扫描/记录，1人负责核对实物与台账。
逐项扫描资产标签或核对信息，记录实盘数量、资产现状（完好、损坏、闲置等），发觉差异（盘盈、盘亏、账实不符）时，现场标记并拍照取证，填写《盘点差异记录表》（含资产编码、差异类型、账面数量、实盘数量、原因初步判断）。
签字确认
盘点完成后，盘点人、使用部门负责人在《固定资产盘点表》及《盘点差异记录表》上签字确认，保证数据真实可追溯。
（五）差异分析与调整阶段
差异原因核查
资产管理部门牵头，联合财务部、使用部门对差异原因进行分析：
盘盈：未及时入账的资产（如接受捐赠、自制设备），补充验收单及入账资料；
盘亏：资产遗失、损坏已处置未销账，提交《资产盘亏说明》及责任认定报告；
账实不符：信息录入错误（如编码、存放地点），核实后更正系统数据。
账务调整与审批
根据核查结果，填写《差异调整申请表》，经资产管理部门负责人、财务负责人、总经理审批后，管理员更新系统台账，财务部调整相应会计科目，保证账实、账账、账证一致。
（六）盘点报告与归档阶段
编制盘点报告
资产管理部门汇总盘点数据，编制《固定资产盘点报告》，内容包括：盘点概况、账实数据对比、差异分析、整改措施（如加强入库审核、定期检查责任落实）、资产使用效率建议等。
资料归档
将《盘点计划》《盘点表》《差异记录表》《调整审批表》《盘点报告》等资料整理归档（电子档备份至服务器，纸质档装订成册），保存期限不少于5年。
三、配套工具表单
（一）固定资产台账模板
资产编码
资产名称
规格型号
单位
数量
入账日期
原值（元）
预计残值率
折旧年限
使用部门
责任人
存放地点
资产状态
备注
SCB-001-2024-001
办公桌
1.8m钢制
张
5
2024-01-15
1500
5%
10
行政部
*明
301办公室
在用
含配套椅子
（二）固定资产盘点表模板
盘点日期
盘点部门
资产编码
资产名称
账面数量
实盘数量
差异（±）
存放地点
资产现状
盘点人
责任人确认
2024-06-30
销售部
XS-002-2023-005
笔记本电脑
10
9
-1
销售部办公室
正常
*华
*丽
（三）差异调整申请表模板
申请部门
资产编码
差异类型
账面数量
实盘数量
差异原因
调整方案
附件清单
申请人
审批人
财务部
SCB-001-2024-001
盘亏
5
4
遗失，责任人已赔偿
凭赔偿单核销资产台账
盘点报告、赔偿记录
*磊
*强
四、关键风险提示
责任
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