采购合同审查与谈判记录表.docVIP

采购合同审查与谈判记录表工具模板

一、工具应用背景与价值

采购合同是企业与供应商之间明确权利义务、保障交易安全的核心法律文件，而合同审查与谈判则是控制采购风险、优化条款细节的关键环节。本工具模板旨在通过标准化流程，系统化记录谈判过程与审查要点，保证合同条款合法合规、权责清晰，同时为后续履约、纠纷处理提供追溯依据。适用于企业采购部门、法务部门及业务团队在新项目采购、合同续签、重大条款变更等场景中使用，助力提升采购管理规范性与风险防控能力。

二、标准化操作流程

（一）前置准备：明确需求与基础资料

需求梳理：采购部门根据业务需求，明确采购标的（如设备、服务、原材料）、数量、质量标准、预算上限、交付时间等核心要素，形成《采购需求说明书》。

资料收集：收集供应商资质文件（营业执照、相关行业许可证、授权委托书）、招标文件（若有）、历史合同模板、行业规范及技术标准等，作为谈判与审查的基础依据。

团队组建：确定谈判小组，至少包含采购负责人（主导商务条款）、技术专家（确认标的规格）、法务人员（把控法律风险），必要时可邀请财务、审计部门参与。

目标设定：基于采购需求与预算，制定谈判底线与期望目标（如价格浮动范围、交付周期弹性、违约责任比例等），形成《谈判策略清单》。

（二）谈判执行：逐项沟通与记录

开场与议程确认：谈判开始时，双方明确参与人员（需核对身份及授权权限）、谈判议程及时间安排，保证沟通聚焦核心议题。

核心议题谈判：围绕以下重点条款展开沟通，同步记录双方诉求与争议点：

标的条款：名称、规格、型号、技术参数、质量标准（需明确验收依据，如国标、行标或双方约定的技术协议）；

商务条款：价格（单价、总价、是否含税、付款方式与周期）、交付（时间、地点、运输方式、风险转移节点）、验收（流程、标准、异议处理期限）；

法律条款：违约责任（逾期交付、质量不达标、付款违约等的赔偿计算方式）、知识产权归属（如涉及定制化开发）、保密义务、不可抗力条款、争议解决方式（仲裁/诉讼管辖地）。

争议点记录：对存在分歧的条款，详细记录供应商的立场、理由及我方坚持的依据，如“价格条款：供应商报价含13%增值税，我方要求价税分离，增值税专票税率需与报价一致，争议点：供应商坚持‘一口价’含税，不愿拆分”。

临时协议确认：对谈判中达成一致的临时性解决方案（如“交付周期可延长7天，供应商需每日支付合同总额0.1%的违约金”），需经双方代表口头确认，并在记录表中备注“待纳入合同最终文本”。

（三）合同审查：合法性与风险核查

谈判结束后，法务部门或专业审查人员依据谈判记录，结合法律法规及企业制度，对合同文本进行逐条审查，重点关注：

主体资格审查：供应商营业执照是否在有效期内，经营范围是否涵盖采购标的，授权委托人是否具有合法权限（需核对授权委托书原件）。

条款一致性审查：合同文本是否与谈判记录中的约定一致，避免出现“谈判时约定分批交付，合同中未明确批次及时间”等遗漏。

合法性审查：条款是否符合《民法典》《招标投标法》《产品质量法》等法律法规（如“免责条款是否因故意或重大过失造成对方损失仍需承担责任”）。

风险点排查：

价格条款：是否明确计价货币、调价机制（如原材料价格波动超过±5%时是否调整）；

违约责任：是否约定明确的违约金计算方式及上限，是否存在“霸王条款”（如“供应商不承担间接损失”）；

履约保障：是否要求供应商提供履约保证金、质量保证金，金额及退还条件是否合理。

（四）记录整理：汇总信息与结论

将谈判过程、审查意见、最终结论汇总至《采购合同审查与谈判记录表》，保证内容完整、准确：

基本信息栏：填写合同编号、采购项目、双方主体信息、谈判时间地点等；

谈判记录栏：按议题分类梳理双方意见、争议点及解决方案；

审查意见栏：列出审查发觉的问题、风险等级（高/中/低）及修改建议；

结论与行动栏：明确“通过审查”“需修改后重审”或“不通过”，并注明下一步行动（如“供应商需3日内补充提供ISO9001认证材料，修订交付违约条款”）。

（五）归档管理：留存与追溯

记录表经双方代表签字确认（采购方由谈判小组组长、法务人员签字，供应商由授权代表签字）后，与合同文本、谈判资料、供应商资质文件等一并归档，电子版备份至企业采购管理系统，保存期限不少于合同终止后5年，便于后续履约跟踪与审计核查。

三、采购合同审查与谈判记录表模板

一、基本信息区

项目

内容

合同编号

（按企业合同管理规则填写，如CG-2024-X）

采购项目名称

采购方信息

名称：____________________；地址：____________________；联系人：某

供应商信息

名称：____________________；地址：____________________；联系人：某

谈判时间

______年_月_日_时_分至_