供应链管理采购流程与供应商评估表.docVIP

供应链管理采购流程与供应商评估工具指南

一、适用情境与价值

本工具适用于企业供应链管理中采购全流程的标准化管控及供应商系统性评估，具体场景包括：

新供应商引入：当企业需要开发新的原材料/服务供应商时，通过规范流程保证供应商资质达标；

现有供应商定期评估：按季度/年度对合作供应商进行绩效复盘，优化供应商结构；

战略采购项目：针对高价值、长周期采购品类，通过流程管控降低风险、提升采购效率；

合规性审计：为采购决策提供可追溯的流程记录与评估数据，满足内部审计及外部合规要求。

通过标准化流程与量化评估，企业可实现采购过程透明化、供应商选择科学化，从而降低采购成本、保障供应稳定性、提升供应链整体效能。

二、采购流程全周期操作指引

（一）需求确认与计划制定

需求发起：需求部门（如生产部、研发部）提交《采购需求申请表》，明确物料/服务名称、规格型号、需求数量、交付时间、质量标准、预算上限等关键信息，部门经理*审批通过后提交至采购部。

需求评审：采购部联合需求部门、财务部、质量部召开需求评审会，核查需求的合理性、预算匹配度及交付可行性，形成《采购需求评审纪要》。

采购计划制定：根据评审结果，采购部制定《采购计划》，明确采购品类、供应商筛选范围、采购方式（招标/询价/单一来源等）、时间节点及责任人。

（二）供应商寻源与资质审核

供应商寻源：采购部通过以下渠道收集供应商信息：

行业协会、专业展会及推荐目录；

公开招标平台（如采招网、第三方采购平台）；

现有供应商推荐（需经独立核实）；

主动开发潜在供应商（针对新兴品类或战略物料）。

资质初审：采购部对收集到的供应商进行初步筛选，核验《营业执照》《相关行业资质证书》（如ISO9001、ISO14001等）、生产/经营许可、过往合作案例（至少3份）等文件，形成《供应商资质初审表》，剔除不满足基本要求的供应商。

（三）供应商考察与样品测试

现场考察：对通过资质初审的供应商，由采购部牵头，组织质量部、技术部进行现场考察，重点核查：

生产/服务能力（设备配置、产能、工艺水平）；

质量管控体系（检验流程、不合格品处理机制）；

供应链稳定性（原材料来源、物流合作方）；

财务状况（近3年财务报表、信用评级）。

考察完成后，三方共同签署《供应商现场考察报告》。

样品测试：针对需采购的物料，要求供应商提供样品，由质量部按《进料检验标准》进行测试，出具《样品测试报告》，重点验证功能、尺寸、外观、包装等是否符合需求。

（四）商务谈判与合同签订

商务谈判：采购部根据《采购计划》《供应商评估表》及市场行情，与入围供应商进行谈判，明确价格、交付周期、付款方式、违约责任、售后服务等条款，形成《商务谈判记录》。

合同审批：谈判达成一致后，采购部拟定《采购合同》，提交法务部审核、财务部复核、总经理*审批，保证合同条款合规、权责清晰。

合同签订：审批通过后，双方加盖公章/合同章，合同正式生效，采购部同步更新《供应商档案库》。

（五）订单执行与交付验收

订单下达：采购部根据生产计划/需求进度，向供应商下达《采购订单》，明确订单号、物料信息、数量、交付时间、交货地点等，要求供应商确认回复。

交付跟踪：采购专员*通过ERP系统定期跟踪订单执行进度，对可能延迟的供应商及时预警，协调解决生产/物流异常，保证按时交付。

到货验收：物料到货后，仓库部核对送货单与采购订单信息，清点数量并检查外观；质量部按《进料检验标准》进行抽样检验，合格则办理入库手续，不合格则出具《不合格品处理单》，要求供应商限期退换货或返工。

（六）供应商绩效评估与结果应用

数据收集：采购部每月收集供应商绩效数据，包括：

交付指标：准时交货率、订单满足率；

质量指标：批次合格率、退货率、客诉次数；

服务指标：响应速度（问题处理及时率）、配合度（如需求变更灵活性）；

价格指标：价格竞争力、成本优化贡献。

季度评估：采购部每季度组织绩效评估会，联合质量部、需求部门依据《供应商评估表》对供应商进行量化评分（总分100分），划分等级：

A级（≥90分）：优秀供应商，优先分配订单；

B级（70-89分）：合格供应商，维持现有合作；

C级（60-69分）：待改进供应商，制定改进计划并跟踪落实；

D级（＜60分）：不合格供应商，启动淘汰流程。

结果应用：

对A级供应商给予年度合作表彰、订单倾斜；

对C级供应商发出《改进通知书》，30天后复评仍不达标则降级；

对D级供应商终止合作，并更新《供应商黑名单》；

评估结果同步至供应商档案，作为后续采购决策的核心依据。

三、核心工具模板清单

模板一：采购流程记录表

流程阶段

记录表名称

核心字段

需求确认

采购需求申请表

需求部门、物料名称、规格型号、需求数量、交付时间、预算、申请人、审批人*

需求评审

采购需求评审纪要

评审时间、参会部门、评审结论、改