企业行政工作管理标准化流程.docVIP

一、适用业务场景

本标准化流程适用于企业日常行政事务的规范化管理，涵盖办公物资采购、会议组织与记录、固定资产管理、印章使用与档案管理等核心场景，保证行政工作高效有序运行。具体包括：新员工入职办公物资配置、部门常规用品申领、跨部门协调会议筹备、办公设备新增/报废处置、合同文件用印审批、重要资料归档等典型业务场景。

二、标准化操作流程

（一）办公用品采购与管理流程

需求发起与提报

各部门根据实际工作需要，指定专人（如部门助理*）填写《办公用品采购申请表》，注明物品名称、规格型号、单位、需求数量、预估单价、用途说明及紧急程度。

部门主管*对需求的合理性进行审核，确认后提交至行政部。

需求汇总与审批

行政部每月收集各部门采购申请，汇总形成《办公用品月度采购清单》，按金额分级审批：

单次采购金额≤500元：由行政经理*审批；

单次采购金额＞500元：需报请总经理*审批。

审批通过后，行政部统筹安排采购。

采购执行与验收入库

行政部根据采购清单，选择2家及以上合格供应商进行询价，综合性价比确定供应商，签订采购协议（如需）。

物品到货后，由行政部与申请人共同验收，核对物品名称、规格、数量及质量，填写《办公用品入库登记表》，更新库存台账。

领用与发放

员工领用办公用品时，填写《办公用品领用登记表》，注明领用人、部门、物品名称、数量及领用日期。

耐用性办公用品（如计算器、U盘等）需在领用后3个工作日内至行政部登记责任人信息，离职时需办理归还手续。

（二）会议组织与纪要管理流程

会议发起与审批

会议发起人填写《会议申请表》，明确会议主题、时间（起止时刻）、地点、参会人员（部门及职务）、会议议程、需准备的物料（如投影仪、白板笔）及预计时长。

根据会议性质分级审批：

部门内部会议：由部门主管*审批；

跨部门会议或参会人数≥20人的会议：需报请行政经理*审批。

会前准备与通知

行政部根据审批通过的《会议申请表》，提前1个工作日完成以下工作：

预定会议室（如需使用视频会议设备，提前测试设备功能）；

准备会议物料（如席卡、议程表、饮用水等）；

通过企业通讯工具（如钉钉、企业）发送会议通知，明确会议（线上会议）、注意事项及联系人。

会中服务与记录

会议开始前15分钟，行政部工作人员到场检查会场布置、设备运行情况，引导参会人员签到。

会议过程中，指定专人（行政部人员或会议发起人助理）记录会议要点，包括讨论决议、待办事项、责任部门/人及完成时限。

会后整理与归档

会议结束后2个工作日内，整理形成《会议纪要》，经会议主持人*审核确认后，分发至各参会部门及人员。

行政部将《会议申请表》《会议签到表》《会议纪要》等资料整理归档，保存期限不少于3年。

（三）固定资产管理流程

资产采购与登记

部门因工作需要新增固定资产（如电脑、打印机、办公家具等），提交《固定资产采购申请表》，注明资产名称、规格、预估金额、使用人及用途。

审批流程参照办公用品采购执行，审批通过后由行政部统一采购。

资产到货验收合格后，行政部粘贴资产标签（含编号、名称、采购日期），填写《固定资产台账》，记录资产编号、名称、规格型号、使用部门、使用人、原值、折旧年限等信息。

资产转移与维护

部门间资产转移时，需填写《固定资产转移申请表》，经双方部门主管*及行政部审批后，更新《固定资产台账》中的使用部门及使用人信息。

资产使用人负责日常维护，如出现故障，及时提交《固定资产维修申请表》，行政部联系维修并记录维修情况。

资产报废与处置

固定资产达到使用年限或因损坏无法修复时，由使用部门填写《固定资产报废申请表》，注明报废原因、资产现状及残值预估。

行政部对资产进行鉴定，确认后报总经理*审批，审批通过后按企业财务规定处置残值，并更新《固定资产台账》中资产状态为“已报废”。

三、常用行政事务表单模板

（一）《办公用品采购申请表》

申请部门

申请人

申请日期

物品名称

规格型号

单位

用途说明（可附页）

紧急程度（□普通□紧急）

部门主管审批意见：

签字：

日期：

行政部审核意见：

签字：

日期：

采购结果（到货数量、实际单价、供应商）：

（二）《会议纪要》

会议名称

会议时间

会议地点

主持人

记录人

参会人员（签到表附后）

会议议程：

一、议题1：

二、议题2：

讨论决议：

待办事项：

序号

内容

责任部门/人

1

2

主持人签字：

日期：

分发范围：

（三）《固定资产台账》

资产编号

资产名称

规格型号

使用部门

使用人

采购日期

启用日期

原值（元）

折旧年限（年）

净值（元）

资产状态（□在用□闲置□维修中□已报废）

备注

四、执行过程中的关键控制点

审批权限分级明确：不同金额、类型的行政事务需对应相应审批人，严禁越级审批或口头审批，保证流程合规性。

台账动态更新：办公用品库存、固定资产信息需实时更新，