企业采购审批流程标准化操作手册.docVIP

企业采购审批流程标准化操作手册

版本信息

版本号：V1.0

生效日期：年月日

编制部门：企业管理部

目录

第一章适用范围与核心应用场景

第二章标准化操作流程详解

第三章常用表单模板示例

第四章操作关键提示与风险防范

第五章附则

第一章适用范围与核心应用场景

本手册适用于公司各部门各类采购活动的全流程管理，涵盖但不限于：日常办公物资（文具、设备等）、生产原材料及辅料、技术服务（咨询、运维等）、市场推广物料、固定资产采购等场景。核心目标是规范采购审批权责、统一操作标准、提升采购效率、控制采购成本，同时保证采购活动合规透明，满足业务发展需求。

第二章标准化操作流程详解

一、采购需求提出

责任人：需求部门经办人、需求部门负责人

操作内容：

需求部门根据实际业务需求，填写《采购申请表》，明确物品/服务名称、规格型号、数量、预估单价、总价、用途说明、预算科目等关键信息；

采购金额较大或技术要求复杂的，需附《市场询价记录》（至少3家供应商报价）或《技术规格说明书》；

涉及长期合作的重复性采购，需提供历史采购价格对比及合作情况说明。

输出材料：《采购申请表》（含附件）

注意事项：需求描述需清晰具体，避免“一批办公用品”等模糊表述；预估金额不得低于市场公允价，且符合部门预算额度。

二、需求初审

责任人：需求部门负责人*

操作内容：

审核采购需求的必要性（是否为业务必需、是否存在替代方案）、合理性（数量、规格是否匹配实际使用需求）；

核查预算准确性（预估金额是否在部门年度预算范围内，超预算需注明资金来源）；

审核附件完整性（技术规格、询价记录等是否齐全）。

输出材料：经需求部门负责人签字确认的《采购申请表》

注意事项：对需求真实性负直接责任，严禁为规避审批而拆分采购金额。

三、采购审核

责任人：采购部门经办人、采购部门负责人

操作内容：

采购经办人审核采购申请的合规性（是否符合公司采购制度、是否需履行招投标等特殊程序）；

核查供应商选择方式：

日常小额采购（≤5000元）：从《合格供应商名录》中选择或询比价后确定；

大额采购（＞5000元）：组织至少3家供应商询比价，填写《询比价记录表》；

单一来源采购（如专利产品、独家服务）：需附《单一来源采购说明》，经分管副总审批。

采购负责人审核采购流程规范性、价格合理性（对比历史价格、市场均价）。

输出材料：《采购审批表》（采购部门审核意见）

注意事项：严禁指定供应商，保证供应商选择公平公正；《合格供应商名录》外的新供应商需完成资质审查（营业执照、相关资质证书等）。

四、分级审批

责任人：根据采购金额对应的审批人（详见下表）

操作内容：

采购金额（元）

审批人

≤5000

需求部门负责人*

5000-20000

分管副总*

20000-100000

总经理*

＞100000

董事长*（或集体决策）

审批人需重点审核采购事项的战略匹配性、成本效益、风险可控性，签署明确的审批意见（同意/不同意/需调整）。

输出材料：完成各级审批的《采购申请表》《采购审批表》

注意事项：审批人不得越权审批，审批意见需书面化，避免口头同意；涉及跨部门采购的，需提前征求相关部门意见。

五、供应商选择与合同签订

责任人：采购部门经办人*、法务部门（如需）

操作内容：

根据审批结果，通过合规方式确定最终供应商，向其发出《采购订单》；

采购金额≥20000元或合同期限超过3个月的，需签订正式《采购合同》，合同条款需包括：标的物名称/服务内容、规格型号、数量、单价、总价、交付时间/服务期限、验收标准、付款方式、违约责任、争议解决方式等；

法务部门对合同条款进行合规性审核，重点关注权利义务对等、法律风险防范。

输出材料：《采购订单》（小额采购）、《采购合同》（大额采购）

注意事项：合同文本需使用公司标准模板，关键条款（如交付时间、质量标准）不得与采购申请冲突；合同需经双方签字盖章后生效。

六、采购执行与交付

责任人：采购部门经办人*、供应商

操作内容：

采购经办人跟进供应商生产/备货进度，保证按《采购订单》约定时间交付；

供应商交付时，提供《送货清单》（注明物品名称、规格、数量、批次号等），采购经办人核对清单信息与订单一致性，确认无误后签收。

输出材料：《送货清单》（供应商提供，采购部门留存）

注意事项：若需变更交付时间或数量，需提前3个工作日书面通知采购部门，经双方确认后方可执行；延迟交付的，供应商需承担相应违约责任。

七、验收确认

责任人：需求部门经办人、需求部门负责人、采购部门（参与）

操作内容：

需求部门收到物品/服务后，组织验收：

货物验收：核对实物与订单规格、数量是否一致，检查外观、功能（如需测试）、合格证等；

服务验收：根据服务标准评估服务完成质量、响应速度等，形成《服务验收报告》。

验收合格：需求部门负责人在《