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工程项目资料员岗位职责及工作流程

在工程项目的全生命周期中，资料员扮演着不可或缺的角色。他们是项目信息的管理者、传递者和守护者，其工作的专业性与严谨性直接关系到项目文档的完整性、准确性和可追溯性，进而影响项目的顺利推进、竣工验收乃至后期的运维管理。本文将详细阐述工程项目资料员的核心岗位职责与标准化工作流程，以期为行业同仁提供有益的参考。

一、工程项目资料员岗位职责

工程项目资料员的职责范畴广泛且细致，贯穿于项目从前期准备到竣工验收及后续归档的各个阶段。其核心职责在于确保项目各类文件资料的规范管理与高效利用。

（一）资料的收集与整理

资料员首要任务是确保项目建设过程中形成的各类文件资料得到及时、完整的收集。这包括但不限于勘察设计文件、施工图纸、各类合同、招投标文件、施工组织设计、技术交底记录、会议纪要、监理通知、施工日志、隐蔽工程验收记录、材料设备的质量证明文件（如出厂合格证、检验报告等）、试验记录、测量记录、分部分项工程质量验收记录以及政府部门的审批文件等。收集到的资料需进行系统整理，按照一定的逻辑顺序（通常可按项目阶段、专业类别或文件性质）进行分类、编号、登记，确保每份资料都有据可查，避免遗漏或丢失。

（二）资料的编制与审核协助

在某些情况下，资料员需要参与部分工程资料的编制工作，例如协助编制施工日志、整理技术核定单、汇总施工进度报表等。更重要的是，资料员需对已收集或编制的资料进行初步审核，检查其内容是否完整、填写是否规范、签字盖章是否齐全、数据是否准确无误，确保提交给监理单位或建设单位的资料符合相关规定和要求，为资料的顺利签认打下基础。对于不规范的资料，应及时退回并督促相关人员整改。

（三）资料的归档与保管

对于经过审核确认无误的工程资料，资料员需按照档案管理的相关规定和项目要求进行规范归档。这包括对资料进行科学的组卷、编目、装订，填写卷内目录和备考表等。同时，要建立健全资料台账，对资料的收发文、借阅、归还等情况进行详细记录，严格执行资料借阅制度，防止资料损坏、涂改或泄密。档案保管环境应符合要求，注意防火、防潮、防虫、防盗，确保资料的长期保存和安全。

（四）资料的传递与分发

资料员是项目各参与方之间信息传递的重要枢纽。需根据项目管理流程，及时将相关文件资料传递给监理单位、建设单位、设计单位及其他相关方，并负责接收各方发来的文件，登记后分发给项目部相关负责人或部门。在资料传递过程中，要确保传递路径清晰、责任明确，并做好交接记录，保证信息沟通的顺畅与高效。

（五）竣工图的编制与整理

竣工图是工程竣工验收和后续维护的重要依据，其编制质量至关重要。资料员需协助项目技术负责人，根据施工过程中的设计变更、洽商记录以及现场实际施工情况，对施工图进行修改和完善，最终形成准确反映工程实际状况的竣工图。竣工图的编制应符合国家规范要求，做到图物相符、手续完备，并按规定进行审核、签字盖章后归档。

（六）配合工程验收与资料移交

在项目各阶段验收及最终竣工验收时，资料员需提前准备好所需的全部工程资料，确保资料的完整性、系统性和规范性，配合验收小组的检查工作，回答验收人员提出的相关问题。工程竣工验收合格后，按照合同约定和档案管理规定，将全套工程竣工资料（包括纸质版和电子版）向建设单位或城建档案馆进行正式移交，并办理移交手续。

（七）其他相关工作

除上述核心职责外，资料员还需完成领导交办的与工程资料管理相关的其他工作，例如参与项目相关的资料管理培训、学习新的档案管理规范和技术，不断提升自身业务能力，以及协助项目部进行信息系统中资料模块的维护与更新等。

二、工程项目资料员工作流程

工程项目资料员的工作流程应紧密围绕项目建设的进度展开，做到有条不紊、环环相扣。

（一）项目前期准备阶段

在项目正式开工前，资料员应提前介入。主要工作包括熟悉项目概况、合同要求及相关的法律法规、规范标准；了解项目资料管理的具体规定和归档要求；建立项目资料管理台账和收发文登记制度；准备好各类标准表格和资料存储所需的办公用品、设施等；参与施工图纸的接收、登记、分发与管理工作，并协助进行图纸会审记录的整理。

（二）施工阶段

施工阶段是资料产生最为密集的时期，资料员的工作也最为繁忙。

1.日常资料管理：每日收集施工班组的施工日志、材料进场的质量证明文件及检验报告，及时登记；参加项目部例会，做好会议纪要的整理与分发；接收监理单位的监理通知单、联系单，并及时传递给项目经理或相关负责人，并跟踪整改回复情况。

2.过程资料收集与整理：随着工程的进展，分阶段收集各分部分项工程的施工技术资料，如隐蔽工程验收记录、检验批验收记录、分项分部工程验收记录等；督促技术人员及时办理技术核定单、工程洽商记录等变更类文件；协助试验员整理材料、试块的试验报告，并及时归档。

3.资料审核与签认：对收集到的各