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采购管理与供应商选择流程模板

一、适用范围与典型应用场景

二、标准化操作流程详解

步骤1：采购需求确认与审批

操作内容：

需求部门（如生产部、行政部、项目部）填写《采购需求申请表》，明确采购物品/服务的名称、规格型号、数量、质量标准、期望交付日期、预算金额及用途说明。

需求部门负责人对需求的合理性（如必要性、数量准确性）进行初审。

采购部门根据企业《采购管理制度》对需求进行复核，重点核查预算是否符合标准、技术参数是否清晰，必要时与技术部门联合评审。

提交至分管领导（如总监、总经理）进行终审，审批通过后进入下一环节；若不通过，需求部门根据反馈调整后重新提交。

关键输出：《采购需求申请表》（含多级审批签字）、《需求评审会议纪要》（若涉及跨部门评审）。

步骤2：供应商寻源与信息收集

操作内容：

采购专员根据采购需求，通过以下渠道初步筛选潜在供应商：

企业《合格供应商名录》（现有合作供应商）；

行业展会、专业数据库（如中国招标投标公共服务平台、行业协会推荐名录）；

供应商主动报名（公开招标时）；

内部推荐（需经采购部门核实资质）。

收集潜在供应商的基本信息，包括但不限于：营业执照、相关资质证书（如ISO体系认证、行业生产许可证）、主营业务、生产能力/服务范围、过往合作案例（需提供合同关键页复印件）、联系方式等。

关键输出：《潜在供应商信息清单》（含供应商名称、联系人、资质状态、初步匹配度评分）。

步骤3：供应商资质审查

操作内容：

采购部门组织对潜在供应商进行资质审查，重点核查：

主体资格：营业执照是否在有效期内，经营范围是否涵盖本次采购内容；

特殊资质：如涉及食品、医疗器械、特种设备等，需提供行业生产/经营许可证；

财务状况：通过供应商承诺函或第三方信用报告核查其偿债能力（如注册资本、资产负债率）；

信誉记录：是否被列入经营异常名录、严重违法失信企业名单（通过“国家企业信用信息公示系统”查询）。

资质审查分为“通过”“不通过”“补充材料”三类：

“通过”的供应商进入下一环节；

“不通过”的供应商予以淘汰并记录原因；

“补充材料”的供应商要求3个工作日内提交补充资料，逾期未交或仍不符合要求的直接淘汰。

关键输出：《供应商资质审查表》（含审查人、审查结果、附件清单）。

步骤4：供应商评估与选择

操作内容：

根据采购类型（如常规采购、战略采购、紧急采购），选择合适的评估方式：

询价/比价：适用于标准化、价格透明的物料（如办公用品、标准件），邀请3家及以上资质通过的供应商提供报价，对比价格、交期、付款条件等；

招标：金额较大（如超过*万元）或复杂的采购项目，采用公开招标或邀请招标，通过评标委员会（含采购、技术、财务、法务人员）综合评分；

综合评估：对服务质量、技术能力、合作稳定性要求高的采购（如设备运维、定制化服务），从质量（过往合格率、质量体系）、价格（报价合理性）、交期（平均交付周期）、服务（响应速度、售后方案）、合作意愿（长期合作承诺）等维度设定权重，量化评分（总分100分，设定合格线≥70分）。

评估结果由采购部门汇总，形成《供应商评估报告》，明确推荐候选供应商及排名。

关键输出：《供应商报价单》《招标文件》《评标报告》《供应商综合评估表》。

步骤5：确定供应商与公示

操作内容：

采购部门将《供应商评估报告》提交至采购决策委员会（由总经理、财务总监、*采购总监等组成）审议，确定最终合作供应商。

对于涉及公开招标或金额较大的采购，在企业内部OA系统或公告栏进行公示（公示期不少于3个工作日），公示内容包括供应商名称、采购内容、成交金额、主要优势等，接受内部监督。

公示无异议后，向供应商发出《合作意向书》；若有异议，由采购部门复核异议内容，必要时重新组织评估。

关键输出：《采购决策委员会决议》《合作意向书》。

步骤6：合同谈判与签订

操作内容：

采购专员与供应商就合同条款进行谈判，核心条款包括：

标的物规格、数量、价格及调价机制（如原材料波动时的价格调整公式）；

质量标准与验收方法（如依据国标、行标或双方约定的技术协议）；

交付时间、地点与运输方式；

付款条件（如预付款比例、到货款、质保金比例及支付节点）；

违约责任（如逾期交货、质量不达标时的赔偿标准）；

知识产权、保密条款、不可抗力等法律约定。

谈判完成后，由法务部门审核合同文本，保证符合《民法典》《合同法》及企业内部制度，重点规避法律风险。

合同经双方法定代表人或授权代表签字并加盖公章后生效，副本分发至需求部门、财务部、档案室存档。

关键输出：《采购合同》（含合同评审记录）、《法务审核意见书》。

步骤7：订单执行与履约跟踪

操作内容：

采购专员根据合同约定，向供应商下达《采购订单》，明确订单编号、交货日期、交付地址、联系人等信息，并要求供应商签字确认回传。

供应商备货/提供服务期间，