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文档审批与版本控制管理模板

一、适用工作场景

企业内部制度、流程文件的发布与修订（如《员工手册》《财务管理制度》）；

项目方案、技术文档的审批与更新（如《产品需求文档》《系统架构设计说明书》）；

合同、协议类文本的版本管控（如《采购合同》《服务协议》）；

对外宣传材料、报告类文档的最终确认（如《年度报告》《产品白皮书》）。

二、详细操作流程

（一）文档发起与申请

发起人准备材料

根据业务需求完成文档初稿，保证内容完整、格式规范（如统一字体、页眉页脚、编号规则）；

若为修订版，需同步标注修订说明（如修订条款、变更原因、对比旧版的主要调整）。

填写审批申请

登录文档管理系统（或通过OA/邮件），发起“文档审批”流程；

填写文档基本信息：文档名称、文档编号（按规则编码，如“QM-GL-2024-001”）、版本号（初始版本为V1.0.0）、文档类型（制度/方案/合同等）、发起部门、发起人（*小明）、预计完成时间。

提交申请

文档终稿（PDF/Word格式，保证可编辑版本留存）、修订说明（如有）；

选择审批流程（根据文档重要性选择“部门审核-领导审批”或“部门审核-法务审核-领导审批”三级流程），提交至下一环节。

（二）多级审核与审批

部门初审

审核人：文档所属部门负责人（*李华）；

审核重点：内容是否符合部门业务需求、数据是否准确、格式是否规范、修订说明是否清晰；

操作：审核通过后流转至下一环节，不通过则填写意见退回发起人修改（需明确修改点，如“第三章节数据需补充2023年Q4统计”）。

专业审核（如需）

审核人：法务/技术/财务等专业部门负责人（如法务、技术赵四）；

审核重点：法务条款合规性、技术方案可行性、财务数据合理性；

操作：专业审核通过后流转至领导审批，不通过则退回发起人或部门初审环节。

领导终审

审批人：分管领导/总经理（*）；

审批重点：文档是否符合公司战略、是否跨部门协同一致、是否涉及重大风险；

操作：审批通过后文档进入“待发布”状态，不通过则退回发起人并说明审批意见（如“市场推广方案需补充竞品分析”）。

（三）版本更新与标记

新版本

审批通过后，文档管理员（*周丽）在系统中更新版本号（规则：主版本号.次版本号.修订号，如V1.0.0→V1.1.0（次版本号更新，内容调整）→V2.0.0（主版本号更新，重大变更））；

新版本后，旧版本自动标记为“历史版本”，保留查阅权限（仅限历史版本对比，禁止直接编辑或使用）。

更新版本记录

在“文档版本控制记录表”中新增记录，填写：新版本号、发布日期、变更内容摘要（如“V1.1.0：修订第5章报销流程，新增电子发票要求”）、变更人（发起人）、审批人（终审领导）、存储路径（如“服务器/共享文件夹/制度文件/财务类”）。

（四）发布与归档

正式发布

文档管理员将审批通过的新版本文档发布至指定渠道（如公司内网、共享平台、项目管理系统），同步通知相关部门查阅；

涉及全员执行的制度类文件，需通过邮件公告+内部系统公告双重通知，保证覆盖到位。

归档管理

历史版本文档按“文档类型+年份”分类归档（如“制度文件/2024/”），保留期限根据公司档案管理规定执行（一般制度类保留3-5年，重要合同类保留10年以上）；

归档文档需加密存储，仅档案管理员（*周丽）和授权人员可查阅，借阅需登记《文档借阅记录表》（含借阅人、借阅时间、用途、归还时间）。

三、配套表格模板

（一）文档审批流程跟踪表

文档编号

文档名称

版本号

发起人

发起部门

发起时间

初审人

初审意见

初审时间

审核人

审核意见

审核时间

审批人

审批意见

审批时间

审批结果

备注

QM-GL-2024-001

财务报销管理制度

V1.0.0

*小明

财务部

2024-03-01

*李华

内容完整，格式规范

2024-03-02

*

法务条款无异议

2024-03-03

*

同意发布

2024-03-04

通过

4月1日起执行

XT-SJ-2024-002

系统架构设计说明书

V2.1.0

*赵四

技术部

2024-03-10

*李华

需补充安全架构图

2024-03-11

-

-

-

*

修改后通过

2024-03-13

退回修改

3月15日前重新提交

（二）文档版本控制记录表

文档编号

文档名称

当前版本

发布日期

主要变更内容摘要

变更人

变更原因

审批人

审批时间

存储路径

历史版本

QM-GL-2024-001

财务报销管理制度

V1.1.0

2024-04-01

新增电子发票报销要求，调整差旅费标准

*小明

政策更新

*

2024-03-30

服务器/制度文件/财务类/报销管理制度V1.1.0.pdf

[查看V1.0.0]

XT-SJ-2024-002

系统架构设计说明书

V2.1.1

2024-03-20

补充安全架构图，优化数