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公司财务费用报销管理制度

一、总则

为规范公司财务行为，加强费用控制，提高资金使用效益，明确费用报销的标准、流程及责任，确保公司各项费用支出的合理性、合规性和真实性，依据国家相关财经法律法规及公司实际经营情况，特制定本制度。

本制度适用于公司全体员工（含子公司及控股公司，另有规定的除外）在日常经营管理活动中发生的各项费用报销业务。所有费用支出均应遵循“事前申请、事中控制、事后报销”的原则，坚持勤俭节约、效益优先，反对铺张浪费。

二、费用报销的基本要求

（一）原始凭证的基本要求

原始凭证是费用报销的唯一合法依据，必须真实、合法、完整、准确。具体包括：

1.真实性：凭证所反映的经济业务必须真实发生，内容真实，数据准确。严禁虚构交易、虚开发票。

2.合法性：原始凭证必须符合国家法律法规及税务规定。主要指合法的发票，发票抬头必须为公司全称，税号准确无误。行政事业性收费收据等其他合法凭证也可作为报销依据，但需符合相关规定。

3.完整性：原始凭证的各项要素必须填写齐全，包括：开票日期、商品或服务名称、规格型号（如需）、数量、单价、金额（大小写必须一致）、开票单位发票专用章等。如为电子发票，应确保打印清晰、完整，并按公司规定进行查重和归档。

4.关联性：原始凭证所记载的经济内容必须与报销事由直接相关。

对于无法取得正规发票的特殊情况，需提供收款收据、付款凭证等，并附情况说明，经部门负责人及财务负责人批准后方可酌情处理，但此类情况应严格控制。

（二）报销单的填写要求

1.报销人应使用公司统一格式的《费用报销单》，内容填写必须完整、清晰、准确，不得涂改。

2.如实填写报销部门、报销日期、报销人、事由、附件张数、费用项目、金额（大小写）等。

3.费用项目应分类填写，不同性质的费用应分开填报，便于会计核算和数据分析。

4.报销金额大小写必须一致，小写金额前加“￥”，大写金额前加“人民币”字样，无角分的应写“整”字。

（三）报销责任

1.经办人责任：报销经办人对所报销费用的真实性、合法性、合规性及原始凭证的完整性负直接责任。确保所有报销事项均为公司业务所需，并已获得必要的事前批准（如需）。

2.部门负责人责任：对本部门员工报销费用的真实性、合理性及必要性进行审核，对报销业务的合规性负责。

3.财务部门责任：对报销凭证的合法性、完整性、合规性以及报销金额的准确性进行审核，对报销流程的规范性进行监督。

（四）报销时限

1.各项费用应在业务发生完毕后及时报销，一般不应超过业务发生当月月末。跨年度费用原则上不予报销，特殊情况需经总经理批准。

2.差旅费应在出差结束后一个月内办理报销手续。

三、具体费用项目的报销规定

（一）差旅费

差旅费是指员工因公出差所发生的交通费、住宿费、伙食补助费、市内交通费等。

1.事前申请：员工出差前应填写《出差申请单》，注明出差事由、地点、起止时间、人数、交通工具及预计费用，按审批权限报批。未履行事前申请手续的，原则上不予报销差旅费。

2.交通费：

*交通工具的选择应遵循经济实用原则。根据出差人员级别、出差地点及任务重要性，选择合适的交通工具（飞机、火车、汽车等）。

*乘坐飞机、高铁一等座等较高标准交通工具，需经总经理批准。

*交通费凭合规票据报销，订票费、退票费等特殊费用需附情况说明。

3.住宿费：

*住宿费按出差目的地不同，实行限额标准控制（具体标准由公司根据实际情况制定并适时调整）。

*住宿费应取得合规的住宿发票，超出标准部分原则上自理，特殊情况需经总经理批准方可报销。

*同性员工出差，原则上应合住标准间。

4.伙食补助费：

*按出差自然天数计算，实行定额补助，不再报销餐费发票（特殊招待除外，但需纳入业务招待费管理）。

*补助标准根据出差地区消费水平制定（具体标准由公司根据实际情况制定）。

5.市内交通费：

*出差期间市内交通费用，可选择按定额补助或凭合规票据实报实销（二者择一），具体方式及标准由公司统一规定。

*如由接待单位或其他方式提供交通工具的，不再享受市内交通补助。

（二）业务招待费

业务招待费是指公司为业务经营的合理需要而支付的应酬费用。

1.原则：业务招待应坚持必要、合理、节约的原则，严格控制招待标准和陪同人数。

2.事前申请：单笔或单次业务招待费达到一定金额的，需事前填写《业务招待申请单》，注明招待对象、事由、地点、预计人数、预计金额，按审批权限报批。

3.报销标准：根据招待对象的级别和业务重要程度，设定不同档次的人均消费标准。

4.凭证要求：报销时需提供合规发票、消费明细清单。大额招待费建议附相关的事前审批单、招待事由说明（包括参与人员、职务、事由等）。

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