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员工离职流程管理标准操作手册

前言

为规范公司员工离职管理，保障员工与公司的合法权益，保证工作平稳过渡、资料信息完整及交接责任明确，特制定本手册。本手册适用于公司各部门及全体员工的离职流程操作，旨在通过标准化流程降低离职风险，维护公司正常运营秩序。

一、适用范围与适用对象

（一）适用范围

本手册涵盖员工从提出离职申请至离职手续完成的全流程管理，包括主动离职、协商解除劳动合同、劳动合同到期终止等情形。

（二）适用对象

公司正式签订劳动合同的在职员工；

试用期员工（需符合试用期离职相关规定）；

公司各部门负责人、人力资源部及相关协作岗位人员。

二、离职流程操作步骤

步骤一：离职申请提出

操作主体：员工本人（主动离职）/公司部门负责人/人力资源部（协商解除或公司提出终止）

操作内容：

主动离职：员工需提前30日（试用期提前3日）向直属领导提交书面《员工离职申请表》，注明离职原因、期望离职日期、工作交接初步计划等。因个人原因无法提交书面申请的，可通过OA系统发起电子申请，经直属领导确认后视为有效。

协商解除或公司提出终止：由部门负责人或人力资源部与员工沟通离职意向及原因，明确离职日期后，协助员工填写《员工离职申请表》，双方签字确认。

输出结果：《员工离职申请表》（员工签字、直属领导签字）

步骤二：部门审核与沟通

操作主体：员工直属领导、部门负责人

操作内容：

直属领导收到《员工离职申请表》后，3个工作日内与员工进行面谈，知晓离职真实原因（如工作内容、团队协作、发展空间等），记录《离职面谈记录表》。

若属可挽留情形（如员工对发展空间存在顾虑），部门负责人需协调解决方案（如岗位调整、职责优化等），反馈至人力资源部；若无法挽留，需确认离职日期是否符合《劳动合同法》规定（提前30日/3日），并在《员工离职申请表》中签署意见，提交至人力资源部。

输出结果：《离职面谈记录表》（员工签字、直属领导签字）、部门负责人签署的《员工离职申请表》

步骤三：人力资源部审核

操作主体：人力资源部专员

操作内容：

审核《员工离职申请表》及《离职面谈记录表》，确认离职原因、日期、交接计划是否符合公司制度及法律法规要求。

核算员工薪资、年假、加班费、经济补偿金（如适用）等金额，填写《离职薪资结算表》，注明结算周期、发放日期及明细。

对于涉及公司核心岗位、商业秘密或重要项目的员工，需评估离职风险，必要时由法务部门或分管领导审核。

审核通过后，人力资源部向员工及所在部门发送《离职交接通知书》，明确交接内容、时限及责任人。

输出结果：《离职薪资结算表》（HR专员签字、部门负责人签字）、《离职交接通知书》

步骤四：工作交接执行

操作主体：离职员工、接收人、部门负责人、人力资源部

操作内容：

离职员工根据《离职交接通知书》要求，与接收人共同制定《工作交接清单》，内容包括：

工作内容：未完成事项、正在进行项目、后续工作安排；

资料文件：纸质文件、电子文档、密钥账号（OA、邮箱、业务系统等）；

物品资产：电脑、工牌、钥匙、办公用品等；

对外对接：客户信息、合作方联系人、未结事项说明。

交接过程中，接收人需逐项核对《工作交接清单》，确认无误后双方签字，部门负责人监督并签字确认。

涉及公司核心机密或未公开项目的，需额外签署《保密承诺书》补充条款，明确离职后保密义务。

输出结果：《工作交接清单》（离职员工、接收人、部门负责人三方签字）、《保密承诺书》（如适用）

步骤五：离职手续办理

操作主体：离职员工、人力资源部、行政部、财务部

操作内容：

物品归还：员工至行政部归还工牌、钥匙、电脑、工服等公司财物，行政部核对无误后在《离职手续办理表》中签字确认。

权限停用：人力资源部通知IT部门停用员工OA系统、邮箱、业务系统等账号权限，保证数据安全。

薪资结算：员工持《离职手续办理表》至财务部确认薪资、经济补偿金（如适用）等金额，核对无误后签字；薪资于离职次月发薪日统一发放（或按劳动合同约定日期发放）。

离职证明开具：人力资源部根据《劳动合同法》规定，为员工开具《离职证明》，注明离职日期、工作岗位、在职期限等信息，不得添加与离职无关的内容（如离职原因评价等）。

输出结果：《离职手续办理表》（行政部、财务部、人力资源部签字）、《离职证明》（人力资源部盖章）

步骤六：后续跟进与归档

操作主体：人力资源部、部门负责人

操作内容：

人力资源部在员工离职后10个工作日内，完成社保、公积金账户停缴手续，协助员工办理转移手续（如员工提出申请）。

部门负责人接收工作后，1周内确认交接事项完成情况，反馈至人力资源部。

人力资源部将《员工离职申请表》《离职面谈记录表》《工作交接清单》《离职手续办理表》《离职证明》等资料整理归档，保存期限不少于2年。

输出结果：离职资料归档记录、社保公积金停缴证明

三、相关模板表单