企业宣传资料与市场素材管理模板.docVIP

企业宣传资料与市场素材管理模板

一、适用业务场景

品牌形象统一：企业VI系统、品牌手册、宣传海报等核心素材的标准化存储与调用，保证跨部门、跨区域宣传物料风格一致；

市场活动支持：展会物料、推广短视频、产品介绍PPT等市场活动相关素材的版本管理与权限控制，保障活动素材及时、准确投放；

客户沟通辅助：针对不同客户类型（如潜在客户、合作伙伴、终端用户）的定制化素材（如案例集、解决方案白皮书）的分类与快速检索；

跨部门协作：市场部、品牌部、销售部等部门素材共享与协同编辑，避免素材重复制作或版本混乱；

素材资产沉淀：将优质宣传素材（如获奖作品、成功案例视频）归档为企业数字资产，为后续营销活动提供资源支撑。

二、标准化操作流程

步骤1：素材分类与编码

操作主体：品牌部/市场部指定管理员（如经理）

操作内容：

根据素材属性划分一级分类（如“品牌VI类”“市场活动类”“产品资料类”“客户案例类”“通用模板类”）；

在一级分类下设置二级分类（如“品牌VI类”下分“LOGO标准”“视觉规范”“宣传模板”；“市场活动类”下分“展会物料”“线上推广”“线下活动”）；

制定素材编码规则：一级分类代码（2位）+二级分类代码（2位）+创建年份（4位）+流水号（3位），例如“-01-2024-001”（代表企业简称，01代表品牌VI类，01代表LOGO标准）；

建立分类与编码对照表，同步至企业共享平台，供各部门查阅。

输出结果：《企业宣传素材分类与编码规范表》。

步骤2：素材与初审

操作主体：素材创建部门（如市场部活动组）

操作内容：

创建素材时，同步填写《素材管理信息表》（见第三部分），包含素材名称、类型、用途、负责人等核心信息；

将素材文件（高清源文件、压缩版）及《素材管理信息表》至企业指定素材管理平台（如企业网盘/协同系统），选择对应分类并关联编码；

平台自动触发初审流程：由部门负责人（如总监）审核素材内容是否符合业务需求、格式是否符合规范（如图片分辨率≥300DPI、视频格式为MP4/H.264）。

输出结果：素材成功记录，初审通过/驳回反馈。

步骤3：多级审核与发布

操作主体：品牌部（终审）、法务部（合规性审核，如涉及）

操作内容：

初审通过后，素材自动流转至品牌部进行终审，重点审核品牌调性一致性、版权合规性（如字体、图片是否商用授权）；

若素材涉及法律风险（如案例使用需客户授权），由法务部补充审核，确认无法律问题后签署《素材合规性确认单》；

审核通过后，在素材管理平台标记“已发布”状态，设置使用权限（如“全员可见”“仅销售部可见”“需申请使用”）。

输出结果：素材“已发布”状态，权限配置完成，合规性确认单归档。

步骤4：素材使用与登记

操作主体：素材使用部门（如销售部、分公司）

操作内容：

使用者通过素材管理平台检索素材，根据权限或在线预览，禁止通过非授权渠道（如个人U盘）传播素材；

素材用于外部场景（如展会、客户提案）时，需在《素材使用登记表》中记录使用时间、项目名称、客户名称、使用范围等信息，同步现场照片或客户反馈（如适用）；

严禁对素材进行二次修改（如裁剪、调色、替换文字），确需修改需重新提交审核流程。

输出结果：《素材使用登记表》更新，素材使用留痕记录。

步骤5：版本迭代与归档

操作主体：品牌部/市场部管理员、素材创建部门

操作内容：

当素材需更新（如品牌LOGO升级、产品信息迭代）时，由原创建部门提交《素材版本更新申请》，说明更新原因、内容变更点；

更新后的素材按“步骤2-步骤3”流程重新审核，审核通过后在原素材编码后增加版本号（如“-01-2024-001_v2”），原素材自动标记为“已归档”但仍可追溯历史版本；

每季度由管理员对长期未使用（如超过12个月未/未登记）的素材进行清理，形成《素材清理清单》经部门负责人审批后删除，保证平台存储效率。

输出结果：素材版本更新记录，历史版本归档，素材清理清单归档。

三、素材管理信息表

序号

素材编号

素材名称

素材类型（二级分类）

所属项目/活动

负责人

版本号

创建日期

文件大小

审核状态

审核人

存储路径（平台）

使用权限

备注（如适用场景、版权说明）

1

-01-2024-001

企业LOGO标准组合

品牌VI类-LOGO标准

-

*小明

v1.0

2024-01-15

2.5MB

已发布

*红梅

xxx/path1

全员可见

含横版、竖版及标准色值

2

-02-2024-015

Q2产品发布会PPT

市场活动类-线上推广

2024Q2新品发布

*李华

v1.0

2024-03-20

15.8MB

已发布

*刚强

xxx/path2

需申请使用

内部培训及客户提案专用

3

-03-2024-032

行业解决方案案例

客户案例类-行业方案

行业拓展项目

*张伟

v1.0

2024-05-