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机关单位财务报销流程规范与模板

前言

机关单位的财务报销工作，是单位财务管理的重要组成部分，直接关系到单位资金的规范、安全和高效使用，也与每一位工作人员的日常工作息息相关。建立健全科学、规范的财务报销流程，不仅是加强内部管理、防范财务风险的必然要求，也是提高工作效率、提升服务质量的有效途径。本文旨在结合机关单位的实际情况，对财务报销的基本流程、关键节点、凭证要求及常用模板进行梳理与规范，以期为各单位提供一份具有实操性的参考指南。

一、报销总则

（一）基本原则

1.合规性原则：报销事项必须符合国家法律法规、财经纪律以及单位内部财务管理制度的规定。严禁报销任何形式的违规、违纪、违法支出。

2.真实性原则：报销的经济业务必须真实发生，报销凭证必须真实、合法、有效，严禁虚构经济业务、虚开发票、虚报冒领。

3.效益性原则：报销支出应符合单位预算安排，力求节约，注重资金使用效益，避免铺张浪费。

4.及时性原则：各项经济业务发生后，经办人应及时办理报销手续，避免长期积压。

5.完整性原则：报销凭证及相关附件应齐全、完整，要素填写清晰、规范。

（二）适用范围

本规范适用于单位所有部门及全体工作人员因公务活动发生的各项费用报销，包括但不限于差旅费、会议费、培训费、办公费、水电费、邮电费、交通费、招待费、维修费、专用材料费等。

二、报销基本流程

机关单位财务报销一般应遵循以下流程，各单位可根据自身规模和管理需要进行适当调整，但核心环节不可或缺。

（一）经办人取得并整理原始凭证

1.取得凭证：经办人在公务活动结束后，应及时向对方单位索取合法、合规的原始凭证（主要为发票）。

2.审核凭证：经办人应对原始凭证的真实性、合法性、完整性进行初步审核。重点检查：

*发票抬头是否为本单位全称；

*税号（统一社会信用代码）是否准确；

*开票日期是否清晰；

*商品或服务名称、规格、数量、单价、金额是否准确完整，是否与实际业务相符；

*发票是否加盖销售方有效印章；

*电子发票应检查其真实性，避免重复打印报销。

3.整理粘贴：将审核无误的原始凭证（发票、行程单、付款凭证等）按照类别、金额大小等顺序整齐粘贴在“原始凭证粘贴单”上，粘贴时应避免覆盖凭证关键信息。

（二）填写报销单

经办人根据原始凭证内容，如实、规范填写单位统一格式的《费用报销单》或相关专项报销单（如差旅费报销单）。填写要点包括：

1.基本信息：报销部门、报销日期、经办人姓名及联系方式。

2.报销事由：简明扼要地填写报销业务的具体内容和原因，如“赴XX地参加XX会议差旅费”、“购买办公用品”等。

3.费用明细：按费用性质（如交通费、住宿费、餐费、办公费等）分别列示，填写清楚每项费用的发生日期、内容、金额。

4.附件张数：准确填写所附原始凭证的张数。

5.合计金额：大小写金额必须一致，不得涂改。

6.收款信息：如为对公支付，填写收款单位名称、开户行、账号；如为个人垫付需转账的，填写个人姓名、身份证号、银行卡号、开户行。

（三）部门负责人审核

经办人将填写完整的报销单及所附原始凭证提交本部门负责人审核。部门负责人应对以下内容进行审核：

1.报销业务的真实性、必要性，是否符合本部门工作安排。

2.报销单填写的完整性、规范性。

3.原始凭证的合规性、相关性。

4.费用支出是否控制在预算范围内。

审核无误后，部门负责人在报销单相应位置签字确认，并承担审核责任。

（四）财务部门审核

经部门负责人审核后的报销凭证，提交单位财务部门进行专业审核。财务审核一般包括初审和复核两个环节（规模较小单位可合并）。

1.会计初审：

*复核原始凭证的真实性、合法性、完整性、合规性，复核报销单填写的准确性。

*检查费用标准是否符合国家及单位相关规定（如差旅费住宿标准、伙食补助标准等）。

*检查是否有预算指标，支出是否符合预算管理要求。

*对特殊事项或大额支出，核实是否有相关审批依据（如会议通知、培训文件、采购审批单等）。

初审无误后，会计人员在报销单上签字。

2.财务负责人/复核岗复核：对初审通过的报销凭证进行再次复核，重点关注政策把握、金额较大或有疑问的报销事项，确保审核质量。复核无误后签字。

（五）单位领导审批

根据单位财务审批权限规定，由相应层级的领导进行审批。审批人主要对报销事项的整体合规性、必要性以及金额的合理性进行最终审定。领导审批后签字。

（六）出纳付款

经上述所有环节审核审批完毕后，报销单交给出纳岗办理付款手续。

1.出纳人员对报销单的审批手续是否完备、签字是否齐全进行最后核查。

2.根据报销单上的收款信息，通过银行转账等方式支付款项。

3.付款后，在报销单上加盖“现金付讫