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企业文件存档与管理制度通用模板

一、制度概述与适用范围

本制度旨在规范企业各类文件的形成、收集、整理、归档、保管、利用及销毁全流程管理，保证文件资料的完整性、安全性、可追溯性，为企业运营、决策支持、合规审计及历史留存提供可靠依据。

适用范围：本制度适用于企业总部各部门、各分支机构及子公司（若有）在经营管理活动中形成的各类纸质文件、电子文件及声像资料，包括但不限于行政管理文件、人力资源管理文件、财务管理文件、业务合同文件、技术研发文件、审计监察文件等。

二、职责分工与管理架构

（一）文件形成部门

各部门为文件归档的第一责任主体，负责本部门文件的形成、初步整理、及时归档，保证文件内容真实、准确、完整，符合归档要求。部门负责人为归档工作第一责任人，指定专人（如*明）担任兼职档案管理员，负责本部门文件日常归档管理。

（二）档案管理部门

企业综合管理部（或指定部门）为档案归口管理部门，负责统筹全公司档案管理工作，包括：制定档案管理相关细则、监督检查各部门归档工作、接收并保管各部门移交的档案、提供档案利用服务、组织档案鉴定与销毁等。档案管理部门设专职档案管理员（如*芳），负责档案的具体接收、整理、编目、保管、数字化及利用登记工作。

（三）分管领导

企业分管行政/运营的领导（如*副总经理）负责审批档案管理制度、重大档案销毁方案，协调解决档案管理中的重大问题。

三、文件分类与编码规范

（一）文件分类

根据文件内容及来源，将企业文件分为以下一级类别，各一级类别下可设二级类别（示例）：

一级类别

二级类别（示例）

综合管理

公司发文、收文、会议纪要、规章制度、证照资质等

人力资源

招聘文件、劳动合同、员工档案、培训记录、薪酬福利等

财务管理

会计凭证、会计账簿、财务报表、预算文件、税务资料等

业务合同

采购合同、销售合同、服务合同、合作协议、招投标文件等

技术研发

项目立项文件、研发报告、专利文件、技术图纸、测试数据等

审计监察

内部审计报告、外部审计资料、合规检查记录、违规处理文件等

（二）文件编码规则

档案采用“一级类别代码+二级类别代码+年份+流水号”的编码规则，编码需唯一且便于检索。示例：

综合管理类会议纪要：ZH-01-2024-001（ZH=综合管理，01=会议纪要，2024=年份，001=流水号）

业务合同类销售合同：YW-03-2024-123（YW=业务合同，03=销售合同，2024=年份，123=流水号）

四、文件归档操作流程

（一）文件形成与收集

文件形成：各部门在开展业务活动时，需按规范格式制作文件（如合同需包含双方信息、标的、权利义务等核心要素；会议纪要需记录时间、地点、参会人、决议事项等），保证文件内容合法、合规、完整。

文件收集：文件定稿后，形成部门需在3个工作日内收集文件正本（含电子版），保证无缺页、破损、模糊等情况。涉密文件（如未公开的合同、技术资料）需单独标注“密级”及“保密期限”，并由部门负责人签字确认。

（二）分类与整理

分类：兼职档案管理员根据文件内容，对照《文件分类表》确定文件类别，无法确定的需与档案管理部门沟通确认。

排序与编目：

纸质文件：按时间顺序或逻辑关系排序，去除金属夹、回形针等易锈蚀物品，采用线装或胶装方式装订（厚度超2cm的需分册装订）；

电子文件：按“文件名+编码”命名（如“2024年度工作总结_ZH-01-2024-002”），存储于企业指定服务器或加密云盘，定期备份；

编制《归档文件整理目录》（见附件1），包含文件名称、编码、形成日期、页数、密级、归档部门、经办人等信息，一式两份（部门留存一份，档案管理部门留存一份）。

（三）移交与归档

移交时间：各部门于每月25日前将上月整理完毕的档案向档案管理部门移交；跨年度档案于次年1月31日前完成移交。

移交手续：填写《档案移交清单》（见附件2），详细列明移交档案的名称、编码、数量、密级等信息，移交部门经办人（如明）、接收部门档案管理员（如芳）双方签字确认，各执一份存档。

接收审核：档案管理部门在收到档案后5个工作日内进行审核，重点检查文件完整性、分类准确性、编目规范性，对不符合要求的退回移交部门整改，整改后重新移交。

（四）入库保管

纸质档案入库：审核通过的纸质档案需存入符合标准的档案柜（防火、防潮、防虫、防鼠、防盗），档案柜外标注档案类别及编码范围，建立《档案存放位置索引表》，便于检索。

电子档案入库：电子档案需至企业档案管理系统，设置访问权限（如普通员工仅可检索，部门负责人可申请借阅），定期（每季度）进行备份，备份数据异地存储（如分支机构服务器），防止数据丢失。

五、档案保管与利用管理

（一）保管要求

环境控制：档案库房温度控制在14-24℃，相对湿度控制在45%-60%，配备温湿度计，每日记录；定期（每季度）检查库房消防设施（灭火器、