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会议记录标准模板与填写指南

二、填写指南与要点说明

（一）会议基本信息部分

1.会议名称：应准确、规范，能体现会议的性质和内容，例如“2024年度市场部工作计划研讨会”。

2.会议时间：需精确到分钟，包含开始和预计结束时间。线上会议可注明时区（如适用）。

4.参会人员：

*列出所有参会者姓名及职务/部门，方便后续查阅。大型会议可附签到表作为附件，记录中可只写主要人员或概括“相关部门代表共X人”。

*区分“应到”、“实到”、“缺席”人数及名单，缺席人员需注明原因（如请假、出差等），便于追溯。

5.记录人：填写记录者姓名，明确责任。

6.会议主题：一句话概括会议的核心内容，简洁明了。

7.会议目标：说明本次会议希望达成的具体成果，例如“确定Q3产品推广方案”、“解决XX项目延期问题”等，有助于衡量会议是否成功。

（二）会议议程与主要内容纪要部分

这是会议记录的核心，需客观、准确、简洁地反映会议过程和核心信息。

1.议题组织：严格按照会议实际议程顺序记录，每个议题单独成项。

2.主要发言与讨论要点：

*聚焦关键信息：记录发言人的核心观点、重要论据、提出的问题或解决方案，而非逐字逐句的复述。

*区分观点与事实：清晰记录哪些是客观事实陈述，哪些是个人观点或建议。

*突出讨论焦点：对于讨论中的分歧、争议点以及最终如何达成一致的过程，应予以简要记录。

*保持中立客观：避免加入记录者个人的主观评价或情感色彩。

3.决议/共识：

*明确具体：这是会议成果的直接体现，必须清晰、准确地记录下来。例如“同意采用方案A进行开发”、“决定将项目deadline延后X天”。

*未决事项：对于未能达成共识或需要进一步研究的事项，也应记录，并说明后续安排。

（三）行动项清单部分

行动项是会议产生价值、推动工作的关键，务必清晰、明确、可追踪。

1.行动事项描述：具体、可执行，避免模糊不清的表述。例如，不说“跟进客户反馈”，而说“整理客户对XX功能的反馈意见，并形成改进建议报告”。

2.负责人：明确到个人，避免“某某部门负责”而无人具体承接。

3.协助人(如有)：记录提供支持或协作的人员。

4.计划完成时限：设定明确的截止日期，便于进度跟踪和问责。

5.备注：可填写完成标准、所需资源、注意事项等补充信息。

（四）其他事项与下次会议预告

*其他事项：记录会议中临时提出但未在议程内，却又需要备忘的重要信息。

*下次会议预告：如本次会议决定了下次会议的初步安排，可在此记录，方便大家提前准备。

三、会议记录的常见误区与提升建议

1.过度追求细节，忽略重点：记录不是速记，要提炼核心信息，避免冗长。

2.遗漏关键决议或行动项：这是会议记录最致命的缺陷，务必反复核对。

3.记录不及时，依赖回忆：最好在会议进行中实时记录，会后立即整理，避免遗漏和偏差。

4.语言表达模糊不清：使用准确、规范的词汇，确保信息传递无误。

5.缺乏审核：重要会议记录在分发前，建议请会议主持人或相关负责人审阅，确保准确性。

6.格式不统一，难以查阅：采用标准模板有助于信息的快速定位和理解。

提示：会议记录应在会议结束后尽快整理完毕并分发。分发范围应根据会议性质和内容确定，确保相关人员及时获取信息。对于涉及保密内容的会议记录，需严格遵守保密规定。

通过遵循以上模板和指南，相信能够显著提升会议记录的质量和效率，使其真正成为团队协作和组织运营的有效工具。