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询价书标准格式及写作指导范例

在商业活动中，询价书作为采购方获取供应商报价、进行比较和选择的重要工具，其规范性与清晰度直接影响采购效率与结果质量。一份结构完整、内容明确的询价书，能够有效减少沟通成本，确保供应商提供的报价具有可比性，从而帮助采购方做出最优决策。本文将详细阐述询价书的标准格式，并结合写作要点提供指导范例，以期为相关从业人员提供实用参考。

一、询价书的核心构成与标准格式解析

询价书并非简单的信息罗列，而是一套逻辑严谨、要素齐全的正式文件。其标准格式通常包含以下关键组成部分：

（一）首部信息

1.询价方基本信息：清晰列明询价单位的全称、地址、联系人、联系电话、电子邮箱等，便于供应商及时沟通。若涉及具体部门或项目，亦应注明。

2.报价方信息栏：预留供应商填写其全称、地址、法定代表人/授权代表、联系人、联系电话、电子邮箱等信息的位置。

3.询价书编号：由询价方自行编制，用于内部管理和文件追溯，编号规则应体现逻辑性，如包含年份、部门、项目类型等元素。

4.询价日期：即询价书发出的正式日期。

（二）正文部分

这是询价书的核心，需详尽、准确地传达采购需求。

1.询价目的与背景（可选）：简要说明本次询价的目的，如为哪个项目采购、采购的必要性等，帮助供应商理解项目context。

2.货物/服务需求清单与规格：

*核心内容：逐项列出所需采购的货物名称、型号规格、技术参数、材质、性能指标、服务内容与标准等。此部分务必清晰、具体、无歧义，避免使用“优质”、“良好”等模糊词汇。若技术参数复杂，可作为附件单独列出。

*表述方式：可采用表格形式，使清单条理分明，便于供应商逐项报价和采购方对比。

3.数量：明确每种货物的采购数量或服务的范围与频次。

4.交货/服务提供时间要求：

*明确具体的交货日期或服务开始、完成日期。

*若有阶段性要求，需详细说明各阶段的时间节点。

5.交货/服务地点：详细注明货物送达的具体地址或服务提供的具体场所。

6.质量标准与验收方式：

*质量标准：引用国家、行业标准，或双方约定的具体标准。

*验收方式：说明验收的流程、依据、参与方及不合格品的处理办法。

7.报价要求：

*报价形式：明确是单价报价、总价报价，还是包含其他费用的综合报价。

*报价货币：指定报价所使用的货币种类。

*报价包含内容：明确报价是否包含货物本身价格、包装费、运输费、保险费、安装调试费、税费、培训费及其他相关费用。

8.报价有效期：规定报价从发出之日起保持有效的期限，该期限应足够长，以保证采购方能完成比价、评审和合同签订等后续工作。

9.付款方式与条件：明确约定付款的阶段（如预付、到付、分期付款比例）、付款期限、支付方式（如银行转账、承兑汇票等）及所需提供的付款凭证。

10.响应文件要求：

*报价单：通常要求供应商按询价书格式或指定格式填写并加盖公章。

*资质证明文件：如营业执照副本、相关生产/经营许可证、质量管理体系认证、产品合格证、授权代理证明（若为代理商）、业绩证明（可选）等。

*技术方案（若需要）：对于复杂的货物或服务，可要求供应商提供详细的技术实施方案、售后服务承诺等。

*提交方式：明确是纸质版（份数）还是电子版，或两者皆需。

*密封要求（若为正式招标类询价）：对纸质响应文件的密封和标记做出规定。

11.报价截止时间与提交地点：

*截止时间：精确到年月日时分。

*提交地点：明确的physical地址或指定的电子邮箱/在线平台。

12.联系方式：指定本次询价事宜的联系人及联系方式，以便供应商咨询。

13.其他说明：

*保密条款：若涉及商业秘密，可要求供应商对询价书内容及后续接触到的信息予以保密。

*知识产权：明确采购货物/服务所涉及的知识产权归属。

*违约责任（简述或指向合同）：可简要提及，或说明将在后续合同中详细约定。

*询价书的澄清与修改：说明询价方有权对询价书内容进行澄清或修改，并规定通知方式和截止时间。

*不承诺最低价中标：通常会注明询价方保留选择任何报价或全部不选择的权利，并非必然接受最低报价。

（三）结尾

1.感谢语：如“感谢贵公司的积极参与和支持！”

2.询价方落款：询价单位全称（并加盖公章）、法定代表人或授权代表签字（可选）。

（四）附件（可选）

对于技术规格复杂、图纸、参考样品图片、详细的服务流程等内容，可作为附件附于询价书之后，并在正文中注明“详见附件X”。

二、询价书写作指导与要点提示

撰写一份高质量的询价书，需把握以下原则：

1.准确性：所有信息，特别是技术参数、数量、日期等，必须准确无误。

2.完整性：确保涵