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企业财务报销审核标准化操作手册

一、本手册适用的工作情境

本手册适用于企业内部各项日常费用支出的报销审核管理，涵盖员工因公开展业务活动产生的合理支出，如差旅费、办公费、会议费、业务招待费（需符合企业相关规定）、交通费、通讯费等。适用于需申请报销的员工、部门负责人、财务审核人员及付款相关岗位人员，旨在规范报销流程、提高审核效率、保证支出合规。

二、标准化操作流程

（一）报销申请发起与材料准备

确认支出性质：员工需明确所申请报销的费用是否符合企业《费用管理制度》中规定的报销范围（如因公支出、与业务直接相关等），不属于报销范围的支出（如个人消费、非必要娱乐支出等）不得申请。

整理合规凭证：根据费用类型准备完整的原始凭证，包括但不限于：

差旅费：出差审批单、交通票据（需注明起止地点及时间）、住宿凭证（需注明入住及退房时间）、会议/活动通知等；

办公费：采购清单、供应商出具的收款凭证（需注明物品名称、数量、单价）、验收单等；

业务招待费：招待事由说明、参与人员名单（非必要）、消费凭证等（需符合企业招待标准）；

交通费：行程单、出租车票/网约车行程单（需注明起止地点及时间）等。

注：所有凭证需真实、合法、有效，字迹清晰，无涂改，金额与报销申请一致。

填写报销申请表：通过企业报销系统或指定表单填写《费用报销申请单》，准确填写以下信息：

申请人姓名、所属部门、员工编号；

报销费用类型、所属会计期间、报销总金额；

费用发生时间、地点、业务事由；

费用明细（分项列示，如交通费含市内交通、城际交通等，需注明每项金额及对应凭证数量）；

附件清单（列示所有凭证名称、数量、金额，与实际附件一致）。

（二）部门负责人审核

接收与初审：部门负责人在收到员工提交的《费用报销申请单》及附件后，需在2个工作日内完成初审，重点审核：

报销事由的真实性：确认费用是否确因部门业务需要发生，是否存在虚假申报；

支出标准的合规性：对照企业《费用管理制度》，审核费用是否超出标准（如差旅住宿标准、招待费人均标准等）；

附件完整性：确认所有原始凭证齐全、填写规范，与报销申请表信息一致；

部门预算符合性：确认报销费用是否在部门年度预算范围内，超预算费用需提前提交预算调整申请。

审核意见签署：初审通过后，在《费用报销申请单》“部门负责人审核意见”栏签署“同意报销”并签字、注明日期；初审不通过的，需明确退回原因（如“事由不实”“超标准”“附件缺失”等），并退回员工补充或整改。

（三）财务部门复核

接收与专业审核：财务部门在收到部门负责人审核通过的报销申请后，需在3个工作日内完成复核，重点审核：

凭证合规性：检查原始凭证是否合法（如票据抬头是否为企业全称、是否有税务监制章等），是否存在不合规凭证（如过期票据、与业务无关票据等）；

金额准确性：核对报销申请表总金额与附件凭证汇总金额是否一致，分项金额计算是否正确；

流程完整性：确认《费用报销申请单》、部门负责人审核意见、附件清单等材料齐全，审批流程无遗漏；

会计科目匹配性：根据费用类型判断是否计入正确会计科目，保证账务处理规范。

复核结果处理：复核通过后，在《费用报销申请单》“财务复核意见”栏签署“同意付款”并签字、注明日期，同时付款指令；复核不通过的，需注明退回原因（如“票据不合规”“金额计算错误”“流程缺失”等），退回部门或员工补充整改。

（四）付款与账务处理

付款执行：出纳部门根据财务复核通过的付款指令，在1个工作日内完成付款，付款方式需与企业财务制度一致（如银行转账、对公账户支付等），不得使用现金支付大额款项（具体标准以企业规定为准）。

付款确认：付款完成后，出纳需在报销系统中标记“已付款”，并将付款凭证（如银行回单）交财务部门留存。

账务登记：财务会计根据《费用报销申请单》、原始凭证及付款凭证，在会计系统中完成账务处理，保证账实相符、科目准确。

（五）资料归档

归档范围：报销过程中形成的所有资料，包括《费用报销申请单》、原始凭证、部门审核意见、财务复核意见、付款凭证等，均需纳入归档范围。

归档要求：财务部门需在每月结束后5个工作日内，完成当月报销资料的整理、编号、装订，按会计档案管理规定存入指定档案柜，保存期限符合企业会计档案管理办法（通常为5-10年）。

三、常用报销表单参考

（一）费用报销申请单

项目

内容填写说明

申请人信息

姓名：*某；部门：部；员工编号：；联系方式：X（仅用于财务联系）

报销基本信息

报销期间：202X年X月X日-X月X日；费用类型：□差旅费□办公费□会议费□其他

费用明细

序号

1

2

…

附件清单

1.差旅审批单（1份）；2.交通票据（2份）；3.住宿凭证（1份）

部门审核意见

□同意报销□不同意报销（原因：_________）审核人：*某；日期：202X–

财务复核意见

□同意付款□