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行政管理规范与操作指南

一、适用范围与工作场景

本指南适用于企业、事业单位及社会组织的日常行政管理活动，涵盖会议组织、文件处理、物资管理、印章使用、档案查阅等核心工作场景。无论是新入职员工快速熟悉工作流程，还是行政管理人员规范日常操作，均可参考本指南保证行政工作有序、高效开展。

二、核心管理模块操作流程

（一）会议组织与管理全流程

操作步骤：

会议发起与申请

发起人（如部门负责人）根据工作需要，填写《会议议程及纪要表》（见第三章表1），明确会议主题、目的、时间（建议提前2-3个工作日确定）、地点（线上会议需注明平台及）、参会人员范围及预计时长。

涉跨部门会议需提前与相关部门负责人沟通协调，保证关键人员可参会。

会议筹备与通知

行政人员根据会议申请，协调场地（保证设备正常，如投影仪、麦克风、白板等）、准备会议材料（如议程、PPT、参考资料等），提前1个工作日将会议通知（含时间、地点、议程、参会要求）通过内部系统或邮件发送至参会人员，并同步发送会议提醒。

会议召开与记录

参会人员提前5分钟签到，由行政人员核对参会情况；主持人按议程主持会议，控制各环节时长；指定记录人全程记录会议要点（包括决议事项、责任部门/人、完成时限等）。

会后整理与归档

会议结束后2个工作日内，记录人整理《会议纪要》，经主持人审核无误后，发送至参会人员及相关部门抄送；行政人员将会议申请、通知、纪要、签到表等材料整理归档，保存期限不少于2年。

（二）文件收发与归档管理规范

操作步骤：

文件接收与登记

行政人员通过收文（纸质/电子）接收外部或内部文件，核对文件标题、发文单位、份数、密级（如有）等信息，填写《文件流转审批单》（见第三章表2），标注收文日期及处理时限，录入文件管理系统。

文件拟办与流转

根据文件内容，由行政人员提出初步拟办意见（如“呈总经理阅批”“转部门办理”），附文件呈报相关负责人审批；审批后，按批示意见将文件送达承办部门/人员，电子文件通过内部系统流转，纸质文件由承办人签字确认接收。

文件承办与反馈

承办人收到文件后，需在规定时限内（一般文件不超过3个工作日，紧急文件不超过1个工作日）办理完毕，并将办理结果反馈至发文部门或行政人员；涉及多部门协作的文件，由牵头部门负责协调进度。

文件归档与管理

办理完毕的文件，由承办部门整理（纸质文件需去除金属夹、装订整齐，电子文件需命名规范），于每月底前移交至行政部；行政部按年度、类别（如行政类、人事类、财务类）分类编号、编制目录，存入专用档案柜或档案管理系统，电子文件需定期备份。

（三）办公物资申领与使用管理

操作步骤：

物资申领与审批

员工根据工作需要，填写《办公物资申领表》（见第三章表3），注明物资名称、规格、数量、用途及申领部门；部门负责人审核后，交行政部审批；常规物资（如笔、纸）可直接由部门审批，大宗物资（如办公设备）需报*总经理审批。

物资发放与登记

行政部审批通过后，按申领数量发放物资，申领人签字确认；建立《办公物资台账》，记录物资名称、规格、入库时间、领用部门/人、领用数量、领用日期，保证账实相符。

物资使用与维护

申领人需合理使用物资，避免浪费；办公设备（如电脑、打印机）出现故障时，及时报行政部维修，不得擅自拆解；离职人员需将所领办公物资交回行政部，办理交接手续。

（四）印章使用与保管操作指引

操作步骤：

印章保管

单位公章、合同章、财务专用章等由行政部指定专人（如*主任）保管，实行“专人专管、专柜存放”；印章使用需登记《印章使用申请表》（见第三章表4），记录用印单位/部门、用印事由、文件名称、份数、用印日期及经办人。

用印申请与审批

用印人填写《印章使用申请表》，注明用印文件名称、份数、用途，附需盖章文件电子版或纸质版；常规文件（如内部通知）由行政部负责人审批，重要文件（如合同、协议）需经*总经理审批，审批通过后方可盖章。

用印规范与监督

用印时，保管人需核对审批手续是否齐全、文件内容是否与申请一致，确认无误后在指定位置清晰盖章，禁止在空白纸张、空白合同上盖章；用印后，保管人将《印章使用申请表》及用印文件复印件一并归档。

（五）档案查阅与借阅管理流程

操作步骤：

查阅申请与审批

员工因工作需要查阅档案时，填写《档案查阅登记表》（见第三章表5），注明查阅档案名称、档号、查阅用途、查阅方式（查阅/借阅）及查阅人；内部员工查阅非涉密档案，需部门负责人审批，涉密档案需经*总经理审批。

档案查阅与归还

审批通过后，由档案管理员（*专员）调取档案，查阅人需在指定区域（如档案室）查阅，不得涂改、勾画、抽取、撤换档案；借阅档案需明确借阅期限（一般不超过3个工作日），到期后及时归还，如需续借需提前1天申请。

保密与责任追溯

查阅/借阅人员需严格遵守档案保密规定，不得擅自复制、摘抄档案内容（特殊情况需经*总经理批