跨部门协作沟通协调流程模板.docVIP

跨部门协作沟通协调流程指南

一、适用场景说明

本流程适用于企业内部需多部门共同参与、协同推进的工作场景，主要包括但不限于：

联合项目推进：如新产品研发上市、市场活动策划、大型项目交付等，需跨部门分工协作；

资源调配需求：如共享人力、预算、设备等资源，涉及多部门权益协调；

流程优化协同：如跨部门业务流程梳理、制度修订等，需统一标准与行动；

突发问题处理：如客户投诉响应、生产异常处理等，需多部门快速联动解决。

二、协作流程操作步骤

（一）需求发起与提报

责任主体：需求发起部门（如项目组、业务部门等）

具体动作：

明确协作需求：清晰界定目标、范围、需协调的部门及资源，避免需求模糊（如“需市场部配合完成产品推广”需具体到“需市场部在X月X日前提供推广方案及预算”）。

填写《跨部门协作需求申请表》（见模板部分），内容包括需求背景、目标、具体事项、期望时间节点、所需支持等。

提交至指定协调部门（如企业管理部、项目办公室或指定牵头部门），同步抄送相关部门负责人。

输出物：《跨部门协作需求申请表》

（二）需求接收与确认

责任主体：协调部门、接收部门

具体动作：

协调部门收到申请后1个工作日内，审核需求完整性、可行性，对信息不全的退回发起部门补充。

审核通过后，协调部门将需求表分发至涉及的所有接收部门，并同步组织需求对接会（必要时）。

各接收部门在收到需求后2个工作日内，反馈确认意见：

若可承接，明确初步配合计划；

若需调整或无法承接，说明具体原因及建议，反馈至协调部门。

输出物：部门确认反馈记录

（三）方案制定与对齐

责任主体：发起部门、接收部门、协调部门

具体动作：

发起部门牵头，组织接收部门召开方案制定会，明确分工、时间节点、交付标准及协作边界（如“技术部负责开发接口，市场部负责对接第三方平台”）。

各部门根据分工细化执行方案，协调部门汇总形成《跨部门协作方案》，明确：

总体目标与里程碑；

各部门具体任务、责任人（*）、完成时限；

风险预案及沟通机制（如周例会、进度同步群）。

方案需经所有相关部门负责人签字确认（或线上审批），由协调部门存档并分发至各执行部门。

输出物：《跨部门协作方案》

（四）执行推进与跟踪

责任主体：各执行部门、协调部门

具体动作：

各责任部门按方案推进工作，每日/每周更新进度至协作沟通群（或指定系统），遇问题及时反馈。

协调部门每周组织进度同步会（或线上沟通），跟踪任务完成情况，记录偏差：

若进度正常，继续推进；

若存在延迟或风险，组织分析原因，协调资源解决（如调整人力、延长时限等）。

重要节点（如方案评审、阶段性交付）需提前3个工作日提醒相关部门，保证准时参与。

输出物：进度跟踪记录、会议纪要

（五）过程反馈与调整

责任主体：执行部门、协调部门

具体动作：

执行过程中若遇需求变更、资源冲突等问题，责任部门需及时（24小时内）向协调部门提交《变更申请》，说明变更原因、影响及替代方案。

协调部门组织评估变更可行性，涉及重大调整（如目标变更、预算增加）需上报上级领导审批。

审批通过后，更新《跨部门协作方案》并重新分发，同步调整各部门任务与时间节点。

输出物：《变更申请表》、更新后的《协作方案》

（六）闭环归档与复盘

责任主体：发起部门、协调部门

具体动作：

协作任务完成后，责任部门提交交付物（如报告、成果、数据等），由发起部门验收确认，填写《验收确认单》。

协调部门收集《需求申请表》《协作方案》《进度记录》《变更申请》《验收确认单》等资料，整理归档（电子+纸质），保证可追溯。

协调部门组织所有参与部门召开复盘会，总结经验（如“跨部门沟通前置可减少返工”）、不足（如“时间节点预留不足”），输出《复盘报告》，持续优化后续协作流程。

输出物：《验收确认单》《复盘报告》、归档资料

三、沟通协调记录表模板

跨部门协作沟通协调记录表

需求编号

发起部门

发起人（*）

接收部门

接收人（*）

需求主题

核心协调事项

责任分工（部门/人*）

时间节点（计划/实际）

当前状态（待确认/执行中/已完成/已搁置）

备注

更新日期

XZ-2024-001

产品部

*

技术部、市场部

、

新产品“”上线推广

技术部完成开发并部署，市场部制定推广方案

技术部：（开发）；市场部：（方案）

计划：2024-03-15/实际：2024-03-16

执行中

开发阶段需预留2天测试时间

2024-03-10

XZ-2024-002

人力资源部

*

财务部、行政部

、

年度团建活动

财务部审批预算，行政部落实场地与物资

财务部：（预算）；行政部：（场地）

计划：2024-03-20/实际：-

待确认

需财务部3月12日前反馈预算结果

2024-03-08

说明：

需求编号规则：XZ（协作）-年份-序号（如XZ-2024-001）；

状态更新：责任部门每日17: