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文书档案归档和规范

一、整理原则

遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件材料之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。

参照《归档文件整理规则》（DA/T22-2015）

二、归档文件的范围

会议文件材料

职能业务文件材料

机构编制、干部人事、党、团、纪检、工会工作文件材料

行政、财务、基建、住房工作文件材料

三、分类

年度—问题分类法

把文件材料先按年度分开，每个年度的文件材料再按问题分类，如：

党务类

2018年行政类

人事类…

四、保管期限

按文件的保管利用价值等因素来判断可分为：

—永久

（通知、意见及批复；领导的重要讲话、会议纪要、会议总结、公报、文件汇编；机构设置、人事任免、表彰决定；年度财务报告、审计报告等。）

—定期30年（重要的）

（规章制度、工作计划、工作总结、调研报告、大事记；会议相关文件材料；会计凭证、会计账簿、预、决算报告及执行情况等。）

四、保管期限

—定期10年（一般的）

（培训相关文件材料、宣传材料、杂志报道；月度、季度、半年度财务会计报告、银行对账单、纳税申报表等。）

五、文件分件

以“件”为单位进行整理，一般每份文件为一件。

正文、附件为一件；

文件正本与定稿（包括历次修改稿）为一件；

文件处理单（阅办单）放在最前面并统计页码；

转发文与被转发文为一件；

原件与复印件为一件；

五、文件分件

简报、周报等材料一期为一件；

会议记录一次会议为一件，会议记录一年一本，一本为一件；

来文与复文（如请示与批复、报告与批示、函与复函等）独立成件，也可两者合为一件；

六、排列

（一）每“件”不同稿本的排列

正文在前、附件在后；

正本在前，定稿在后；

转发文在前，被转发文在后；

原件在前，复印件在后；

来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后；

有文件处理单或发文稿纸的，文件处理单在前，收文在后；

正文在前，发文稿纸、定稿在后。

六、排列

（二）“件”与“件”之间的排列

前提：同类别→同年度→相同的保管期限

成套性的文件集中排列；

同一事由的一组文件材料，一般按照成文时间（或形成时间）的先后顺序进行排列；

信息、简报类的，可按其已有的期数编号进行排列。

七、拟写题名

三要素：责任者、文件内容、文种

责任者→制发文件的组织或个人,发文机关或署名者

（3个以内，一一标明,且两个责任者间用顿号相隔；3个以上，标出主要三个，后边加[等]字）

文件内容→对文件具体内容的概况

（一般文件的标题都会注明清楚）

文种→指文件类型

如：XX的通知、讲话、方案、文件、材料等

七、拟写题名

注意要点：

第一，没有提名的文件应拟写题名；

第二，有题名但无实质内容的应重新填写；

第三，有选择地对文件题名进行适当更改和简化；

第四，会议记录应拟写提要式题名；

第五，凡未照抄原文标题的，应在自拟内容的前后加上“[]”,以表明该题名是重拟或经过更改和简化。

七、拟写题名

例子：

XX市人民政府、XX县人民政府关于防汛、抗洪救灾工作的通知

XX单位二O一八年工作总结

张三、李四、王五[等]领导同志在XX会议上的讲话

XX单位第一届党员代表大会文件

八、编号

（一）编页号

文件材料中，凡是有图形和文字的页面都必须编写页号；

文件材料有连续页码时，则无需重复编写；

无页码或无连续页码时，需要编流水页号；

空白页不编号；

编写位置：正页面右上角，反页面左上角空白处；

请用黑色铅笔编写；

八、编号

（二）编件号

按照件与件之间的排列顺序，将文件排列好后，逐件编写件号，以固定每一件在年度中的位置；

件号从“0001”开始，使用阿拉伯数字编流水件号；

编写位置：文件封面的左上角空白处；

请用黑色铅笔编写

九、归档文件目录（式样）

序号

文号

责任者

题名

日期

页数

备注

文号：文件的发文号，若没有，不用标识；

日期：文件材料的形成时间，如日期不全的，且考证不出来的，用“0”填充，如

页数：填写每件文件的总页数；

备注：填写需要说明的事项。

谢谢大家！

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