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行政类实习报告

行政类实习报告

一、实习单位简介

本次实习单位为XX科技有限公司，成立于2005年，是一家专注于企业级软件开发与信息技术服务的高新技术企业。公司现有员工320人，其中技术研发人员占比65%，行政管理人员占比15%，市场销售及服务人员占比20%。公司总部位于北京市海淀区中关村软件园，在上海、广州、深圳设有分支机构，年营业额达3.5亿元人民币。公司行政部共有8名员工，分为行政事务、后勤保障、办公环境维护和资产管理四个小组，负责全公司行政管理工作。

二、实习岗位及职责

实习期间，本人担任行政部实习生，主要负责协助行政主管处理日常行政事务，具体职责包括：

1.协助组织公司各类会议，包括会议室预订、设备调试、会议记录整理等

2.负责办公用品的采购、登记、分发与管理

3.协助处理员工差旅报销事宜，包括单据审核、系统录入等

4.参与公司固定资产的盘点、登记与管理工作

5.协助维护办公环境，包括绿植养护、卫生检查等

6.参与公司各类活动的策划与执行

7.协助处理来访客人的接待工作

三、实习内容及过程

3.1会议组织与管理

在实习期间，共协助组织各类会议62场，其中部门例会28场，项目研讨会15场，客户交流会9场，公司级会议10场。具体工作内容包括：

-会议室预订：通过公司OA系统进行会议室预订管理，确保会议室资源合理利用。高峰期（周一上午和周五下午）会议室使用率达95%，通过合理调配，解决了5起会议室冲突事件。

-设备调试：负责会议室投影仪、音响、视频会议系统等设备的调试工作，累计调试设备87次，设备故障率从原来的12%降至5%。

-会议记录：整理会议纪要23份，确保会议决议得到有效传达和执行，其中8份会议纪要被纳入公司正式文件存档。

3.2办公用品管理

实习期间，全面负责办公用品的采购、登记与分发工作，具体数据如下：

-采购：完成办公用品采购订单15份，涉及品类236种，总金额28,600元，较去年同期节省采购成本12%。

-登记：建立电子化办公用品库存管理系统，实时监控库存水平，设置最低库存预警，有效避免了3次因库存不足导致的办公中断。

-分发：平均每周发放办公用品3次，服务员工320人，人均月消耗办公成本85元，较行业平均水平低20%。

3.3差旅报销管理

协助处理员工差旅报销工作，共处理报销单据186份，涉及金额328,500元。具体工作包括：

-单据审核：严格按照公司差旅报销政策审核单据，发现问题单据12份，包括超标报销、票据不合规等问题，为公司节约费用8,600元。

-系统录入：将审核通过的报销信息录入财务系统，平均处理每份单据耗时15分钟，较手工录入效率提高40%。

-统计分析：每月生成差旅费用分析报告，分析各部门差旅费用占比及趋势，为管理层提供决策参考。数据显示，销售部门差旅费用占比最高，达总差旅费用的45%。

3.4固定资产管理

参与公司固定资产盘点与管理工作，具体工作内容包括：

-盘点：参与季度固定资产盘点，盘点资产类别12种，数量1,256件，发现账实不符情况8起，已全部完成调整。

-登记：更新固定资产电子台账，新增固定资产45件，包括电脑、打印机、办公家具等，总价值186,500元。

-维护：建立固定资产定期维护计划，确保设备正常使用，延长设备使用寿命。电脑设备平均使用寿命从3.5年延长至4.2年，为公司节省设备更新成本约35,000元/年。

3.5办公环境维护

协助维护办公环境，确保良好的工作氛围，具体工作包括：

-绿植养护：负责公司办公区域绿植养护工作，绿植总数达180盆，成活率保持在95%以上，较实习初期提高15%。

-卫生检查：每周进行办公区域卫生检查，发现问题32处，已全部整改，办公环境满意度调查显示，员工对办公环境的满意度从82%提升至91%。

-环境优化：提出办公环境优化建议12条，其中8条被采纳实施，包括增设休息区、优化照明系统等，有效提升了员工工作体验。

3.6公司活动策划与执行

参与公司各类活动的策划与执行工作，具体活动包括：

-年度团建活动：协助策划执行年度团建活动，参与员工280人，活动满意度达96%，较去年提高8%。

-节日庆祝活动：组织春节、中秋等节日庆祝活动，累计参与员工450人次，增强了团队凝聚力。

-培训活动：协助组织内部培训活动15场，参与员工320人次，培训满意度达9